Cómo hacer una factura de autónomo: respuesta rápida
Nota de transparencia: guía informativa de divulgación fiscal, no asesoramiento fiscal. La redacción no realiza verificaciones ni pruebas propias y el artículo no contiene enlaces de afiliado. Los tipos impositivos y de retención los fija la norma y pueden cambiar: comprueba el vigente en la AEAT y consulta con un asesor antes de emitir.
Para hacer una factura de autónomo válida en España necesitas un documento con número y, en su caso, serie correlativos; fecha de expedición; tu nombre o razón social, domicilio y NIF; los mismos datos del destinatario cuando proceda; la descripción de lo que has vendido; la base imponible; el tipo de IVA aplicado y la cuota repercutida por separado; y la fecha de la operación si es distinta de la de expedición. Si el cliente es empresario o profesional y tú facturas rendimientos de actividad profesional, la factura lleva además una retención de IRPF que se resta del total.
El orden de cálculo no admite variaciones: primero la base imponible, después el IVA sobre esa base, después la retención de IRPF sobre esa misma base, y el total a percibir sale de sumar el IVA y restar la retención. Todo lo demás —series, rectificativas, plazos, libros registro— se construye encima.
La norma que manda aquí no es la Ley General Tributaria, como se lee a menudo, sino el Reglamento de obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, que se apoya en la Ley 37/1992 del IVA. Para las retenciones, la referencia es el IRPF y su reglamento.
Una factura no es un recibo bonito: es el documento con el que justificas un ingreso ante Hacienda y con el que tu cliente deduce un gasto. Si le falta un dato obligatorio, puede no servir para deducir.
Cuándo estás obligado a emitir factura
Como empresario o profesional tienes obligación de expedir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realices en el desarrollo de tu actividad, y de conservar copia. Esa obligación existe con independencia de que el cliente te la pida o no.
Cuándo el cliente puede exigirte factura completa
Aunque en algunas operaciones baste un documento simplificado, el destinatario que sea empresario o profesional y actúe como tal puede exigir factura completa, porque la necesita para deducir el IVA soportado. Lo mismo ocurre cuando el destinatario, aun siendo particular, la necesita para ejercer un derecho tributario. Negarte a expedirla no es una opción.
Qué pasa si no facturas
Dejar de emitir facturas, emitirlas incompletas o con datos falsos son incumplimientos tipificados en la normativa tributaria, con régimen sancionador propio. No damos importes de multa: dependen del incumplimiento y del volumen afectado, y esa cuantificación la tiene que hacer un asesor con tu expediente delante. El fondo es simple: la factura es la prueba.
Contenido obligatorio de una factura completa
El Reglamento de facturación enumera qué debe constar en una factura ordinaria. Cada bloque tiene su trampa.
Número y, en su caso, serie
La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie, sin huecos ni saltos. Una factura anulada no desaparece del correlativo: se rectifica y se deja constancia.
Fecha de expedición y fecha de la operación
Son dos fechas distintas y se confunden a menudo. La de expedición es el día en que emites el documento; la de operación, el día en que entregaste el bien o prestaste el servicio, o el del cobro anticipado. Si no coinciden, la de operación tiene que aparecer también, porque determina en qué trimestre declaras el IVA.
Identificación de emisor y destinatario
Nombre y apellidos o razón social completa y domicilio, tuyos y del destinatario. Tu NIF va siempre; el del destinatario es obligatorio en los supuestos que enumera el reglamento, entre ellos las entregas intracomunitarias exentas y las operaciones en las que sea el sujeto pasivo. En la práctica, si facturas a otra empresa o profesional español, pon su NIF: sin él tendrá problemas para deducir.
Descripción de la operación
El reglamento pide los datos necesarios para determinar la base imponible y su importe, incluido el precio unitario sin impuesto y los descuentos no incluidos en ese precio. Traducido: «servicios profesionales» a secas es una descripción discutible. «Diseño de identidad corporativa: logotipo, manual de marca y adaptaciones, según presupuesto PR-2026-014» aguanta una comprobación.
Tipo de IVA y cuota repercutida
Deben constar el tipo o tipos aplicados y la cuota repercutida por separado. Si conviven líneas a tipos distintos, cada base con su tipo y su cuota. Un total con el IVA embebido y sin desglose no cumple.
Menciones especiales
Algunas operaciones obligan a añadir una mención concreta: exención, inversión del sujeto pasivo, criterio de caja, régimen de bienes usados o de agencias de viajes, y facturación por el destinatario. Omitirla no es solo un defecto formal: en la inversión del sujeto pasivo puede hacer que el destinatario no sepa que le toca autorrepercutirse el impuesto.
Factura completa frente a factura simplificada
La factura simplificada sustituyó a los antiguos tiques. Es un documento con menos requisitos, pensado para operaciones pequeñas y para el comercio al consumidor final, y no vale para todo.
| Aspecto | Factura completa (ordinaria) | Factura simplificada |
|---|---|---|
| Cuándo cabe | Siempre. Es la regla general y el destinatario empresario o profesional puede exigirla. | Importe no superior a 400 € con IVA incluido; rectificativas; y hasta 3.000 € con IVA incluido en un listado tasado de actividades de venta al por menor y servicios al consumidor final. |
| Datos del destinatario | Nombre o razón social, domicilio y NIF cuando proceda. | No se exigen, salvo en la versión cualificada. |
| Desglose de la cuota | Base, tipo y cuota repercutida, siempre por separado. | Basta el tipo aplicado y, opcionalmente, «IVA incluido»; la cuota separada solo en la versión cualificada. |
| ¿El cliente puede deducir el IVA? | Sí, si el documento es correcto y completo. | Solo si incorpora NIF y domicilio del destinatario y la cuota por separado. |
| Supuestos excluidos | — | Varios, entre ellos las entregas intracomunitarias exentas y las operaciones con inversión del sujeto pasivo. |
La factura simplificada cualificada
Si tu cliente es empresario o profesional y quiere deducirse el IVA de una compra pequeña, el tique no le sirve tal cual: necesita que el documento incorpore su NIF, su domicilio y la cuota repercutida por separado. Esa versión ampliada es la factura simplificada cualificada. Con un negocio de cara al público, tener el TPV configurado para emitirla en el momento te evita rehacer papeleo.
El IVA en tu factura: tipos, exenciones y casos especiales
Los tres tipos
La Ley 37/1992 establece un tipo general, uno reducido y uno superreducido, que a fecha de esta actualización son del 21 %, 10 % y 4 %. El tipo aplicable no lo eliges tú: depende del bien o servicio concreto y hay bastante casuística. Los tipos se modifican por ley, así que comprueba en la AEAT el que corresponde a tu epígrafe antes de configurar tu plantilla.
Operaciones exentas
Algunas actividades no llevan IVA repercutido porque están exentas por ley: enseñanza reglada, servicios sanitarios de profesionales médicos y sanitarios, buena parte de las operaciones financieras y de seguro, el arrendamiento de vivienda o los servicios de artistas plásticos y escritores. La factura se emite sin IVA y con la mención de la exención. Consecuencia que sorprende: quien solo realiza operaciones exentas normalmente no deduce el IVA que soporta.
Inversión del sujeto pasivo
En determinadas operaciones la obligación de declarar el IVA se traslada al destinatario. Ocurre, entre otros casos, en ejecuciones de obra para urbanización de terrenos o construcción y rehabilitación de edificaciones en contratos entre promotor y contratista, y en algunas entregas de inmuebles. Tú emites la factura sin repercutir IVA y añades la mención «inversión del sujeto pasivo»; el cliente se autorrepercute y deduce en su declaración.
Recargo de equivalencia
Régimen especial y obligatorio para comerciantes minoristas persona física que venden al consumidor final productos sin transformar. Si vendes mercancía a un cliente en recargo, tu factura lleva el IVA más el recargo asociado a ese tipo, en línea separada. El minorista, a cambio, no presenta declaración de IVA por esa actividad ni deduce el soportado. Pregúntaselo siempre: no se deduce del NIF ni de la razón social.
El recargo de equivalencia es una de las casillas que más facturas hace rebotar entre proveedor y comercio.
Dónde facturas importa: IVA, IGIC e IPSI
El IVA no se aplica en todo el territorio nacional. La Península y Baleares forman el territorio de aplicación del impuesto. Canarias, Ceuta y Melilla quedan fuera y tienen su propia figura impositiva indirecta. Una factura que repercute IVA a un cliente canario por una operación localizada en Canarias está aplicando una plantilla peninsular equivocada.
| Territorio | Impuesto indirecto aplicable | Notas para la factura |
|---|---|---|
| Península y Baleares | IVA (Ley 37/1992) | Tipos general, reducido y superreducido. Régimen descrito en esta guía. |
| Canarias | IGIC | Impuesto propio del archipiélago, con su propia normativa y su propia escala de tipos. No se repercute IVA. |
| Ceuta y Melilla | IPSI | Impuesto sobre la producción, los servicios y la importación, de ámbito local. No se repercute IVA. |
Las reglas de localización determinan dónde se entiende realizada cada operación, y en servicios prestados a distancia no siempre coinciden con dónde estás tú. Si facturas habitualmente entre territorios, consúltalo con un asesor: la casuística de servicios digitales, transporte y obra inmobiliaria da para un artículo entero.
La retención de IRPF: cuándo procede y quién la ingresa
Cuándo se retiene
La retención aparece cuando concurren dos condiciones: que lo que facturas sean rendimientos de una actividad profesional y que tu cliente sea empresario, profesional o entidad obligada a retener. A un particular no se le retiene, por muy profesional que sea tu actividad. Y si tu actividad es empresarial en estimación directa, por regla general tampoco se retiene, salvo los supuestos que fija el reglamento del IRPF.
Qué tipo se aplica
El tipo general de retención sobre rendimientos de actividades profesionales es del 15 %. Quien inicia actividad puede aplicar un tipo reducido del 7 % en el año de inicio y en los dos siguientes, siempre que no hubiera ejercido actividad profesional el año anterior y lo comunique por escrito al pagador, que debe conservar esa comunicación. Estos porcentajes los fija la norma y se han modificado en el pasado: confirma el vigente en la AEAT o con tu asesor antes de la primera factura, porque un tipo mal aplicado se arrastra a todo el ejercicio.
Quién ingresa la retención
El malentendido más frecuente. La retención que resta en tu factura no la ingresas tú: la ingresa tu cliente en su declaración de retenciones. Tú cobras menos, y ese importe funciona como pago a cuenta de tu IRPF que descuentas después en la renta. Una retención mal calculada descuadra el cobro y también el certificado de retenciones que tu cliente te entregará al cierre.
El orden de cálculo, con un ejemplo
El orden importa porque las dos magnitudes se calculan sobre la misma referencia, y no una sobre otra:
- Base imponible: el importe de lo que vendes, ya descontados los descuentos aplicados.
- IVA repercutido: se calcula sobre la base imponible y se suma.
- Retención de IRPF: se calcula también sobre la base imponible, nunca sobre el total con IVA, y se resta.
- Total a percibir: base + IVA − retención.
Con números redondos. Los importes y porcentajes del cuadro son un ejemplo ilustrativo, no una simulación de tu caso: sustituye los tipos por los que te correspondan.
| Concepto | Cálculo | Importe (ejemplo) |
|---|---|---|
| Base imponible | Servicios prestados según presupuesto | 1.000,00 € |
| IVA (tipo general, 21 % en el ejemplo) | 1.000,00 × 0,21 | + 210,00 € |
| Retención de IRPF (15 % en el ejemplo) | 1.000,00 × 0,15 | − 150,00 € |
| Total a percibir | 1.000,00 + 210,00 − 150,00 | 1.060,00 € |
Fíjate en dos cosas. La retención se ha calculado sobre 1.000 €, no sobre 1.210 €: aplicarla sobre el total con IVA es el error aritmético número uno en facturas hechas a mano. Y de esos 1.060 € que cobras, los 210 € del IVA no son tuyos: los liquidarás en tu declaración trimestral, así que sepáralos en cuanto entren.
El caso sin retención
Si facturas a un particular, la factura se queda en base más IVA: cobrarías 1.210 €, de los que 210 € siguen sin ser tuyos. Si además tu actividad está exenta de IVA, serían 1.000 € limpios, con la mención de exención.
Facturar fuera de España: ROI, VIES y modelo 349
Facturar a un cliente de otro Estado miembro de la Unión Europea no es «poner el IVA a cero y ya». Hay pasos previos que no puedes saltarte.
Alta en el ROI y comprobación en VIES
Antes de la primera operación necesitas estar inscrito en el Registro de Operadores Intracomunitarios, que se solicita mediante el modelo 036. Con el alta obtienes tu NIF-IVA, tu NIF precedido del prefijo del país. La inscripción no es automática: la Administración puede pedirte información sobre tu actividad, así que solicítala con margen. Después hay que verificar que tu cliente también está inscrito, consultando su NIF-IVA en el censo VIES; si no aparece como operador válido, no puedes tratar la operación como intracomunitaria y tendrías que repercutir IVA español. Guarda la comprobación con fecha.
La factura y el modelo 349
Cumplidos los requisitos, la factura se emite sin IVA español, con el NIF-IVA de ambas partes y la mención correspondiente: inversión del sujeto pasivo en las prestaciones de servicios B2B con la regla general de localización, o entrega intracomunitaria exenta en las entregas de bienes. Estas operaciones se informan después en la declaración recapitulativa, el modelo 349. Las operaciones con países terceros siguen reglas propias, con exportaciones exentas en bienes y reglas de localización específicas en servicios.
Numeración, series, rectificativas, plazos y conservación
Numeración correlativa y series
La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie y no puede reiniciarse a mitad de ejercicio de forma arbitraria. Reiniciar el contador cada 1 de enero es práctica admitida y habitual, siempre que el año quede identificado. Usar series separadas está previsto: una para la facturación ordinaria, otra obligatoria para las rectificativas y, si trabajas con varios establecimientos, una por cada uno.
Una factura no se borra: se rectifica
Aquí es donde más gente se mete en un lío. Si te equivocas en el importe, el tipo de IVA, el NIF o cualquier dato obligatorio, no eliminas la factura ni la reemites con el mismo número: expides una factura rectificativa, en su serie específica, que identifica la factura corregida y refleja la rectificación. También procede cuando varían las circunstancias que determinaron la cuota —una devolución, un descuento posterior, una operación que no llega a realizarse— o cuando concurren los supuestos de modificación de la base imponible de la Ley del IVA. El reglamento la exige tan pronto tengas constancia del motivo y dentro de los cuatro años desde el devengo.
Plazos de expedición
Conviene desterrar el mito de los treinta días, que circula por medio internet y estaba en la versión anterior de esta misma guía. La regla real distingue según quién sea el destinatario:
- Destinatario consumidor final: la factura se expide en el momento de realizarse la operación.
- Destinatario empresario o profesional actuando como tal: puedes expedirla hasta el día 15 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo.
- Facturas recapitulativas, que agrupan varias operaciones de un mismo mes natural para un mismo cliente: se rigen por el mismo criterio del mes siguiente.
Además de expedirla, tienes que remitirla al destinatario dentro de los plazos que fija el propio reglamento. Guardarla en un cajón sin enviarla no cumple la obligación.
Plazo de cobro, que no es lo mismo
No confundas el plazo de facturación con el de pago. Entre empresas, la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad fija un plazo general de 30 días naturales, ampliable por acuerdo hasta un máximo de 60, y los intereses de demora se devengan de forma automática al superarlo.
Conservación
Debes conservar copia de las facturas emitidas y recibidas, ordenadas y accesibles. Como referencia fiscal, el plazo general de prescripción de la Ley General Tributaria es de cuatro años. El artículo 30 del Código de Comercio añade otra capa: libros y documentación, seis años desde el último asiento. Con bienes de inversión o bases pendientes de compensar, más.
Libros registro, modelo 303 y modelo 130
Las facturas no viven solas: alimentan unos libros registro, y esos libros alimentan tus declaraciones. Si la cadena está bien montada, el trimestre se cierra en un rato.
Qué libros llevas
En estimación directa te corresponden, según tu situación, el libro registro de ventas e ingresos, el de compras y gastos, el de bienes de inversión y, si eres profesional, el de provisiones de fondos y suplidos. A efectos de IVA existen sus equivalentes: facturas expedidas, facturas recibidas, bienes de inversión y determinadas operaciones intracomunitarias.
Del libro al modelo 303
El modelo 303 es la autoliquidación periódica del IVA, habitualmente trimestral. Su lógica es simple: IVA repercutido en tus facturas emitidas menos IVA soportado deducible de las recibidas. Si sale positivo ingresas; si sale negativo, compensas en periodos siguientes o pides devolución en el último del año. Al cierre existe además un resumen anual, el modelo 390, con excepciones según el régimen.
Del libro al modelo 130
El modelo 130 es el pago fraccionado del IRPF en estimación directa. Se calcula aplicando un porcentaje al rendimiento neto acumulado del año —ingresos menos gastos deducibles— y descontando las retenciones que ya te han practicado y los pagos fraccionados anteriores. Hay una exoneración de presentarlo para profesionales cuyos ingresos soportaron retención en un porcentaje elevado el ejercicio anterior; el umbral lo fija el reglamento del IRPF y conviene comprobarlo en la AEAT.
Cómo organizar tu facturación sin complicarte
No recomendamos herramientas concretas ni damos precios de software: cambian y no hemos probado ninguna en condiciones comparables. Sí podemos darte los criterios: que permita definir series y garantice el correlativo, que genere rectificativas enlazadas a la original, que soporte varios tipos de IVA en la misma factura, que gestione la retención de IRPF y el recargo de equivalencia, y que exporte los libros registro en un formato usable por tu asesor. Una hoja de cálculo bien montada puede valer al principio; una sin control de numeración, no.
Factura electrónica y sistemas informáticos de facturación
La obligación B2B de la Ley 18/2022
La Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas, conocida como Crea y Crece, contempla la obligación de expedir factura electrónica entre empresarios y profesionales, con un despliegue escalonado según el volumen de facturación. Su aplicación efectiva depende del desarrollo reglamentario, y ese calendario se ha ido desplazando respecto de las previsiones iniciales. Por eso aquí no encontrarás una fecha de entrada en vigor: dártela sería inventar. Antes de contratar nada empujado por la urgencia, comprueba el estado vigente en la AEAT.
Requisitos de los sistemas informáticos de facturación
En paralelo corre otra línea normativa, la que nace de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que exige que los programas que soportan la facturación garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Es lo que ha popularizado el envío de registros de facturación a la Agencia Tributaria. Los plazos concretos dependen del reglamento de desarrollo y se han modificado, así que tampoco fijamos fechas. Lo que sí puedes hacer ya es pedir a tu proveedor de software que te certifique por escrito que su producto está preparado.
Factura electrónica y factura en PDF no son lo mismo
Un PDF enviado por correo no es automáticamente una factura electrónica en sentido normativo. Lo es la expedida y recibida en formato electrónico con garantía de autenticidad del origen e integridad del contenido. La facturación a las Administraciones Públicas tiene además su propio marco, con formato estructurado y punto general de entrada.
Errores comunes que salen caros
- Calcular la retención sobre el total con IVA. La base de la retención es la base imponible.
- Saltarse números o reutilizar uno anulado. Si anulaste, rectifica.
- Emitir una nueva factura para corregir otra. Duplica ingresos declarados; la vía es la rectificativa enlazada a la original.
- Descripciones genéricas. «Trabajos varios» no permite determinar la base imponible ni justificar el gasto del cliente.
- Repercutir IVA en Canarias, Ceuta o Melilla. Corresponde IGIC o IPSI.
- Aplicar retención a un cliente particular. Solo retienen empresarios, profesionales y entidades obligadas.
- Olvidar la mención en operaciones exentas o con inversión del sujeto pasivo. Sin ella el destinatario no sabe qué le toca hacer.
- Facturar intracomunitario sin ROI ni VIES. Sin esos requisitos la operación no es intracomunitaria y el IVA sigue siendo tuyo.
- Confundir fecha de expedición con fecha de operación. Determina el trimestre de declaración.
- Gastarte el IVA repercutido. Ese dinero está en tránsito.
Si te quedas con una sola idea: la base imponible manda. El IVA se suma sobre ella, la retención se resta sobre ella, y ninguna se calcula sobre la otra.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos son obligatorios en una factura de autónomo?
El RD 1619/2012 exige número y serie correlativos, fecha de expedición, nombre, domicilio y NIF de emisor y destinatario cuando proceda, descripción de la operación, base imponible, tipo de IVA, cuota repercutida por separado y fecha de la operación si difiere de la de expedición.
¿Cuál es el plazo para emitir una factura?
No son treinta días siempre. Si el destinatario es consumidor final, se expide en el momento de la operación. Si es empresario o profesional actuando como tal, el plazo llega hasta el día 15 del mes siguiente al devengo.
¿Puedo emitir una factura sin estar dado de alta como autónomo?
Facturar exige estar de alta en el censo de empresarios y profesionales mediante el modelo 036 o 037. El alta en el RETA es una obligación distinta, de la Seguridad Social, ligada a la habitualidad. Consúltalo con un asesor antes de emitir.
¿Cuándo tengo que aplicar retención de IRPF en la factura?
Cuando facturas rendimientos de actividad profesional y tu cliente es empresario, profesional o entidad obligada a retener. A un particular no se le retiene. En actividades empresariales en estimación directa, por regla general tampoco, salvo los supuestos que fija el reglamento del IRPF.
¿En qué orden se calculan el IVA y el IRPF en una factura?
Primero la base imponible. Sobre esa base se calcula el IVA y se suma. Sobre esa misma base, nunca sobre el total con IVA, se calcula la retención y se resta. El resultado es el total a percibir.
¿Cuándo puedo emitir una factura simplificada en lugar de una completa?
Cuando el importe no supera los 400 euros con IVA incluido, en las rectificativas y, hasta 3.000 euros con IVA incluido, en un listado tasado de actividades de venta al por menor y servicios al consumidor final.
¿Una factura simplificada permite a mi cliente deducirse el IVA?
Solo si incorpora el NIF y el domicilio del destinatario y la cuota repercutida por separado, la llamada factura simplificada cualificada. Un tique sin esos datos no sirve para deducir el IVA soportado.
¿Cómo corrijo un error en una factura ya emitida?
No se borra ni se sobrescribe: se rectifica. Emite una factura rectificativa, en serie específica, que identifique la factura corregida y refleje la rectificación, tan pronto tengas constancia del error y dentro de los cuatro años desde el devengo.
¿Cómo se factura a un cliente de otro país de la Unión Europea?
Necesitas estar inscrito en el ROI mediante el modelo 036 y comprobar el NIF-IVA del cliente en VIES. Si es válido, la factura va sin IVA español, con la mención correspondiente, y se informa en el modelo 349.
¿Qué impuesto se aplica si facturo en Canarias, Ceuta o Melilla?
El IVA rige en la Península y Baleares. Canarias queda fuera de su ámbito y aplica el IGIC; Ceuta y Melilla aplican el IPSI. Repercutir IVA en esos territorios es aplicar una plantilla peninsular equivocada.
¿Cuánto tiempo tengo que conservar las facturas?
Como referencia fiscal, la prescripción general de la Ley General Tributaria es de cuatro años. El artículo 30 del Código de Comercio obliga además a conservar libros y documentación seis años desde el último asiento.
¿Es obligatoria ya la factura electrónica entre autónomos y empresas?
La Ley 18/2022 la contempla entre empresarios y profesionales, pero su aplicación depende del desarrollo reglamentario y el calendario se ha ido desplazando. Comprueba el estado vigente en la AEAT antes de contratar nada por este motivo.
Antes de emitir tu próxima factura
Repasa la lista corta: número correlativo dentro de su serie, las dos fechas si difieren, datos y NIF completos de ambas partes, descripción que aguante una comprobación, base imponible clara, tipo y cuota de IVA por separado, retención sobre la base cuando proceda y la mención especial si la operación es exenta o va con inversión del sujeto pasivo.
Una última advertencia: esta guía describe el marco general y no sustituye al análisis de tu caso. Los tipos, los umbrales y los calendarios de facturación electrónica se modifican por norma. Contrasta cualquier decisión con la sede electrónica de la AEAT o con un asesor fiscal colegiado antes de aplicarla.