Programa gratuito de facturación para autónomos: qué sirve de verdad en 2026

Esta guía no te va a dar un ranking de marcas con notas y estrellas. Te va a dar lo otro: las reglas que tiene que cumplir el programa, los requisitos que tiene que llevar la factura, dónde está la trampa habitual del plan gratuito y cómo comprobar tú mismo si la herramienta que estás mirando sirve o te va a dejar tirado. Con eso puedes evaluar cualquier programa, incluidos los que salgan el año que viene.

Aviso. Esto es información general sobre facturación y obligaciones formales, no asesoramiento fiscal. Los plazos de la factura electrónica obligatoria y de Veri*factu se han movido varias veces y dependen de desarrollo reglamentario. Antes de tomar una decisión que afecte a tus obligaciones, comprueba la fecha vigente en la sede electrónica de la Agencia Tributaria y en el BOE, y consulta con tu asesor fiscal.

Por qué la pregunta ha cambiado por completo en 2026

Hasta hace poco, buscar un programa gratuito de facturación era una cuestión de comodidad. Querías dejar de numerar facturas a mano, tener los clientes guardados y no pelearte con las fórmulas de una hoja de cálculo cada trimestre. Si el programa era feo pero funcionaba, valía.

Ahora hay dos normas que convierten la elección en una cuestión de cumplimiento, no de gusto:

• El Reglamento Veri*factu, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, que regula los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación. Deja de ser libre cómo guarda tu programa lo que emites: los registros de facturación tienen que ser íntegros, trazables, inalterables, conservables y legibles, encadenados unos con otros mediante una huella o hash, y con la posibilidad de remitirse a la Agencia Tributaria.
• La factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales, que nace del artículo 12 de la Ley 18/2022 (la llamada Ley Crea y Crece) y se ha desarrollado mediante el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026. Eso cambia el formato mismo de la factura: deja de bastar un PDF bonito enviado por correo.

Las dos cosas son distintas y mucha gente las mezcla. Veri*factu va de cómo registra tu programa lo que emites. La factura electrónica B2B va de en qué formato viaja la factura hasta tu cliente y cómo se comunica si te la han pagado. Puedes estar obligado a una antes que a la otra. Un programa que cumpla una y no la otra te deja a medias.

La pregunta útil ya no es "¿cuál es el programa gratuito más bonito?", sino "¿este programa gratuito puede acreditar que cumple el reglamento, y qué pasa con mis datos el día que decida irme?".

Quién queda afectado

La regla general es amplia: alcanza a empresarios y profesionales que expidan facturas por sus operaciones, con las exclusiones y particularidades que fija cada norma. Hay casos que quedan fuera o con reglas propias, por ejemplo quienes ya llevan sus libros registro a través del Suministro Inmediato de Información (SII) de la AEAT, o determinadas operaciones y territorios con régimen fiscal distinto. Si no tienes claro en qué lado caes, esa es exactamente la consulta que le tienes que hacer a tu asesor antes de contratar nada.

Veri*factu: el filtro que decide qué programa puedes usar

Veri*factu es la parte que más afecta a la elección del software, porque no es algo que hagas tú: es algo que tiene que hacer el programa. Si el programa no lo hace, no lo arreglas con buena voluntad.

Qué exige el reglamento

De forma resumida y sin entrar en el detalle técnico, el sistema informático de facturación tiene que:

1. Generar un registro de facturación por cada factura emitida, en el momento de emitirla, y también un registro cuando se anula.
2. Encadenar esos registros: cada uno incorpora una huella del anterior, de manera que si alguien borra o modifica uno por detrás, la cadena se rompe y se nota.
3. Impedir la alteración de lo ya registrado. Nada de "borro esta factura y renumero". Si te equivocaste, se corrige con una factura rectificativa o con un registro de anulación, y queda el rastro.
4. Incorporar un código QR en la factura, que permite a quien la recibe verificarla o comunicarla a la Agencia Tributaria.
5. Permitir la remisión de los registros a la AEAT. Aquí está la bifurcación: si el sistema los envía de forma automática y continuada, es un sistema "Veri*factu" en sentido estricto y se relaja alguna exigencia; si no los remite, es un sistema "no verificable" y entonces se le pide firma electrónica de los registros y llevanza de un registro de eventos.
6. Ir acompañado de una declaración responsable del fabricante o comercializador en la que se certifica que el producto cumple el reglamento. Esto es lo que tú puedes exigir y comprobar.

Si un programa gratuito no puede enseñarte por escrito una declaración responsable de que cumple el reglamento de sistemas informáticos de facturación, no es un programa gratuito: es un riesgo gratuito.

Cuándo entra en vigor: por qué aquí no te doy una fecha cerrada

El calendario de Veri*factu se ha aplazado más de una vez. El Real Decreto 254/2025 ya retrasó las fechas para los usuarios de los sistemas, y en diciembre de 2025 se aprobó un nuevo aplazamiento que las volvió a mover aproximadamente un año, distinguiendo entre contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el resto de obligados, entre ellos los autónomos, que van después.

La estructura del calendario sí es estable y es la que te conviene entender:

• Primero se obligó a los fabricantes y comercializadores de software a ofrecer productos adaptados, plazo que ya venció. Por eso hoy ves a los programas anunciando que "son Veri*factu": esa parte ya es exigible a quien vende el software.
• Después entran los usuarios, y ahí van por tramos: primero los sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades y después el resto, incluidos los autónomos.

Comprueba la fecha antes de decidir. Estas fechas se han modificado ya dos veces por norma con rango legal. No te fíes de la que leas en un blog, ni de esta guía: entra en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, en el apartado de Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERI*FACTU, y mira la fecha vigente para tu caso. Si tu decisión depende de esa fecha, confírmala también con tu asesor.

Qué hago mientras tanto

Adelantarse no penaliza. Puedes emitir con un sistema que ya cumpla antes de que te sea exigible, y de hecho es lo cómodo: cambiar de programa a mitad de ejercicio, con la numeración empezada, es más engorroso que empezar el año ya dentro. Lo que sí conviene es no hacer inversiones grandes basadas en una fecha que puede moverse otra vez.

La factura electrónica obligatoria entre empresas y autónomos

Esta es la segunda pata, y la que más gente sigue sin tener en el radar. La Ley 18/2022 estableció la obligación de expedir factura electrónica en las operaciones entre empresarios y profesionales, y dejó casi todo el detalle al reglamento. Ese reglamento llegó con el Real Decreto 238/2026.

Qué cambia respecto a lo que haces ahora

Hoy, cuando le mandas a un cliente un PDF por correo, técnicamente estás mandando una factura en papel escaneada en versión digital. La factura electrónica obligatoria es otra cosa: es un documento estructurado, en un formato que una máquina puede leer y procesar sin intervención humana. El reglamento contempla varias sintaxis para que los sistemas se entiendan entre sí, entre ellas Facturae (el estándar español que ya se usa con las administraciones públicas), UBL, CII de UN/CEFACT y el mensaje de factura de EDIFACT. Las plataformas están obligadas a transformar entre esos formatos conservando la autenticidad y la integridad del documento.

Los dos canales: plataforma privada o solución pública

El sistema se apoya en dos vías que conviven. Por un lado, plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas, que es lo que ofrecerá la mayoría de programas comerciales. Por otro, una solución pública de facturación electrónica gestionada por la Administración. Puedes usar una, otra o las dos, y si no eliges plataforma de forma expresa la solución pública actúa como canal por defecto. Para un autónomo con pocas facturas, esa solución pública es justo lo que hace que "gratis" siga siendo una respuesta viable.

La parte que nadie cuenta: los estados de la factura

La obligación no termina al emitir. El destinatario de la factura tiene que comunicar determinados estados en un plazo breve —el reglamento fija cuatro días hábiles— informando al menos de la aceptación o el rechazo comercial de la factura con su fecha, y del pago efectivo completo con la fecha en que se produjo. Hay estados adicionales de carácter voluntario, como la aceptación parcial, el pago parcial o la cesión a un tercero.

Esto es lo que le da sentido a toda la norma: la Ley Crea y Crece nació para atacar la morosidad, y el registro de fechas de pago es la herramienta. Para ti tiene una consecuencia práctica inmediata: tu programa no solo tiene que emitir, también tiene que poder recibir y comunicar estados. Un generador de PDF, por muy gratuito que sea, no hace eso.

El calendario, otra vez por tramos

La aplicación efectiva depende de un desarrollo posterior (una orden ministerial que concreta la solución pública), y a partir de ahí se despliega en dos fases: primero quedan obligados los empresarios y profesionales con una facturación anual por encima de ocho millones de euros, y en una segunda fase el resto, con un margen adicional para la obligación de comunicar los estados de pago. Es decir: si eres autónomo, estás en el último tramo y tienes recorrido, pero el programa que elijas hoy debería tener una hoja de ruta creíble para llegar ahí.

Y las facturas a la Administración, ¿qué?

Ojo con confundirlas. Facturar a una administración pública en formato electrónico ya es obligatorio desde hace años por la Ley 25/2013, a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas, con el conocido FACe como referencia y formato Facturae firmado electrónicamente. Las administraciones pueden excluir de la obligación las facturas de importe reducido, con un umbral habitual de 5.000 euros. Si ya facturas a un ayuntamiento o a una consejería, esa parte no es nueva para ti; lo nuevo es que el mismo tipo de exigencia se extiende a tus clientes privados.

Qué tiene que llevar una factura para ser válida

Antes de mirar programas, conviene saber qué tiene que producir el programa. El contenido obligatorio está en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012. Si el programa que estás probando no te deja poner alguno de estos campos, ya sabes que no vale.

Contenido de la factura completa

• Número y, en su caso, serie. La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie. No puede haber huecos ni saltos hacia atrás. Puedes tener series distintas (por ejemplo, una para rectificativas), pero cada una es correlativa por sí misma.
• Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de la operación.
• Nombre y apellidos o razón social del emisor y del destinatario.
• NIF del emisor. El del destinatario, cuando la normativa lo exige (entre otros casos, en operaciones con empresarios y profesionales, en las entregas intracomunitarias exentas y cuando se produce la inversión del sujeto pasivo).
• Domicilio del emisor y del destinatario.
• Descripción de las operaciones, con los datos necesarios para determinar la base imponible: precio unitario, descuentos y rebajas si los hay.
• Base imponible, tipo o tipos impositivos aplicados y cuota repercutida, consignada por separado.
• Si la operación está exenta, la referencia al precepto que ampara la exención.

Las menciones especiales que casi nadie configura

Aquí es donde los programas gratuitos flojean, porque son casillas que no todo el mundo usa y muchos desarrolladores las dejan fuera. Si haces alguna de estas operaciones, comprueba que tu programa las contempla:

• Inversión del sujeto pasivo. La factura debe llevar esa mención expresa y no se repercute IVA. Es típico de ejecuciones de obra inmobiliaria en determinados supuestos y de operaciones con empresarios de otros Estados miembros.
• Entrega intracomunitaria exenta. Requiere los NIF-IVA de ambas partes, la referencia a la exención y que ambos estén dados de alta en el censo correspondiente. Un programa que no valida el NIF-IVA te deja vendido.
• Prestación de servicios a empresarios de otro Estado miembro, con la regla de localización correspondiente.
• Régimen especial del criterio de caja, si estás acogido: la factura debe indicarlo.
• Regímenes especiales de agencias de viajes o de bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, cada uno con su mención.
• Facturación por el destinatario (autofacturación), que también lleva su mención.

Cuándo hay que expedirla

La factura se expide en el momento de realizar la operación. Cuando el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal, el reglamento da un plazo mayor: antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya devengado el impuesto. No es un permiso para acumular tres meses de facturas en diciembre.

Y si me equivoco

No se corrige borrando ni sobrescribiendo. Se emite una factura rectificativa, con su propia serie y numeración, identificando la factura que rectifica y el motivo. Es una de las funciones que primero deberías probar en cualquier programa candidato, porque hay herramientas gratuitas que simplemente no la tienen, y sin ella no puedes corregir un error de manera regular.

La factura simplificada: el antiguo ticket, y por qué no siempre vale

La "factura simplificada" sustituyó a lo que todos llamábamos ticket. No es una factura de segunda: es una factura con menos contenido obligatorio, permitida solo en determinados casos.

Cuándo se puede usar

Con carácter general, cuando el importe no excede de 400 euros, IVA incluido, y también en las facturas rectificativas. Además, el reglamento permite llegar hasta 3.000 euros, IVA incluido, en una lista tasada de actividades: ventas al por menor, ventas o servicios a domicilio del consumidor, transporte de personas y sus equipajes, hostelería y restauración, servicios de salas de baile y discotecas, servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas, peluquerías e institutos de belleza, uso de instalaciones deportivas, revelado de fotografías, aparcamiento de vehículos, alquiler de películas, tintorerías y lavanderías, y autopistas de peaje, entre otras.

Qué tiene que llevar

• Número y, en su caso, serie, con numeración correlativa.
• Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de la operación.
• NIF, nombre y apellidos o razón social del expedidor.
• Identificación de los bienes entregados o servicios prestados.
• Tipo impositivo y, opcionalmente, la expresión "IVA incluido".
• Contraprestación total.
• Si es rectificativa, la referencia a la factura rectificada.

La parte que causa discusiones: la deducción

Una factura simplificada normal no permite a tu cliente deducirse el IVA, porque no identifica al destinatario ni desglosa la cuota. Para que sí pueda deducir, el reglamento obliga a añadir el NIF y el domicilio del destinatario y a consignar la cuota repercutida de forma separada. Es lo que hace el camarero cuando le pides "factura con mis datos": convierte la simplificada en una simplificada cualificada.

Traducido a la elección de software: si tienes clientes empresa, comprueba que el programa te deja emitir la simplificada con datos del destinatario y cuota desglosada. Si solo emite tickets sin esa opción, tus clientes profesionales van a volver a por ti.

La retención de IRPF en la factura del autónomo profesional

Es la duda que más se repite y la que más se contesta mal por internet, así que voy a ser preciso en lo que es estable y prudente en lo que cambia.

Cuándo aparece la retención

La retención de IRPF en factura se practica, en general, cuando se dan a la vez dos condiciones:

1. Que realices una actividad profesional (las que tributan en las secciones correspondientes de actividades profesionales), no una actividad empresarial. Un diseñador, un traductor, un abogado o un consultor suelen estar en el primer grupo; una tienda o un taller, en el segundo.
2. Que tu cliente sea empresario, profesional o una entidad obligada a retener. Si le facturas a un particular, no hay retención: el particular no es retenedor.

Cuando procede, la retención la ingresa tu cliente en Hacienda, no tú. Tú la restas del total de la factura y la recuperas después vía declaración de la renta. Por eso una factura con retención se cobra por menos importe del que factura, y por eso conviene que el programa la calcule y la muestre en una línea aparte, claramente identificada.

Por qué no te doy el porcentaje

Porque hay un tipo general y hay tipos reducidos en determinadas situaciones, como el inicio de actividad profesional durante un periodo limitado, o supuestos específicos por tipo de rendimiento. Además, esos porcentajes se han modificado por ley en varias ocasiones. Publicar un número aquí sería el tipo de dato que envejece mal y que la gente copia en su plantilla durante años.

Lo correcto: consulta el porcentaje vigente que te corresponde en la Agencia Tributaria o pregúntaselo a tu asesor antes de emitir la primera factura del año, y configúralo en el programa. Un programa decente te deja fijar el tipo por cliente y por serie, porque no todas tus facturas llevarán el mismo tratamiento.

El error clásico

Aplicar retención a facturas emitidas a particulares, o dejar de aplicarla a un cliente empresa por olvido. Las dos cosas dan lugar a descuadres con el modelo trimestral y a que el cliente te pida rectificar. Un programa que te permita marcar "cliente sujeto a retención" en la ficha del cliente, y que arrastre esa marca automáticamente a cada factura, te ahorra el 90 % de estos líos.

Qué mirar al elegir programa: la lista de comprobación

Esta es la parte que puedes usar como guion mientras pruebas cualquier candidato. Van ordenados de más a menos determinante.

1. Cumplimiento del reglamento, por escrito

Busca la declaración responsable del fabricante. Que la web diga "adaptado a la nueva normativa" no es lo mismo. Pregunta directamente: ¿opera en modalidad Veri*factu con remisión de registros, o como sistema no verificable con firma y registro de eventos? Las dos son legales, pero tienen implicaciones distintas para ti.

2. Exportación real de tus datos

Este es el criterio que más gente ignora y el que más caro sale. Antes de meter un solo cliente, comprueba que puedes sacar todo: facturas en PDF, el detalle en un formato estructurado tipo CSV o XML, la lista de clientes y los conceptos. Y compruébalo de verdad, exportando desde la versión gratuita, no leyendo la página de características. Si la exportación es una función de pago, no estás usando un programa gratuito: estás depositando tu contabilidad en una caja fuerte cuya llave se vende aparte.

3. Copias de seguridad y dónde viven tus datos

Si es una aplicación en la nube, ¿hay copia? ¿La puedes descargar tú? ¿Dónde se alojan los datos y qué dice la política de privacidad sobre transferencias internacionales? Si es de escritorio, la copia es responsabilidad tuya, así que necesitas una rutina, no buenas intenciones.

4. Numeración y series

Que puedas definir series, que la numeración sea correlativa y que el programa no te permita reutilizar un número. Suena raro pedir que una herramienta te limite, pero justo esa limitación es lo que la hace conforme.

5. Facturas rectificativas

Que existan. Que enlacen con la factura original. Que salgan en una serie propia. Pruébalo emitiendo una factura de prueba y rectificándola.

6. Multiempresa y multiactividad

Si tienes dos actividades, o llevas también las facturas de una sociedad, comprueba si el plan gratuito admite más de un emisor. Muchos limitan a uno, y descubrirlo a mitad de año obliga a migrar.

7. Conciliación y control de cobros

Marcar facturas como cobradas, ver el pendiente, filtrar por vencimiento. Con la obligación futura de comunicar estados de pago, esta función pasa de comodidad a requisito.

8. Gestión de gastos

Facturar es la mitad del trabajo. Si el programa también guarda las facturas recibidas, tu trimestre se prepara solo. Si no, tendrás dos sistemas y el doble de posibilidades de perder un justificante.

9. Soporte

Mira dónde se pregunta y en qué idioma se responde. Un proyecto de software libre con foro activo puede darte mejor respuesta que un chat comercial que solo atiende a clientes de pago. Lo que no sirve es un formulario que nadie contesta cuando estás a 48 horas de presentar el trimestre.

10. Continuidad del proyecto

¿Quién hay detrás? ¿Hay empresa identificable, o es un proyecto personal sin actualizaciones desde hace años? Con dos reformas normativas en marcha, un programa que no se actualiza es un programa que va a dejar de cumplir.

La trampa del "gratis": dónde está el coste que no ves

Ningún plan gratuito es caridad. Siempre hay un modelo de negocio detrás, y conviene saber cuál es antes de meter dentro tres años de facturación.

El límite de facturas o de clientes

El más habitual. El plan gratuito cubre hasta cierto número de documentos al mes o al año, o hasta cierto número de clientes activos. No es tramposo si está claro; el problema es que suele descubrirse en el peor momento. Antes de empezar, localiza el límite exacto en las condiciones del servicio, no en la página de marketing, y calcula si tu volumen cabe. Si estás cerca del techo, empezar ahí es empezar con fecha de caducidad.

La marca de agua y el aspecto

Varios planes gratuitos incluyen el logo del proveedor en tus facturas. Legalmente no invalida nada, pero si facturas a clientes grandes, comunica que estás en la versión gratuita. Es una decisión tuya, no un problema de cumplimiento.

La función que necesitas justo está en el plan de pago

El patrón se repite: la emisión es gratis y lo que se cobra es exactamente aquello sin lo cual no puedes trabajar. Los candidatos habituales son la exportación de datos, las facturas recurrentes, el envío automático de recordatorios de cobro, el acceso para tu asesor, la conexión bancaria y, cada vez más, la emisión en formato estructurado. Haz la prueba al revés: en lugar de mirar qué incluye el plan gratuito, mira qué incluye el primer plan de pago. Eso es lo que te van a quitar.

Qué pasa con tus datos si dejas de usarlo

La pregunta más importante de todas. Escenarios reales que conviene prever:

• El proveedor cierra o lo compra otra empresa y el plan gratuito desaparece.
• Tu cuenta se marca como inactiva por no entrar durante meses.
• Decides cambiar de herramienta y descubres que solo puedes descargar las facturas de una en una.

En cualquiera de los tres, tú sigues teniendo la obligación de conservar y de poner a disposición de la Administración lo que emitiste. Que el proveedor haya cerrado no es una causa de exoneración. Por eso la regla práctica es simple: haz una exportación completa cada trimestre y guárdala fuera del programa, en tu propio disco y en una copia adicional. Tarda diez minutos y te cubre.

La factura no es del programa, es tuya. Cualquier herramienta que dificulte sacar tus propios datos está resolviéndote un problema pequeño a cambio de crearte uno grande.

El coste de migrar

Cambiar de programa a mitad de ejercicio implica cerrar una numeración y abrir otra, comprobar que no quedan huecos, trasladar la ficha de clientes y conservar el acceso al sistema antiguo durante el plazo legal. Nada de eso es imposible, pero es tiempo. Elegir bien al principio es más barato que elegir gratis.

La opción gratuita más segura: la aplicación de la Agencia Tributaria

Si quieres una respuesta concreta a "qué programa gratuito uso", la más defendible hoy es la aplicación gratuita de facturación Veri*factu de la propia AEAT. No porque sea la más completa, que no lo es, sino porque es la única sobre la que no tienes que fiarte de nadie: es la Administración quien la ofrece y quien define el estándar.

Qué hace

• Emite facturas incorporando automáticamente los requisitos Veri*factu, con código QR que permite verificar la factura desde la sede electrónica.
• Admite facturas ordinarias, rectificativas y facturas sustitutivas de simplificadas.
• Guarda y reutiliza los datos de clientes, productos y series, para que no tengas que reescribirlos.
• Permite descargar la factura en PDF y consultar el histórico, así como anular una factura emitida por error desde la consulta.
• No hay que instalar nada: funciona desde el navegador.

Qué no hace, y conviene saberlo antes

• Solo descarga en PDF. No exporta a Facturae ni a otros formatos estructurados. Para las obligaciones de factura electrónica B2B que llegarán, eso es una limitación real.
• No gestiona gastos, ni prepara modelos trimestrales, ni concilia el banco.
• No personaliza la plantilla con tu logotipo ni tus colores.
• Los borradores sin usar caducan pasados unos meses.
• Está pensada para quien emite un número reducido de facturas o tiene un proceso sencillo. Si facturas a diario, se te va a quedar corta en usabilidad.

Cómo se accede

Desde la sede electrónica de la Agencia Tributaria, en el apartado de IVA, dentro de "Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERI*FACTU". Necesitas identificarte con certificado digital, DNI electrónico o Cl@ve. Si aún no tienes ninguno de los tres, ese trámite es el primero que deberías hacer, porque lo vas a necesitar para todo lo demás.

Importante: el entorno de la aplicación es real. Las facturas que emitas ahí tienen efectos tributarios. Si quieres trastear para ver cómo funciona, usa el portal de pruebas que la propia AEAT habilita, no el de producción.

Excel, Word y plantillas descargadas: por qué dejan de servir

Es el cambio que más resistencia genera, porque a mucha gente le ha funcionado durante quince años. La razón por la que ya no sirve no es estética ni de comodidad: es que una hoja de cálculo no puede cumplir el requisito de inalterabilidad. Cualquiera puede abrir el fichero, cambiar un importe, borrar una fila y guardar. No hay huella, no hay encadenamiento, no hay registro de eventos y no hay nadie que responda por el sistema.

Lo mismo aplica a la plantilla de Word que rellenas y conviertes a PDF, y a los generadores de facturas en línea que simplemente te devuelven un PDF sin guardar registro. Producen un documento con apariencia de factura, no un sistema informático de facturación.

Lo que sí puedes seguir haciendo con la hoja de cálculo

Usarla como cuadro de mando: previsión de tesorería, control de qué te deben, cálculo de cuánto te queda por facturar para llegar a tu objetivo del trimestre. Como herramienta de análisis está bien. Como sistema de emisión, se acabó.

El caso de la factura en papel

Emitir en papel a un particular seguirá siendo posible dentro de los supuestos que la normativa permita, pero el registro de esa factura tiene que generarse igualmente en un sistema conforme. Es decir: aunque le des un papel al cliente, por detrás hay un sistema informático que lo registra. La imagen mental de "yo facturo poco y lo llevo en un talonario" ya no encaja con la norma.

Conservar las facturas: cuánto tiempo y de qué manera

Hay dos plazos que conviven y conviene no confundirlos:

• Plazo tributario. Como regla general, las obligaciones y los derechos con Hacienda prescriben a los cuatro años, contados desde el fin del plazo de presentación de la declaración correspondiente. Ese es el plazo que se maneja habitualmente para conservar facturas emitidas y recibidas a efectos de una comprobación.
• Plazo mercantil. El Código de Comercio obliga a conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio durante seis años desde el último asiento. Este plazo es más largo y a menudo se olvida.

Hay supuestos en los que el periodo se alarga: bienes de inversión con regularización de deducciones a lo largo de varios años, bases imponibles negativas pendientes de compensar, o actuaciones que interrumpen la prescripción. Ante la duda, el criterio práctico de casi cualquier asesor es el mismo: conserva más años, no menos, porque el coste de guardar ficheros es prácticamente cero y el coste de no poder acreditar un gasto no lo es.

Cómo conservarlas

• Se pueden conservar en formato electrónico, siempre que se garantice la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad durante todo el plazo, y que puedas ponerlas a disposición de la Administración sin demora cuando te las pidan.
• Deben conservarse con el contenido original con el que se expidieron. Una reimpresión con la plantilla nueva no es la factura original.
• Si conservas fuera de España, hay reglas adicionales de acceso. Merece la pena mirar dónde aloja tus datos el proveedor.
• La copia trimestral en tu propio disco, más una segunda copia en otro soporte, es la práctica que resuelve casi todos los escenarios malos.

La alternativa honesta: llevarlo con el asesor

Con dos reformas normativas encima, hay un punto en el que buscar el programa gratuito perfecto deja de ser rentable. No es una recomendación comercial: es aritmética de tu tiempo.

Cuándo compensa claramente

• Cuando emites un volumen alto de facturas o tienes muchos clientes recurrentes.
• Cuando haces operaciones intracomunitarias, con inversión del sujeto pasivo o con regímenes especiales. Ahí el error no es un descuadre, es una liquidación mal presentada.
• Cuando tienes actividad en territorios con fiscalidad indirecta propia (por ejemplo, Canarias, con IGIC en lugar de IVA, o Ceuta y Melilla con su propio impuesto). Muchos programas asumen IVA peninsular por defecto.
• Cuando el tiempo que dedicas a la administración te está quitando horas facturables. Si una hora tuya vale más que la cuota mensual del despacho, la cuenta está hecha.
• Cuando ya tienes o vas a tener una sociedad, con contabilidad obligatoria y cuentas anuales.

Cuándo no hace falta todavía

• Actividad sencilla, pocos clientes, todos nacionales, un solo tipo de IVA y sin retenciones complicadas.
• Recién empezado, con volumen bajo y ganas de entender de primera mano cómo funciona tu propia fiscalidad. Aprender a facturar bien el primer año es una inversión.

La fórmula intermedia

La que mejor funciona en la práctica: tú emites, el asesor presenta. Usas un programa conforme, le das acceso o le mandas la exportación trimestral, y él se encarga de los modelos y de la revisión. Sale más barato que la gestión completa, mantienes el control de tus datos y tienes a alguien que detecta el error antes de que se convierta en una comprobación. Si eliges esa vía, pregúntale a tu asesor qué formato de exportación prefiere antes de elegir programa: es información gratis que te ahorra una migración.

Errores que salen caros

• Numerar con huecos o repetir números. La numeración correlativa es un requisito formal, y los saltos injustificados son de las primeras cosas que se miran en una comprobación.
• Borrar una factura mal hecha en vez de rectificarla. Con un sistema conforme ni siquiera vas a poder, y eso es bueno. Con una hoja de cálculo puedes, y ahí está el problema.
• Mezclar la serie de presupuestos con la de facturas. Un presupuesto no es una factura y no debe consumir numeración.
• No validar el NIF-IVA del cliente intracomunitario. Sin comprobación en el censo correspondiente, la exención se te puede caer y el IVA acaba siendo tuyo.
• Confundir fecha de expedición con fecha de operación. Determinan trimestres distintos y descuadran el modelo.
• Aplicar retención a particulares, o dejar de aplicarla a clientes obligados a retener.
• No emitir factura porque el cliente "no la pide". La obligación de expedir no depende de que te la reclamen.
• Guardar todo únicamente en la nube del proveedor, sin copia propia.
• Dar por hecho que el programa cumple porque su web lo dice. Pide la declaración responsable.
• Esperar al último mes antes de la fecha de obligatoriedad. Migrar con prisa, con la numeración en marcha y el soporte del proveedor saturado, es la peor combinación posible.

Preguntas frecuentes

¿Puedo seguir facturando gratis en 2026?

Sí. Que haya obligaciones nuevas no significa que haya que pagar por un programa. La aplicación gratuita de facturación Veri*factu de la Agencia Tributaria permite emitir facturas conformes sin coste, y hay proyectos de software libre y planes gratuitos comerciales que también pueden cumplir. Lo que ya no es viable es facturar con una hoja de cálculo o una plantilla de texto.

¿Un programa gratuito puede cumplir Veri*factu?

Puede, pero no todos lo hacen. El requisito no es el precio, es que el fabricante o comercializador acredite mediante declaración responsable que el producto cumple el reglamento. Pídesela antes de empezar a usarlo y guárdala.

¿Cuándo me obliga Veri*factu exactamente si soy autónomo?

El calendario se ha aplazado más de una vez y distingue entre contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, que van primero, y el resto de obligados, entre ellos los autónomos, que van después. Como las fechas se han modificado por norma en dos ocasiones, no te fíes de la que leas en un artículo: consulta la vigente en la sede electrónica de la AEAT o pregúntale a tu asesor. Adelantarse no penaliza.

¿Es lo mismo Veri*factu que la factura electrónica obligatoria?

No, y confundirlas lleva a decisiones malas. Veri*factu regula cómo tu sistema registra y asegura lo que emites, con encadenamiento de registros y código QR. La factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales, que viene de la Ley 18/2022 y del Real Decreto 238/2026, regula que la factura viaje en un formato estructurado y que se comuniquen los estados de aceptación y pago. Son obligaciones distintas, con calendarios distintos.

¿Sirve mandar la factura en PDF por correo electrónico?

Hoy, en muchos casos sí, si el destinatario lo acepta. Cuando entre en juego la obligación de factura electrónica B2B para tu tramo, ya no: hará falta un documento estructurado en alguno de los formatos admitidos, como Facturae, UBL, CII o EDIFACT, y enviado a través de una plataforma de intercambio o de la solución pública.

¿Necesito certificado digital para facturar?

Para usar la aplicación gratuita de la AEAT sí: te identificas con certificado, DNI electrónico o Cl@ve. Con un programa privado normalmente entras con usuario y contraseña, pero el certificado te va a hacer falta igualmente para el resto de trámites tributarios, así que conviene tenerlo.

¿Cuántas facturas puedo emitir con un plan gratuito?

Depende del proveedor y cambia con frecuencia, así que no te fíes de ninguna cifra publicada en un artículo, incluida esta página. Busca el límite exacto en las condiciones del servicio antes de registrarte y calcula si tu volumen encaja con margen.

¿Puedo hacer una factura simplificada a una empresa?

Puedes, dentro de los límites de importe y de los supuestos que permite el reglamento, pero para que tu cliente pueda deducirse el IVA la factura simplificada tiene que incluir su NIF y su domicilio, y la cuota repercutida consignada por separado. Sin eso, tu cliente no deduce y te va a pedir que la rehagas.

¿Qué retención de IRPF pongo en mi factura?

Depende de si tu actividad es profesional o empresarial, de quién sea tu cliente y de tu situación concreta, ya que existen tipos reducidos en supuestos como el inicio de actividad. Los porcentajes se han modificado por ley varias veces, así que consulta el vigente en la Agencia Tributaria o con tu asesor antes de emitir la primera factura del año, y déjalo configurado en el programa.

¿Cuánto tiempo tengo que guardar las facturas?

A efectos tributarios se maneja el plazo general de prescripción de cuatro años, y el Código de Comercio obliga a conservar la documentación del negocio durante seis años desde el último asiento. Hay casos que alargan el periodo, como los bienes de inversión o las bases negativas pendientes. En la práctica, guarda más años de los mínimos.

¿Qué hago si el programa gratuito que uso cierra?

La obligación de conservar y de poner las facturas a disposición de la Administración sigue siendo tuya. Por eso conviene exportar todo cada trimestre y guardarlo fuera del programa, en tu propio equipo y en una copia adicional. Si el proveedor anuncia el cierre, exporta antes de la fecha límite y no lo dejes para el último día.

¿Puedo cambiar de programa a mitad de año?

Sí, pero hazlo ordenado: cierra la numeración en el sistema antiguo, comprueba que no quedan huecos, abre serie nueva o continúa la correlativa en el nuevo según lo que te indique tu asesor, migra la ficha de clientes y conserva el acceso o la exportación completa del sistema anterior durante el plazo legal de conservación.

¿Por qué esta guía no recomienda programas concretos con nota?

Porque no hemos hecho un ensayo comparativo propio de esos productos, y publicar puntuaciones o límites de plan sin haberlos verificado sería inventarlos. Los planes gratuitos cambian de condiciones cada pocos meses, y con dos reformas normativas en curso una tabla de marcas envejece en semanas. Preferimos darte los criterios para que evalúes tú, y señalar la única opción gratuita que sí podemos verificar porque es oficial: la aplicación de la Agencia Tributaria.

Por dónde empezar esta semana

Si quieres avanzar sin esperar a que se cierren los calendarios, este es un orden razonable:

1. Consigue el certificado digital o Cl@ve si aún no lo tienes. Sin eso no puedes hacer casi nada de lo demás.
2. Entra en la sede electrónica de la AEAT y comprueba la fecha vigente de Veri*factu para tu caso.
3. Prueba la aplicación gratuita de la AEAT en su entorno de pruebas y emite una factura ficticia para ver si te encaja.
4. Si necesitas más, haz la lista de comprobación de esta guía con dos o tres candidatos y pide la declaración responsable a cada uno.
5. Pregúntale a tu asesor qué formato de exportación prefiere antes de decidir.
6. Programa un recordatorio trimestral para exportar y guardar copia de todo lo emitido.

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Última revisión del contenido: agosto de 2026. Guía informativa de carácter general elaborada a partir de normativa publicada en el BOE y de información de la sede electrónica de la Agencia Tributaria. No sustituye al asesoramiento de un profesional. Los plazos citados pueden haber cambiado desde la fecha de revisión.