Qué es la contabilidad para autónomos: respuesta rápida
La contabilidad para autónomos es el conjunto de registros, libros y declaraciones que la ley española obliga a mantener a cualquier trabajador por cuenta propia. No es opcional: si estás dado de alta en el RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos) y ejerces una actividad económica, tienes que llevar ciertos registros contables y presentar modelos ante la Agencia Tributaria (AEAT), con independencia de si facturas 10.000 € o 200.000 € al año.
La profundidad de esa contabilidad depende del régimen de IRPF que apliques. La mayoría de autónomos tributa en estimación directa simplificada (cuando los ingresos no superan 600.000 € anuales y no renuncias expresamente a ella), lo que significa que no necesitas llevar una contabilidad mercantil completa como haría una sociedad. Pero sí debes mantener actualizados tus libros de registro y presentar tus declaraciones trimestrales puntualmente.
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Libros contables obligatorios para autónomos
Estimación directa simplificada
Si tributas en este régimen, el artículo 68 del Reglamento del IRPF establece cuatro libros de registro que debes llevar:
- Libro de ingresos: Anota cada factura emitida con fecha, número, cliente, base imponible, tipo de IVA y cuota. Sirve para calcular el rendimiento neto y para cruzar datos con el Modelo 303.
- Libro de gastos: Registra todos los gastos deducibles con fecha, proveedor, concepto, base imponible e IVA soportado. Sin este libro, la AEAT puede rechazar deducciones en una inspección.
- Libro de bienes de inversión: Incluye los activos con vida útil superior a un año (ordenadores, maquinaria, vehículos afectos). Aquí se registra el coste, la fecha de adquisición y el porcentaje de amortización aplicado.
- Libro de provisiones y suplidos: Solo si realizas cobros o pagos en nombre de clientes. Menos frecuente, pero obligatorio si aplica.
Estos libros no hay que presentarlos ante la AEAT salvo que te los pidan en una inspección o requerimiento. Debes tenerlos disponibles y actualizados durante al menos 4 años (el período de prescripción tributaria general).
Estimación directa normal
Si tus ingresos superan los 600.000 € anuales o renuncias expresamente a la modalidad simplificada, pasas a estimación directa normal. Aquí ya se aplica el Plan General Contable y el Código de Comercio: libro diario, libro de inventarios y cuentas anuales. La complejidad es comparable a la de una pequeña empresa. En este caso, contratar a un contable o gestor es casi una necesidad práctica.
Módulos (estimación objetiva)
Si tributas en módulos, las obligaciones contables son mínimas: conservas facturas recibidas en orden de fechas y llevas registro de bienes de inversión. Pero conviene comprobar cada año si tu actividad y tu volumen siguen permitiendo acogerte a este régimen.
Modelos fiscales: calendario y plazos 2026
Aquí tienes un resumen de los modelos que presenta un autónomo en estimación directa simplificada con actividad económica sujeta a IVA. Si tu actividad está exenta de IVA (por ejemplo, ciertas actividades sanitarias o educativas), algunos modelos no aplican.
| Modelo | Concepto | Periodicidad | Plazos 2026 |
|---|---|---|---|
| Modelo 130 | Pago fraccionado IRPF | Trimestral | Hasta el 20 de abril, julio, octubre y 30 de enero |
| Modelo 303 | Autoliquidación IVA | Trimestral | Hasta el 20 de abril, julio, octubre y 30 de enero |
| Modelo 390 | Resumen anual IVA | Anual | Hasta el 30 de enero del año siguiente |
| Modelo 100 | Declaración IRPF anual | Anual | Abril–junio del año siguiente |
| Modelo 347 | Operaciones con terceros (>3.005,06 €) | Anual | Hasta el 28 de febrero del año siguiente |
| Modelo 111 | Retenciones IRPF (si tienes trabajadores o pagas a profesionales con retención) | Trimestral | Hasta el 20 de abril, julio, octubre y enero |
| Modelo 115 | Retenciones por alquiler de locales | Trimestral | Hasta el 20 de abril, julio, octubre y enero |
Un matiz sobre el Modelo 130: si más del 70% de tus ingresos llevan retención del pagador (clientes que te retienen el 15% en la factura), estás exento de presentarlo. Pero recuerda que la exención hay que verificarla cada año; si el porcentaje cae por debajo del 70%, vuelves a estar obligado.
El cuarto trimestre: el más crítico
Los plazos del cuarto trimestre son distintos a los demás. El Modelo 303 del cuarto trimestre se presenta hasta el 30 de enero (en lugar del 20), y eso es también el plazo para el Modelo 390 y el 130 del cuarto trimestre. Enero es el mes más cargado para cualquier autónomo que gestione sus propios impuestos. Planifícalo con tiempo: tener los libros al día en diciembre es la única forma de no correr en enero.
Verifactu 2027: qué cambia y qué debes hacer
Verifactu (Sistema de Emisión de Facturas Verificables) es el nuevo sistema de control de facturación que la AEAT ha desarrollado al amparo de la Ley 11/2021 de Lucha contra el Fraude Fiscal y el Real Decreto 1007/2023. Su objetivo es garantizar que las facturas emitidas no se puedan modificar o borrar sin dejar rastro.
Plazos de entrada en vigor
- 1 de enero de 2027: obligatorio para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
- 1 de julio de 2027: obligatorio para el resto de obligados, autónomos incluidos.
Son las fechas del Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (BOE de 3 de diciembre de 2025), que aplazó un año el calendario anterior. Si eres autónomo y todavía no has actualizado tu software, tienes tiempo hasta el 1 de julio de 2027. Pero es recomendable hacerlo antes: adaptarse con calma es mejor que hacerlo a última hora. El Ministerio de Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que prevé aplazar estas obligaciones hasta octubre de 2028 (nota informativa); mientras ese cambio no se publique en el BOE, rigen las fechas de 2027.
Qué implica Verifactu en la práctica
Tu software de facturación tiene que cumplir con los requisitos técnicos del Real Decreto 1007/2023, que incluyen:
- Registro seguro e inalterable de cada factura emitida.
- Generación de un código hash encadenado que vincula cada factura con la anterior.
- Posibilidad de envío voluntario de los registros a la AEAT en tiempo real (la modalidad "Verifactu") o conservación en el propio sistema para consulta bajo requerimiento.
- Código QR en la factura que permite al receptor verificar su autenticidad en la web de la AEAT.
Qué pasa si no cumples con Verifactu
Una vez vencidos los plazos, tener un sistema de facturación que no cumpla los requisitos del reglamento se sanciona con una multa fija de 50.000 € por ejercicio (artículo 201 bis de la Ley General Tributaria), aunque no se haya manipulado ninguna factura. No existe una homologación oficial del software: el fabricante emite una declaración responsable de que su programa cumple.
Gastos deducibles para autónomos: los que más impacto tienen
Optimizar los gastos deducibles es donde más dinero puedes ahorrar legalmente. Aquí te explico los más importantes con sus condiciones reales en 2026, porque hay mucha confusión circulando sobre qué se puede deducir y qué no.
Cuota de autónomos a la Seguridad Social
La cuota de autónomos (que en 2026 va, como mínimo, desde 205,88 € al mes para rendimientos netos de hasta 670 €/mes hasta 607,35 € al mes para los superiores a 6.000 €/mes, según la Orden PJC/297/2026) es deducible al 100% en el IRPF como gasto de actividad. Es, para la mayoría de autónomos, el gasto más grande y también el más seguro de deducir.
Local y suministros
Si tienes un local afecto exclusivamente a tu actividad, el alquiler y los suministros son deducibles al 100%. Si trabajas desde casa, la cosa se complica: puedes deducir los suministros (luz, agua, internet, teléfono) en proporción al porcentaje de la vivienda que usas para la actividad, pero solo el 30% de ese porcentaje. En la práctica, para una vivienda de 80 m² con un despacho de 10 m², la deducción de suministros es modesta (un 3,75% del total).
Vehículo
El vehículo es el gasto más conflictivo. En IRPF, salvo actividades como el transporte de viajeros o mercancías o los agentes comerciales, un turismo solo es deducible si está afecto en exclusiva a la actividad. En IVA, la ley presume una afectación del 50%, que admite prueba en contrario (artículo 95 de la Ley del IVA). En ambos casos tienes que poder demostrar el uso profesional con evidencia sólida (kilometraje, agenda de visitas, etc.).
Formación y material de oficina
Los cursos de formación relacionados con la actividad son deducibles al 100%. El material de oficina también, con la factura correspondiente. La clave es que el gasto esté correlacionado con los ingresos de la actividad; no puedes deducir un máster en diseño de interiores si eres programador.
Gestoría y software
Los honorarios de la gestoría o asesoría fiscal son gasto deducible. El coste del software de contabilidad también. La cuota mensual que pagues por Kuentas o por cualquier otra herramienta similar se va directamente al libro de gastos.
Dietas y gastos de representación
Los gastos de manutención del propio autónomo son deducibles con los límites del artículo 9 del Reglamento del IRPF: sin pernoctar, 26,67 €/día en España y 48,08 €/día en el extranjero; con pernoctación, 53,34 €/día y 91,35 €/día. Para deducirlos, el gasto tiene que producirse en un establecimiento de restauración u hostelería de un municipio distinto al de tu domicilio, pagarse por medios electrónicos y estar justificado con factura (artículo 30 de la Ley del IRPF). La AEAT vigila esto con lupa.
Software de contabilidad para autónomos: cómo elegir
El mercado de software de contabilidad para autónomos ha madurado mucho en los últimos años. La pregunta no es solo qué cuesta, sino qué tiempo te ahorra y qué tan bien te guía en la presentación de impuestos.
Un criterio sencillo para elegir: si presentas tus propios impuestos, necesitas una herramienta que genere el archivo para la AEAT directamente o que te dé los datos ya cuadrados. Si tienes gestor, cualquier solución que te permita tener facturas ordenadas y exportarlas es suficiente. La hoja de cálculo puede seguir siendo válida para quien delega toda la fiscalidad en un profesional.
Criterios para elegir software de contabilidad
- Compatibilidad Verifactu: Imprescindible si emites facturas con un programa. No hay homologación oficial: comprueba que el fabricante haya emitido la declaración responsable de que cumple el reglamento.
- Generación de modelos fiscales: Que calcule y genere el fichero para presentar en la Sede Electrónica de la AEAT sin tener que transcribir datos manualmente.
- Reconocimiento de facturas: La mayoría de herramientas modernas leen facturas escaneadas o PDFs. Ahorra tiempo real.
- Soporte en castellano y adaptado a la normativa española: Parece obvio, pero hay herramientas extranjeras que no contemplan el IVA español correctamente o no saben qué es el Modelo 347.
- Precio total: Cuenta el plan base más los módulos que vayas a necesitar. Algunos softwares tienen el módulo de facturación por un lado y el contable por otro.
Errores más frecuentes en la contabilidad de autónomos
Ninguno es irreversible si se detecta a tiempo, pero algunos generan sanciones que duelen. Aquí están los más habituales:
Mezclar las cuentas personales y las de la actividad
No estás obligado a tener una cuenta bancaria separada para la actividad, pero hacerlo te ahorra horas de trabajo y reduce errores. Cuando mezclas cobros de clientes con la compra del supermercado, clasificar gastos se convierte en un ejercicio arqueológico. Abre una cuenta corriente específica para la actividad.
No guardar las facturas de los gastos
El extracto bancario no es válido como justificante de gasto para la AEAT. Necesitas la factura completa del proveedor. Si pagas algo en efectivo o con tarjeta y no pides factura, ese gasto no es deducible en una inspección, independientemente de que estuviera relacionado con la actividad.
Confundir ticket y factura
Un ticket de caja no es una factura. Una factura simplificada (el antiguo "ticket" de establecimientos autorizados como gasolineras o restaurantes) puede ser válida como justificante fiscal si incluye NIF del emisor, fecha, descripción y total con IVA. Pero si el importe supera 400 €, necesitas factura completa con tus datos de receptor.
Presentar los modelos con retraso
La sanción mínima por presentar un modelo fuera de plazo es de 100 € si lo haces sin requerimiento previo, y de 200 € si hay requerimiento. Si además hay cuota a ingresar, se aplican recargos por extemporaneidad: 1% por mes hasta 12 meses, y 15% más intereses a partir del año. Calendario en el móvil o software que te avise: eso es todo lo que hace falta para evitarlo.
Deducir gastos sin justificación de afectación a la actividad
La AEAT exige que el gasto esté correlacionado con los ingresos de la actividad. Un gasto que no puedas explicar en una inspección —por qué es necesario para tu actividad— no es deducible. Esto afecta especialmente a ropa, restaurantes sin cliente presente y equipos cuyo uso privado es evidente.
No actualizar el epígrafe del IAE
Si cambias de actividad o añades una nueva línea de negocio (por ejemplo, pasas de diseño gráfico a también hacer cursos online), tienes que darte de alta en el epígrafe correcto del IAE. Facturar por una actividad para la que no estás dado de alta puede generar problemas en inspecciones.
¿Gestión propia o gestoría?
La respuesta depende de tres variables: tu volumen de operaciones, tu disposición a dedicarle tiempo, y la complejidad de tu situación fiscal.
Cuándo tiene sentido gestionar tu propia contabilidad
Si facturas menos de 60.000 € al año, tienes una actividad sencilla (sin empleados, sin locales arrendados, sin ingresos del extranjero), y estás dispuesto a dedicar dos o tres horas al trimestre a revisar tus libros y presentar modelos, hacerlo tú mismo con buen software es perfectamente viable. Te ahorras honorarios de gestoría y ganas conocimiento sobre tu propia situación financiera.
Cuándo contratar un gestor o asesor fiscal
Hay situaciones en las que delegar es la decisión más inteligente, no la más cómoda:
- Tienes empleados a cargo (las nóminas y seguros sociales son un mundo aparte).
- Facturas a clientes de fuera de España o de la UE (IVA intracomunitario, modelos 349, etc.).
- Recibes ingresos de distintas fuentes (alquiler, rendimientos del capital, actividad).
- Tu actividad está en un sector con reglas especiales (agricultura, ganadería, comercio minorista con recargo de equivalencia).
- Has tenido o prevés tener una inspección de Hacienda.
Una inspección sin un asesor al lado es una situación que conviene evitar. El coste de la asesoría es siempre inferior al coste de los errores que puede evitar.
La solución intermedia: software + revisión anual
Un modelo híbrido que funciona bien: llevan su propia contabilidad con software durante el año (registrando facturas, presentando modelos trimestrales) y contratan a un asesor solo para la declaración anual de la renta y para una revisión puntual cuando tienen dudas.
Preguntas frecuentes sobre contabilidad para autónomos
¿Qué libros contables debe llevar un autónomo?
Un autónomo en estimación directa simplificada debe llevar libro de ingresos, libro de gastos, libro de bienes de inversión y libro de provisiones. En estimación directa normal también lleva contabilidad mercantil completa según el Código de Comercio.
¿Qué modelos fiscales presenta un autónomo?
Los principales son el Modelo 130 (IRPF trimestral), Modelo 303 (IVA trimestral), Modelo 390 (resumen anual IVA), Modelo 100 (IRPF anual) y Modelo 347 (operaciones con terceros si superan 3.005,06 €).
¿Qué es Verifactu y cuándo es obligatorio para autónomos?
Verifactu es el sistema de facturación verificable de la AEAT. Según el Real Decreto-ley 15/2025, los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deben tener su programa de facturación adaptado antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados, autónomos incluidos, antes del 1 de julio de 2027.
¿Es obligatorio llevar contabilidad si eres autónomo?
Sí. Todo autónomo está obligado a llevar registros contables y fiscales. El alcance depende del régimen: estimación directa simplificada requiere libros de registro; estimación directa normal exige contabilidad mercantil completa.
¿Puede un autónomo llevar su propia contabilidad?
Sí, legalmente no hay obligación de contratar a un gestor. Con un buen software y conocimientos básicos, muchos autónomos gestionan sus libros y presentan sus propias declaraciones. El riesgo está en los errores que generan sanciones evitables.
¿Cuáles son los gastos deducibles más importantes para un autónomo?
Cuota de autónomos a la Seguridad Social, suministros del local afecto, alquiler del local, material de oficina, gastos de formación, gestoría, seguros relacionados con la actividad, y amortizaciones de equipos. El uso parcial del domicilio también puede deducirse con limitaciones.
¿Cuándo hay que guardar las facturas y durante cuánto tiempo?
La normativa fiscal española obliga a conservar facturas y documentos contables durante 4 años (prescripción tributaria general). Para el IVA, el plazo es también de 4 años. Si hay activos amortizables, la documentación debe guardarse mientras dure la amortización más 4 años adicionales.
¿Qué pasa si un autónomo no lleva bien la contabilidad?
Presentar fuera de plazo una declaración sin cuota a ingresar se sanciona con 200 € (100 € si la presentas sin requerimiento previo), y dejar de ingresar puede sancionarse hasta con el 150% de la cuota en los casos muy graves (Ley General Tributaria, artículos 191 y 198). Además, la AEAT puede realizar inspecciones y exigir documentación de los últimos 4 años.
¿Qué diferencia hay entre estimación directa simplificada y normal?
En estimación directa simplificada (facturación hasta 600.000 € anuales) basta con libros de registro y se aplica una tabla de amortización simplificada. En estimación directa normal, la contabilidad debe seguir el Plan General Contable y el Código de Comercio, lo que exige mayor detalle.
¿Cómo afecta el nuevo sistema de cotización por ingresos reales a la contabilidad?
El sistema de cotización por ingresos reales, en vigor desde 2023 y con tablas actualizadas para 2026, requiere que el autónomo declare a la Seguridad Social sus ingresos netos previstos al inicio del año y los regularice en función de los ingresos reales al cierre. Esto hace aún más necesario tener la contabilidad actualizada mes a mes para estimar correctamente la base de cotización y evitar regularizaciones al alza.
¿Qué es la factura simplificada y cuándo se puede usar?
La factura simplificada es la versión reducida de la factura ordinaria. Puede emitirse cuando el importe no supera 400 € (IVA incluido) y, en determinados sectores como el comercio minorista, la hostelería o el taxi, hasta 3.000 € (artículo 4 del Reglamento de facturación). No es necesario incluir los datos del cliente. Si el cliente necesita deducirse el IVA, puede solicitar la conversión a factura completa.