Cómo llevar la contabilidad de un autónomo: guía paso a paso

Esta guía va del cómo: el procedimiento, en el orden en el que se hace, con lo que hay que anotar en cada paso y lo que suele salir mal. Si lo que buscas es entender por qué compensa llevar las cuentas al día, o cuánto cuesta y cómo se elige una gestoría para delegarlo, en el blog tienes dos artículos dedicados a esas dos preguntas. Aquí no vamos a repetirlos: nos quedamos en la mecánica.

Un apunte antes de empezar. Un autónomo persona física no lleva contabilidad en el sentido mercantil del término salvo que su actividad sea empresarial de carácter mercantil y tribute en estimación directa normal. Lo que lleva la inmensa mayoría son libros registro fiscales: listas ordenadas de ingresos, gastos y bienes de inversión. Es una diferencia importante, porque te ahorra buscar un plan general contable, un libro diario o unas cuentas anuales que probablemente no te tocan. Si quieres ver dónde está esa frontera, tienes el detalle en contabilidad por partida doble para autónomos.

Paso 1: el alta censal y el régimen que eliges

Todo lo que harás después está determinado por lo que marcaste el día que te diste de alta. Por eso el primer paso de la contabilidad no es contable: es censal.

La declaración censal se presenta con el modelo 036, antes de iniciar la actividad. Durante años convivió con una versión simplificada, el modelo 037, cuyo uso se ha ido retirando; antes de preparar el alta, comprueba en la sede electrónica de la AEAT cuál de los dos está disponible para tu supuesto, porque el formulario que se ofrece ha cambiado. En ese trámite declaras cuatro cosas que condicionan tu contabilidad entera:

• El epígrafe del IAE. Determina si tu actividad es empresarial (secciones primera y tercera) o profesional (sección segunda). No es un detalle menor: los libros que te tocan y la retención en tus facturas dependen de ello.
• El régimen de IRPF. Estimación directa simplificada, estimación directa normal o estimación objetiva (módulos).
• El régimen de IVA. Régimen general, recargo de equivalencia, régimen simplificado, exención por el artículo 20 de la Ley del IVA, criterio de caja.
• Las obligaciones periódicas. Aquí marcas si vas a presentar 303, 130, 111, 115 o 349, y esa marca es la que hace que Hacienda te espere cada trimestre.

Las tres formas de calcular el rendimiento en IRPF

La estimación directa simplificada es la modalidad por defecto para la mayoría. Se aplica cuando el importe neto de la cifra de negocios del conjunto de actividades no superó los 600.000 € en el año anterior y no has renunciado a ella. El rendimiento se calcula restando gastos deducibles a ingresos, con dos particularidades: las amortizaciones se aplican con una tabla simplificada y se permite deducir un porcentaje del rendimiento neto previo en concepto de gastos de difícil justificación, con un tope anual. Ese porcentaje ha cambiado en los últimos ejercicios, así que consulta el manual de renta del año que vas a declarar en lugar de fiarte de una cifra vista en un foro.

La estimación directa normal aparece cuando superas esos 600.000 € o cuando renuncias a la simplificada. Cambia el juego: se aplican las normas del Impuesto sobre Sociedades sin la tabla simplificada, no hay gastos de difícil justificación y, si tu actividad es empresarial de carácter mercantil, pasas a llevar contabilidad ajustada al Código de Comercio.

La estimación objetiva, los famosos módulos, solo está disponible para las actividades que figuran cada año en la orden ministerial correspondiente y dentro de unos límites de magnitudes (ingresos, compras, personal, vehículos). El rendimiento no sale de tus ingresos reales, sino de unos índices. Es más sencillo de gestionar, pero te obliga a vigilar cada año si sigues dentro de los límites, porque salirte te devuelve a estimación directa con efectos para todo el ejercicio siguiente.

El error de alta más caro que veo no es marcar mal un epígrafe: es no marcar la exoneración del modelo 130 cuando el profesional cumple los requisitos, y acabar presentando cuatro pagos fraccionados innecesarios al año sobre unos ingresos que ya venían retenidos.

El otro alta: la Seguridad Social

El alta en el RETA es un trámite distinto, ante la Tesorería General de la Seguridad Social, y desde el sistema de cotización por ingresos reales tiene consecuencia contable directa: tienes que previsionar tu rendimiento neto anual para elegir tramo, y puedes cambiar de tramo varias veces al año si el negocio va distinto de lo previsto. Eso significa que tus libros dejan de ser un trámite de Hacienda y pasan a ser la fuente con la que decides cuánto cotizas. Un margen mal estimado se regulariza después, pero mientras tanto pagas de más o de menos. Los detalles del trámite están en alta de autónomo en la Seguridad Social y en la guía del modelo 036.

Paso 2: qué libros registro te tocan

Aquí es donde casi todas las guías se equivocan, porque repiten "libro de ingresos y libro de gastos" como si valiera para todos. No vale. Los libros dependen de dos ejes: tu régimen de IRPF y si tu actividad es empresarial o profesional. A eso se le suman, por separado, los libros del IVA.

Qué se anota exactamente en cada libro

Un libro registro no es una lista de importes. Cada apunte tiene que permitir identificar la operación sin recurrir al papel original. Lo mínimo que debe recoger cada línea:

• Ventas e ingresos / facturas expedidas: número y serie de la factura, fecha de expedición, fecha de la operación si es distinta, NIF y nombre del destinatario, base imponible, tipo de IVA, cuota repercutida, retención practicada si la hay, y total.
• Compras y gastos / facturas recibidas: número de recepción asignado por ti (los proveedores no comparten numeración, así que el orden lo pones tú), fecha, NIF y nombre del proveedor, base, cuota soportada, porcentaje deducible aplicado y total.
• Bienes de inversión: descripción del elemento, fecha de puesta en funcionamiento, valor de adquisición, cuota soportada, porcentaje de deducción anual, amortización acumulada y, si se produce, fecha y motivo de la baja.
• Provisiones de fondos y suplidos (solo profesionales): naturaleza, fechas de cobro o pago, importe y a qué cliente corresponde. Un suplido es un pago hecho en nombre y por cuenta del cliente con factura a nombre de este; no es ingreso tuyo ni lleva IVA. Confundirlo con un gasto propio infla artificialmente tu facturación.

Los libros deben llevarse con claridad y por orden de fechas, sin espacios en blanco, sin interpolaciones ni tachaduras, y las anotaciones se hacen en euros. No hay obligación de legalizarlos ni de sellarlos en ningún registro: se conservan y se aportan cuando la Administración los pide.

Paso 3: facturas correlativas y con todos los datos

La factura es el documento del que cuelga todo lo demás: tu ingreso, el IVA que repercutes, la retención que te practican y el derecho de tu cliente a deducirse el gasto. El marco es el RD 1619/2012, que aprueba el reglamento de obligaciones de facturación.

Contenido obligatorio de una factura completa

1. Número y, si la usas, serie. La numeración es correlativa dentro de cada serie y no admite saltos.
2. Fecha de expedición y, cuando sea distinta, fecha de la operación.
3. Nombre y apellidos o razón social del emisor y del destinatario.
4. NIF del emisor, y el del destinatario en los supuestos que lo exigen (operaciones interiores con empresarios, inversión del sujeto pasivo, entregas intracomunitarias, destinatario que lo solicita para deducir).
5. Domicilio de emisor y destinatario.
6. Descripción de las operaciones con los datos para determinar la base imponible: precio unitario, descuentos, anticipos.
7. Tipo o tipos impositivos aplicados.
8. Cuota de IVA repercutida, consignada por separado.
9. Menciones especiales cuando procedan: exención con la referencia al precepto que la ampara, "inversión del sujeto pasivo", "régimen especial del criterio de caja", "facturación por el destinatario", regímenes especiales de bienes usados o agencias de viajes.

A eso se añade, fuera del reglamento de facturación pero en la práctica en el mismo documento, la retención de IRPF cuando eres profesional y tu cliente es empresario, profesional o entidad obligada a retener. Se resta del total y la ingresa tu cliente en su modelo 111.

Factura simplificada: cuándo puedes usarla

La factura simplificada sustituye al antiguo ticket. Puede expedirse cuando el importe no supera los 400 € IVA incluido, en las facturas rectificativas, y hasta 3.000 € IVA incluido en una lista tasada de actividades (ventas al por menor, hostelería, transporte de personas, aparcamiento, peluquerías, tintorerías, entre otras). Lleva menos datos: número y serie, fecha, NIF y nombre del expedidor, identificación de los bienes o servicios, tipo aplicado y contraprestación total.

Series, plazos y orden

Puedes abrir varias series si tienes un motivo objetivo (canales de venta distintos, sucursales, un cliente que exige su propia numeración). Hay dos supuestos en los que la serie separada es obligatoria: las facturas rectificativas y las expedidas por el destinatario o por un tercero en tu nombre. Para la mayoría, una única serie anual del tipo 2026/001 es suficiente y más difícil de romper.

En cuanto a plazos, la factura se expide en el momento de la operación cuando el destinatario es un particular. Si el destinatario es empresario o profesional, tienes hasta el día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el IVA, y en ese mismo plazo debe estar remitida. Lo importante para tus libros es que la fecha de expedición no altera el trimestre de devengo: una operación de marzo facturada el 10 de abril sigue siendo IVA del primer trimestre.

Si necesitas repasar la mecánica de numeración con ejemplos, tienes una guía específica en cómo numerar facturas correctamente.

Paso 4: la rutina mensual que sostiene el sistema

Esta es la parte que decide si la contabilidad te va a costar dos horas al mes o dos días al trimestre. La diferencia no está en el programa: está en la frecuencia. Un movimiento bancario de hace tres semanas todavía se identifica; uno de hace tres meses hay que reconstruirlo.

Una rutina que funciona tiene cinco bloques y se hace siempre en el mismo orden:

1. Recopilar. Un único punto de entrada para los justificantes. Una carpeta en la nube, una dirección de correo dedicada o la bandeja del programa. La regla es que el documento no exista en tres sitios distintos. Los tickets en papel se fotografían el mismo día: la tinta térmica se borra en meses y un justificante ilegible no es justificante.
2. Registrar. Emitir las facturas pendientes y anotar en los libros lo del mes: ventas, compras, gastos, altas y bajas de bienes de inversión. Cada línea con su fecha real de operación, no con la fecha en la que la estás tecleando.
3. Conciliar el banco. El paso que casi nadie hace y el que detecta todo. Descargas el extracto y cuadras cada movimiento con un apunte. Lo que sobra en el banco es un ingreso sin factura o un gasto sin justificante; lo que sobra en los libros es una factura que no te han pagado. De ahí sale, además, tu lista de impagados sin ningún esfuerzo extra.
4. Provisionar impuestos. El IVA repercutido menos el soportado y la parte de IRPF que vas a pagar no son tuyos, aunque estén en tu cuenta. Sácalos a una cuenta separada el mismo día que cierras el mes. Es la razón número uno por la que un autónomo rentable llega al día 20 sin liquidez.
5. Archivar. Cada justificante a su carpeta del ejercicio y del trimestre, con un nombre que permita encontrarlo: fecha, proveedor, importe. Si tardas más de un minuto en localizar una factura de hace dos años, el archivo no está bien montado.

Si solo pudieras hacer una de las cinco cosas, haz la conciliación bancaria. Es la única que te dice, sin preguntarle a nadie, qué te falta.

Y la parte trimestral

Al cierre de cada trimestre se añaden tres tareas. Primero, revisar que los tres meses están completos y que ningún apunte se ha quedado a caballo entre dos periodos. Segundo, comprobar los porcentajes: qué gastos van al 100 %, cuáles llevan prorrata, cuáles son parcialmente deducibles. Y tercero, cuadrar el resultado del libro con el borrador del modelo antes de presentarlo, casilla a casilla. Un descuadre que aparece en el libro se arregla en cinco minutos; el mismo descuadre detectado después de presentar te obliga a una complementaria.

Paso 5: el calendario trimestral y anual de modelos

Estos son los modelos con los que se cruza un autónomo. No te tocan todos: te toca el subconjunto que marcaste en el 036. La tabla resume qué es cada uno y cuándo se presenta.

Cómo se reparte el año en la práctica

Enero es el mes duro: se juntan el cuarto trimestre y los resúmenes anuales. Febrero trae el 347. Abril, julio y octubre son trimestres normales. La campaña de renta cae en primavera y es donde se comprueba si tus pagos fraccionados fueron holgados o cortos. Si además tienes trabajadores, súmale las obligaciones mensuales de cotización, que van por su cuenta.

Dos avisos operativos. El primero: la domiciliación bancaria cierra unos días antes que el plazo de presentación, y en enero la diferencia es mayor. Si presentas el día 20 con intención de domiciliar, te toca pagar por otra vía. El segundo: los modelos con resultado a devolver o a compensar también hay que presentarlos. No presentar porque "sale cero" es una de las causas más frecuentes de la multa fija por declaración fuera de plazo sin perjuicio económico.

Criterio de caja frente a devengo

Esta decisión cambia el momento en el que un ingreso o un gasto entra en tus libros, y con ello tu tesorería. Conviene tener claro que IVA e IRPF tienen reglas distintas y que se optan por separado.

La regla general: devengo

Por defecto, una operación se anota cuando se realiza, con independencia de cuándo se cobra o se paga. Facturas en marzo, cobras en septiembre: el IVA de esa factura lo ingresas en la liquidación del primer trimestre. Es el escenario que arruina la tesorería de quien trabaja con clientes que pagan a noventa días.

El régimen especial del criterio de caja en IVA

Permite retrasar el devengo del IVA repercutido al momento del cobro total o parcial. A cambio, también retrasas la deducción del IVA soportado hasta que pagas. Sus condiciones:

• Volumen de operaciones del año anterior no superior a 2.000.000 €.
• Cobros en efectivo de un mismo destinatario no superiores a 100.000 € anuales.
• La opción se ejercita en la declaración censal en diciembre del año anterior y se entiende prorrogada salvo renuncia.
• Hay un tope temporal: aunque no hayas cobrado, el IVA se devenga el 31 de diciembre del año inmediato posterior al de la operación.
• Tus facturas deben llevar la mención "régimen especial del criterio de caja", y tus clientes quedan afectados: no podrán deducir ese IVA hasta que te paguen.

Ese último punto es el que decide en la práctica. Si tus clientes son grandes empresas, la mención puede generarles fricción administrativa y a veces resistencia. Si trabajas con pymes y particulares y sufres retrasos de cobro, suele compensar. Tienes que llevar en los libros el detalle de las fechas de cobro y pago y los medios utilizados, así que da algo más de trabajo.

Cobros y pagos en IRPF

En IRPF también existe la opción de imputar ingresos y gastos por cobros y pagos, disponible para quien no lleva contabilidad ajustada al Código de Comercio. Se marca en la declaración de la Renta, vincula un mínimo de tres años y hay que aplicarla a todas tus actividades. Es una opción independiente de la del IVA: puedes estar en criterio de caja en IVA y en devengo en IRPF, o al revés.

Qué te puedes deducir de verdad: afectación

La pregunta no es "¿esto es deducible?", sino "¿está afecto a la actividad, lo puedo probar y tengo la factura correcta?". Los tres requisitos generales son: correlación con los ingresos, justificación documental mediante factura (no vale el extracto bancario) y registro contable en el libro correspondiente. Si falta uno, el gasto se cae en una comprobación.

Y hay un segundo nivel que confunde a mucha gente: un mismo gasto puede tener tratamiento distinto en IRPF y en IVA. No son el mismo impuesto ni la misma norma.

El 30 % de los suministros, bien calculado

Es el error de cálculo más repetido. La norma no dice que te deduzcas el 30 % de la factura de la luz. Dice que aplicas el 30 % a la parte de la factura que corresponde a los metros afectos. El cálculo, con números:

• Vivienda de 100 m². Habitación afecta declarada en el 036: 20 m². Proporción: 20 %.
• Factura de luz del trimestre: 300 €.
• Parte proporcional a los metros afectos: 300 × 20 % = 60 €.
• Gasto deducible: 60 × 30 % = 18 €, que es el 6 % de la factura.

Ese 30 % admite prueba de un porcentaje superior o inferior, pero la carga de probarlo es tuya. Si trabajas desde casa, el desarrollo completo está en gastos deducibles del autónomo que trabaja desde casa.

Bienes de inversión y amortización

Un ordenador, una máquina o un vehículo no se deducen de golpe: se amortizan a lo largo de su vida útil, según las tablas aplicables, y se anotan en el libro de bienes de inversión. En IVA, la deducción se practica en el momento de la compra, pero queda sujeta a regularización durante los cuatro años siguientes (nueve en inmuebles) si cambia el grado de afectación. Es la razón por la que la factura de un bien de inversión no se archiva con las del trimestre y se olvida: hay que tenerla localizada mientras el bien esté en uso.

Archivo, conservación y los cuatro años

Guardar es parte de la contabilidad, no un extra. Y conviven tres plazos distintos que conviene no mezclar:

• Cuatro años de prescripción tributaria (art. 66 de la Ley General Tributaria), contados desde el día siguiente a la finalización del plazo de presentación de cada declaración. Con el modelo 303 del cuarto trimestre presentado en enero de 2027, el plazo empieza a correr el 31 de enero de 2027. Ojo: cualquier actuación de la Administración o cualquier declaración tuya sobre ese periodo interrumpe el plazo y lo reinicia.
• Seis años del Código de Comercio (art. 30) para libros, correspondencia y justificantes del negocio, con independencia de que hayas cesado.
• El periodo de regularización de bienes de inversión en IVA: cuatro años en general, nueve en inmuebles. Mientras corra, esa factura tiene que estar localizable.

La regla práctica que evita pensar en todo esto: guarda seis años completos, y las facturas de bienes de inversión mientras conserves el bien y hasta cuatro años después de venderlo o darlo de baja. Se admite el archivo digitalizado, siempre que garantice la legibilidad y la integridad de los documentos y permita el acceso completo. Digitalizar y tirar el papel es válido; digitalizar mal, con recortes o baja resolución, no.

Una recomendación de organización que ahorra disgustos: una carpeta por ejercicio, dentro cuatro carpetas de trimestre, y dentro tres subcarpetas: emitidas, recibidas, bancos. Los modelos presentados y sus justificantes de presentación, en una carpeta aparte del año. Y una copia fuera del ordenador donde trabajas.

Errores típicos y cómo se corrigen

Todo el mundo se equivoca. Lo que separa un susto de un problema es usar la vía correcta, porque cada tipo de error tiene la suya y no son intercambiables.

Los seis errores que más veo

1. Saltos en la numeración de facturas. Se anula un borrador y desaparece un número. La corrección no es reutilizar el hueco: es documentar la anulación con una rectificativa o dejar constancia del número anulado.
2. Deducir con factura simplificada. El ticket sin NIF ni cuota separada no habilita la deducción del IVA. Se detecta cuando ya no hay forma de pedir la factura completa.
3. Meter en gastos lo que es un préstamo o una aportación personal. Los movimientos de tesorería del titular no son ingreso ni gasto. Solo se ve conciliando.
4. Anotar por fecha de cobro estando en devengo. Descuadra el trimestre y aparece en cuanto Hacienda cruza tu 303 con el 347 de tu cliente.
5. No provisionar el IVA. No es un error contable, es un error de gestión, y es el que acaba en aplazamientos.
6. Olvidar una factura emitida. El caso más delicado, porque implica ingresar de menos.

Las tres vías de corrección

Factura rectificativa. Corrige el documento, no la declaración. Procede cuando la factura no cumple los requisitos del reglamento, cuando la cuota está mal determinada, cuando hay devoluciones o descuentos posteriores y en los supuestos de modificación de la base imponible del art. 80 de la Ley del IVA, incluidos los créditos incobrables. Va en serie específica, identifica la factura rectificada y expresa si se corrige el importe o se sustituye por completo. Los detalles están en factura rectificativa y su reflejo en el modelo 303.

Autoliquidación complementaria. Se usa cuando el error perjudicó a Hacienda: declaraste de menos o te devolvieron de más. Se presenta el mismo modelo del periodo afectado marcando la casilla de complementaria y restando lo ya ingresado. Si la presentas sin requerimiento previo, se aplican los recargos por presentación extemporánea del art. 27 de la Ley General Tributaria, que suben con los meses de retraso y, pasado el año, incorporan intereses de demora. Ese recargo admite además una reducción si abonas en plazo la deuda y el propio recargo. Si el requerimiento llega antes que tu complementaria, ya no hay recargo: hay sanción.

Solicitud de rectificación de autoliquidación. Es la vía contraria: el error te perjudicó a ti y quieres recuperar lo pagado de más. No se presenta una complementaria a la baja, se pide la rectificación. En varios impuestos este procedimiento se ha ido sustituyendo por la autoliquidación rectificativa, que se hace desde el propio modelo marcando una casilla. Comprueba en la sede electrónica qué vía admite el modelo que quieres corregir antes de presentar nada.

Regla mnemotécnica: si Hacienda cobró de menos, complementaria. Si cobró de más, rectificación. Si el error está en el papel que emitiste, rectificativa. Y ninguna de las tres consiste en modificar un modelo ya presentado.

Facturación verificable y factura electrónica B2B

Hay dos reformas en marcha que se mezclan constantemente en las conversaciones de bar y en muchos artículos. Son normas distintas, con objetivos distintos y calendarios distintos. Separarlas es la mitad del trabajo.

Los requisitos de los sistemas de facturación (Ley 11/2021 y RD 1007/2023)

La Ley 11/2021 de medidas antifraude añadió a la Ley General Tributaria la obligación de que los sistemas informáticos que soportan la facturación de empresarios y profesionales garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. El RD 1007/2023 desarrolla esa obligación en un reglamento, y una orden ministerial posterior fija las especificaciones técnicas.

En la práctica, el software conforme debe generar un registro de facturación por cada factura, encadenado mediante huella con el anterior, firmado, con un registro de eventos que deje rastro de las incidencias, y con un código identificativo que se representa en la factura. Y admite dos modalidades: remitir los registros a la AEAT en el momento de la expedición —lo que se conoce como sistema verificable— o conservarlos localmente cumpliendo los mismos requisitos y ponerlos a disposición cuando se requieran.

El calendario de entrada en vigor se ha planteado de forma escalonada: primero para quienes producen y comercializan el software, y después para los obligados tributarios, con fases diferenciadas según el tipo de contribuyente. Las fechas concretas se han modificado más de una vez, así que aquí no vamos a darte ninguna: consulta el apartado correspondiente en la sede electrónica de la AEAT, que es la referencia que se actualiza. Lo que sí conviene saber ya:

• Quien está en el Suministro Inmediato de Información queda fuera de esta obligación, porque ya remite sus libros en tiempo casi real.
• Los territorios forales tienen su propio sistema, con TicketBAI en el País Vasco y su equivalente en Navarra. Si tributas allí, tu norma no es esta.
• La obligación recae sobre el sistema, no sobre el formato del papel. Puedes seguir entregando la factura en PDF o impresa: lo que cambia es el programa que la genera.
• Si facturas a mano o con una plantilla editable, ese es el punto que tendrás que cambiar. Los libros registro pueden seguir donde están.

El detalle práctico de cómo elegir un programa conforme está en software de facturación para autónomos y los requisitos del reglamento.

La factura electrónica entre empresas (Ley 18/2022)

Es otra cosa. La Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas establece la obligación de expedir y recibir facturas electrónicas estructuradas en todas las operaciones entre empresarios y profesionales, con dos objetivos: la digitalización y el control de la morosidad, ya que obliga a informar del estado de pago de cada factura.

Aquí lo que cambia sí es el documento: un PDF no es una factura electrónica a estos efectos, porque no es un fichero estructurado que un sistema pueda procesar de forma automática. Su aplicación depende del desarrollo reglamentario y prevé plazos escalonados según la facturación anual de cada empresa, contados desde la aprobación de ese reglamento. Tampoco aquí te vamos a dar fechas por el mismo motivo. Lo tienes desarrollado en factura electrónica B2B para autónomos.

Hacerlo tú o delegarlo

No hay obligación legal de contratar a nadie. Puedes llevar tus libros y presentar tus modelos con certificado digital o Cl@ve, y hay perfiles a los que les sale perfectamente: actividad profesional sencilla, clientes nacionales, sin trabajadores, pocas facturas y régimen general de IVA. En llevar la contabilidad sin gestoría tienes ese escenario desarrollado.

Hay situaciones en las que hacerlo solo deja de ser una buena idea, y no tienen que ver con el volumen sino con la complejidad:

• Contratas trabajadores: entran nóminas, cotizaciones, 111 y 190, y los errores tienen consecuencia laboral además de fiscal.
• Operas con otros países de la Unión Europea o con terceros países: ROI, 349, inversión del sujeto pasivo, reglas de localización.
• Cambias de régimen, superas un umbral o combinas actividades con tratamientos de IVA distintos, con prorrata de por medio.
• Compras un bien de inversión relevante o financias una inversión.
• Recibes un requerimiento, una propuesta de liquidación o se abre una comprobación.

Sobre el coste de la alternativa y cómo comparar servicios de forma honesta, sin quedarte con la cuota mensual como único criterio, en el blog está la comparativa de gestorías. Y si lo que quieres es entender el retorno de tener las cuentas ordenadas más allá del cumplimiento, ahí entra los beneficios de la contabilidad para autónomos.

Un último matiz que conviene tener presente: la responsabilidad ante la Administración es siempre del contribuyente. Delegar la gestión no traslada la responsabilidad. Por eso, incluso con asesor, merece la pena revisar los borradores antes de que se presenten y guardar tú una copia de todo.

Preguntas frecuentes sobre cómo llevar la contabilidad de un autónomo

¿Qué libros registro tengo que llevar como autónomo?

Depende de tu régimen y de si tu actividad es empresarial o profesional. En estimación directa simplificada llevarás libro de ventas e ingresos, libro de compras y gastos y libro de bienes de inversión. Si eres profesional, se añade el libro de provisiones de fondos y suplidos. En módulos el mínimo es conservar facturas y justificantes, más el libro de bienes de inversión cuando deduces amortizaciones. Si estás en IVA, además llevas los libros del artículo 62 del Reglamento del IVA: facturas expedidas, facturas recibidas, bienes de inversión y determinadas operaciones intracomunitarias.

¿Puedo llevar la contabilidad de autónomo en Excel?

La normativa no te obliga a usar un programa concreto para los libros registro, así que una hoja de cálculo bien montada cumple si recoge todos los campos exigidos y respeta el orden de fechas. La limitación llega por el lado de la facturación: los sistemas informáticos de facturación deben cumplir los requisitos de inalterabilidad y trazabilidad del RD 1007/2023, y una hoja de cálculo editable no los cumple. Los libros pueden ir en Excel; las facturas conviene emitirlas con software que cumpla el reglamento.

¿Cómo se numeran las facturas de un autónomo?

Con numeración correlativa y sin saltos dentro de cada serie, según el artículo 6 del RD 1619/2012. Puedes abrir varias series si tienes motivos objetivos, y hay dos series que son obligatorias por separado: las facturas rectificativas y las expedidas por el destinatario o por un tercero. Lo habitual y suficiente para la mayoría es una única serie anual del tipo 2026/001, 2026/002.

¿Qué pasa si me olvido de anotar una factura de gasto?

Si el trimestre todavía no se ha presentado, la anotas y ya está. Si el modelo 303 ya se presentó, el IVA soportado puede deducirse en declaraciones posteriores dentro de los cuatro años siguientes al nacimiento del derecho, así que normalmente basta con incluirlo en el trimestre en curso. Si el olvido cambia el resultado a tu favor de forma relevante, la vía correcta es la rectificación de la autoliquidación, no reescribir un modelo ya presentado.

¿Cuándo tengo que presentar el modelo 130 y cuándo no?

El modelo 130 es el pago fraccionado del IRPF en estimación directa. Quedan exonerados los profesionales cuando al menos el 70 % de los ingresos del año anterior estuvieron sometidos a retención o ingreso a cuenta, marcándolo en la declaración censal. Un profesional que factura casi todo a empresas españolas con retención suele no presentarlo; un empresario o quien factura a particulares o al extranjero, sí. Tienes el cálculo desarrollado en cómo rellenar el modelo 130.

¿Puedo deducir el coche siendo autónomo?

En IRPF, un turismo solo es deducible si está afecto de forma exclusiva a la actividad, con las excepciones tasadas del reglamento para transporte de viajeros, agentes comerciales, autoescuelas, vigilancia y actividades similares. En IVA el trato es distinto: el artículo 95 de la Ley del IVA presume una afectación del 50 % para vehículos turismo, y ese porcentaje se puede subir o bajar si se prueba un uso diferente. Es habitual no poder deducir nada en IRPF y sí la mitad del IVA.

¿Cómo se deducen la luz y el internet si trabajo desde casa?

Primero calculas la proporción de metros cuadrados de la vivienda destinados a la actividad sobre la superficie total, y sobre esa proporción aplicas el 30 %. No es el 30 % de la factura. Con 20 metros afectos de 100, la proporción es del 20 % y el gasto deducible de los suministros es el 30 % de ese 20 %, o sea el 6 % de la factura, salvo que pruebes un porcentaje distinto. Los gastos ligados a la titularidad, como el IBI o la comunidad, siguen la proporción de metros sin el 30 %.

¿Cuántos años tengo que guardar las facturas?

El plazo de prescripción tributaria es de cuatro años desde el día siguiente al fin del plazo de presentación de cada declaración, según el artículo 66 de la Ley General Tributaria. El Código de Comercio pide seis años para libros y documentación mercantil. Y en bienes de inversión conviene guardar la factura mientras dure el periodo de regularización del IVA, que llega a nueve años en inmuebles. La regla práctica es guardar seis años y las facturas de bienes de inversión mientras los tengas.

¿Qué diferencia hay entre factura rectificativa, complementaria y solicitud de rectificación?

La factura rectificativa corrige un documento: importe mal, datos mal, devolución o descuento posterior, e impago con las condiciones del artículo 80 de la Ley del IVA. La autoliquidación complementaria corrige un modelo ya presentado cuando el error perjudicó a Hacienda, con los recargos por presentación fuera de plazo del artículo 27 de la Ley General Tributaria. La solicitud de rectificación corrige un modelo cuando el error te perjudicó a ti; en varios impuestos se ha ido sustituyendo por la autoliquidación rectificativa.

¿Cuánto tiempo lleva llevar la contabilidad de un autónomo al mes?

Un autónomo sin trabajadores, con una decena de facturas emitidas y treinta o cuarenta gastos, puede cerrar el mes en una o dos horas si registra a medida que ocurren las cosas. El coste real aparece cuando se deja todo para el trimestre: entonces hay que reconstruir el origen de cada movimiento del banco y aparecen los tickets perdidos. La diferencia no está en el software, está en la frecuencia.

¿Es obligatorio contratar un asesor fiscal siendo autónomo?

No, la ley no lo exige. Puedes llevar tus libros y presentar tus modelos con tu certificado digital o Cl@ve. Conviene apoyarse en un asesor fiscal o un economista colegiado cuando hay trabajadores, operaciones intracomunitarias, cambios de régimen, actividad en varios países, inversiones relevantes o una comprobación de Hacienda abierta. La responsabilidad ante la Administración es siempre del contribuyente, tenga asesor o no.

¿Qué sanciones hay por no llevar bien la contabilidad?

El artículo 200 de la Ley General Tributaria sanciona los incumplimientos contables y registrales con multas fijas y con multas proporcionales calculadas sobre las anotaciones omitidas o inexactas, con un mínimo y un máximo. El artículo 201 sanciona los incumplimientos de facturación sobre el importe de las operaciones afectadas. Presentar un modelo fuera de plazo sin perjuicio económico tiene su propia multa fija del artículo 198, reducida si se hace sin requerimiento previo. Comprueba siempre el importe vigente en la sede electrónica de la AEAT, porque las cuantías y las reducciones se han modificado.

¿Tengo que presentar el modelo 303 si un trimestre no he facturado nada?

Sí. Mientras la obligación esté dada de alta en tu censo, el modelo se presenta aunque el resultado sea cero, marcando la casilla de sin actividad. No presentarlo por no haber facturado es una de las causas más frecuentes de la multa fija por declaración fuera de plazo sin perjuicio económico. Si has dejado la actividad de forma definitiva, lo correcto es darla de baja con el 036.

¿Qué hago si un cliente no me paga la factura ya declarada?

El IVA de esa factura ya lo ingresaste, pero la Ley del IVA permite modificar la base imponible en los supuestos de crédito incobrable, con requisitos de plazo, de reclamación previa al deudor y de comunicación a la Administración. Es un procedimiento con pasos formales estrictos y plazos cortos: si se te pasan, pierdes la posibilidad. Mientras tanto, la factura sigue en tus libros como emitida y pendiente de cobro, y esa es información que solo aparece si concilias.