Programas contabilidad autónomos: la guía para elegir con la normativa de 2026 en la mano

Respuesta directa: un programa de contabilidad para autónomos es una herramienta que registra tus ingresos y gastos, emite las facturas y te deja los libros registro y las autoliquidaciones preparadas. Desde la Ley 11/2021 (Ley Antifraude) y el Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, el criterio de elección ya no es el precio ni el diseño: es que el programa sea un sistema informático de facturación (SIF) conforme, es decir, que genere un registro de facturación por cada factura, lo encadene con una huella, impida alterarlo sin dejar rastro, incorpore el código QR y venga con la declaración responsable de su fabricante. Todo lo demás (integraciones, informes, app móvil) se elige después.

Esta guía está escrita en agosto de 2026 y no vende ningún programa. No vas a encontrar aquí una tabla con precios de suscripción ni notas del tipo «4,5 sobre 5»: las tarifas del software cambian cada pocos meses y una puntuación inventada no te ayuda a decidir. Lo que sí vas a encontrar es el marco normativo verificado, qué libros te obliga a llevar Hacienda según cómo tributes, qué modelos tiene que cubrir la herramienta y una lista de comprobaciones que puedes hacer tú mismo antes de pagar el primer recibo.

Verifactu y el reglamento de sistemas de facturación: el criterio que manda

Durante años, elegir programa de contabilidad era una cuestión de gusto. Podías facturar con una plantilla de Word, apuntar los ingresos en una hoja de cálculo y presentar los trimestres a mano. Eso ha cambiado, y el cambio viene de una cadena normativa que conviene entender porque explica casi todo lo que te van a intentar vender.

El punto de partida es la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal. Esa ley introdujo en la Ley General Tributaria una nueva letra j) en el artículo 29.2, que obliga a que los sistemas y programas informáticos que soportan los procesos de facturación garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones ni omisiones. Traducido: se acabó el programa que permite borrar una factura y que no quede rastro, y se acabó la caja registradora con «doble uso».

Esa ley necesitaba un reglamento, y llegó con el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que aprueba el Reglamento que fija los requisitos de los sistemas informáticos de facturación, conocido popularmente como «reglamento Verifactu». Después llegó la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, que bajó ese reglamento a especificaciones técnicas concretas: formato de los registros, algoritmo de huella, contenido del código QR que debe aparecer en la factura y la leyenda que identifica a las facturas emitidas en modalidad verificable.

Qué tiene que hacer el programa, en lenguaje llano

Un sistema conforme al reglamento hace estas cosas cada vez que emites una factura, y las hace solo, sin que tú tengas que acordarte:

• Genera un registro de facturación de alta en el mismo momento de expedir la factura, con los datos que exige la norma.
• Calcula una huella (hash) de ese registro y la encadena con la del registro anterior, de forma que la secuencia completa queda enlazada. Si alguien manipula una factura del mes pasado, la cadena se rompe y se nota.
• Genera un registro de anulación cuando una factura se anula. El registro anterior no desaparece: se anula dejando constancia.
• Incorpora un código QR en la factura con los datos que permiten cotejarla, según las especificaciones de la orden ministerial.
• Conserva y permite exportar los registros durante los plazos legales, en un formato legible y descargable.
• Lleva la declaración responsable del fabricante por escrito y de forma visible dentro del propio programa, certificando que esa versión cumple el reglamento.

Ese último punto es el que más gente pasa por alto y el que más te conviene mirar. La Agencia Tributaria no homologa ni certifica programas de facturación, y desconfía de quien te diga lo contrario: no existe un sello oficial de «software aprobado por la AEAT» ni un listado de productos bendecidos. Lo que existe es una declaración responsable que emite el productor del sistema, versión a versión, y que debe poder verse en el propio programa. Si un comercial te dice que su producto está «certificado por Hacienda», está usando mal las palabras, y eso ya te dice algo sobre el resto de sus afirmaciones.

Pregunta que resuelve la mitad de la decisión: «enséñame dónde está la declaración responsable dentro del programa». Si tardan en contestar o te mandan a un PDF comercial, sigue buscando.

Quién está obligado y quién queda fuera

El ámbito subjetivo del reglamento alcanza a los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, a los contribuyentes del IRPF que desarrollan actividades económicas (aquí entras tú si eres autónomo), a los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes con establecimiento permanente y a las entidades en régimen de atribución de rentas que realicen actividades económicas. También alcanza a los productores y comercializadores del software, en lo relativo a su actividad.

Hay exclusiones. La más relevante para un negocio en crecimiento es la de quienes ya llevan los libros registro a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria, es decir, los acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII). Si estás en SII, ya envías el detalle de tus facturas casi en tiempo real y el reglamento de facturación no te añade esa capa. La mayoría de los autónomos no está en SII, así que la exclusión rara vez aplica. También quedan fuera determinadas operaciones documentadas mediante facturas expedidas por el destinatario o por un tercero, y las relativas a establecimientos permanentes en el extranjero.

Las sanciones: por qué esto no es una recomendación

La misma Ley 11/2021 añadió el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, que tipifica dos infracciones distintas. Por un lado, la fabricación, producción y comercialización de sistemas que no cumplan las especificaciones, con multa fija por cada ejercicio y tipo de sistema informático comercializado. Por otro, la tenencia de sistemas que no se ajusten a lo exigido, que recae sobre el usuario final, con multa fija por ejercicio. El importe de la sanción al usuario es de decenas de miles de euros, muy por encima de lo que cuesta cualquier programa del mercado, y no depende de que hayas defraudado: basta con tener y usar un sistema que no cumpla.

La conclusión práctica es simple. El coste de equivocarte eligiendo software barato pero no conforme no se mide en la cuota mensual, se mide en la sanción. Y como el régimen sancionador afecta también al fabricante, un proveedor serio tiene tanto interés como tú en cumplirlo.

Calendario vigente: dos prórrogas y las fechas que están en vigor

Aquí hay que ser preciso, porque circula mucha información caducada. El reglamento original fijaba el 1 de julio de 2025 como fecha única para todos los obligados. Esa fecha ya no existe. Ha habido dos aplazamientos y el calendario ha cambiado en dos ocasiones:

Las fechas de la última fila son las que están en vigor cuando se escribe esta guía. El Real Decreto-ley 15/2025 se publicó en el BOE el 3 de diciembre de 2025 y fue convalidado por el Congreso pocos días después. Su exposición de motivos justifica el aplazamiento en las dificultades técnicas y normativas y en la conveniencia de una implantación ordenada.

Ahora la advertencia importante: este calendario se ha movido dos veces, así que comprueba la fecha vigente en la sede electrónica de la Agencia Tributaria antes de tomar una decisión con dinero de por medio. Ninguna guía, esta incluida, es fuente oficial. Lo que sí puedes dar por bueno es la dirección del cambio: la obligación no se ha derogado, solo se ha retrasado, y los requisitos de fondo (huella, encadenamiento, inalterabilidad, QR, declaración responsable) no han cambiado con las prórrogas.

Qué significa una prórroga para tu decisión de compra

Significa que tienes margen, no que puedas ignorarlo. Tres razones para no esperar al último trimestre:

1. La migración lleva tiempo. Pasar el histórico de facturas, cuadrar saldos de clientes y proveedores y aprender la herramienta no se hace en una tarde. Hacerlo con el trimestre encima es la receta para presentar mal un 303.
2. El cambio de programa conviene hacerlo a 1 de enero. Empezar un ejercicio nuevo con el sistema nuevo evita tener el mismo año partido en dos aplicaciones, que es donde aparecen los descuadres.
3. Los proveedores se saturan al final. Cuando se acercó la primera fecha, los tiempos de soporte y de alta se alargaron. Va a volver a pasar.

Las dos modalidades: Veri*Factu y sistema no verificable

El reglamento no obliga a enviar todas tus facturas a Hacienda. Ofrece dos caminos, y el programa que elijas debería dejarte escoger o, al menos, decirte con claridad en cuál trabaja.

Para la mayoría de los autónomos que trabajan con una herramienta en la nube, la modalidad verificable es la vía cómoda: el programa envía el registro y tú no gestionas certificados ni logs. Si tu actividad ocurre en un sitio sin cobertura fiable (un puesto de mercado, una obra, un local con red inestable), pregunta expresamente cómo se comporta el programa cuando no hay conexión, porque ahí es donde se distinguen los productos hechos con cabeza de los que se han quedado en el folleto.

Elegir modalidad no es una decisión irreversible ni una declaración de intenciones: es una configuración. Lo que sí es irreversible es haber emitido un año de facturas con un sistema que no encadena registros.

La otra obligación: factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece

Mucha gente mezcla Verifactu con la factura electrónica obligatoria entre empresas. Son dos obligaciones distintas, con normas distintas y calendarios distintos, y conviene tenerlo claro antes de que alguien te venda un producto «para las dos cosas» sin explicarte cuál cubre.

• Verifactu / reglamento de sistemas de facturación regula cómo tiene que comportarse tu programa por dentro: registros, huella, inalterabilidad y, en su caso, remisión a la AEAT.
• Factura electrónica B2B regula en qué formato y por qué canal intercambias la factura con el otro empresario o profesional, y obliga a informar de los estados de la factura (aceptación, rechazo, pago efectivo).

La obligación de factura electrónica entre empresarios y profesionales nace del artículo 12 de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (la conocida como Crea y Crece). Esa ley necesitaba un desarrollo reglamentario que tardó años en llegar, y llegó con el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026, que desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales y modifica el Reglamento de obligaciones de facturación aprobado por el Real Decreto 1619/2012.

Por qué todavía no hay una fecha cerrada

El real decreto entró en vigor a los veinte días de su publicación, pero su aplicación efectiva está diferida. Las obligaciones serán exigibles en dos fases:

• A los doce meses para empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones del año anterior superara los 8 millones de euros.
• A los veinticuatro meses para el resto de empresarios y profesionales. Aquí está la inmensa mayoría de los autónomos.

La clave está en desde cuándo se cuentan esos plazos: desde la entrada en vigor de la orden ministerial que regule la solución pública de facturación electrónica, prevista en el propio real decreto. El Ministerio de Hacienda publicó un proyecto de esa orden en abril de 2026, pero mientras la orden no se publique en el BOE, el reloj no empieza a correr y no existe una fecha definitiva. Cualquiera que hoy te dé un día exacto para la factura electrónica B2B te está dando una previsión, no una fecha.

Lo que sí puedes hacer ya es preguntar a tu proveedor de software si su hoja de ruta contempla los formatos y el intercambio de estados de factura, y si prevé conexión con plataformas de intercambio o con la solución pública. Que hoy no lo tenga no es descalificatorio; que no sepa de qué le hablas, sí.

Qué te obliga a llevar Hacienda según cómo tributes

Este es el apartado que casi ningún comparador de software explica, y es el que determina si necesitas un programa de facturación sencillo o algo más serio. Un autónomo persona física, salvo excepciones, no lleva contabilidad ajustada al Código de Comercio: lleva libros registro fiscales. La diferencia es enorme en trabajo y en precio.

Estimación directa simplificada

Es el régimen por defecto de la mayoría de los autónomos. Se aplica cuando el importe neto de la cifra de negocios del conjunto de tus actividades no superó los 600.000 euros en el año anterior y no has renunciado a él. Determinas el rendimiento por diferencia entre ingresos y gastos deducibles, con dos particularidades propias de la modalidad simplificada:

• Las amortizaciones se practican de forma lineal con una tabla simplificada propia.
• Puedes deducir un 5 % del rendimiento neto previo en concepto de provisiones y gastos de difícil justificación, con un límite de 2.000 euros al año. Solo se aplica si el rendimiento neto previo es positivo, y el programa debería calcularlo solo.

Los libros registro que exige el Reglamento del IRPF (artículo 68) y que detalla la Orden HAC/773/2019 son, para actividades empresariales en estimación directa: libro registro de ventas e ingresos, libro registro de compras y gastos y libro registro de bienes de inversión. Si eres profesional, se añade el libro registro de provisiones de fondos y suplidos, que es justo el que se olvida configurar en la mitad de las altas y el que hace que un abogado o un arquitecto acabe metiendo suplidos como ingresos propios.

Estimación directa normal

Se aplica si superas el límite de cifra de negocios o si renuncias a la simplificada. Aquí desaparece el 5 % de gastos de difícil justificación y, en actividades de carácter mercantil, la obligación se endurece: hay que llevar contabilidad ajustada al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad, con libro diario, inventarios y cuentas anuales. Si estás en este escenario, necesitas un programa contable de verdad o una gestoría con uno, no una app de facturas.

Estimación objetiva (módulos)

En módulos el rendimiento no sale de tus ingresos reales, sino de unos parámetros (personal, superficie, potencia eléctrica, mesas, vehículos) que fija cada año una orden ministerial. Eso cambia por completo lo que necesitas del software: no te hace falta un motor contable, te hace falta control de los módulos aplicables, de las facturas recibidas y de los bienes de inversión que amortizas.

Las obligaciones registrales son más ligeras: conservar las facturas emitidas y recibidas ordenadas por trimestres, llevar el libro registro de bienes de inversión cuando se practiquen amortizaciones y, en las actividades cuyo rendimiento se fija en función del volumen de operaciones, llevar libro registro de ventas o ingresos. Aun así conviene registrar los ingresos reales, porque son los que te dicen si módulos te sigue compensando.

Ojo con los límites excluyentes de módulos: las magnitudes que expulsan del régimen se han venido prorrogando ejercicio a ejercicio mediante normas con rango de ley, y su cuantía se ha mantenido con carácter transitorio varios años seguidos. No te fíes de una cifra leída en un blog: mira la orden de módulos del ejercicio y la disposición transitoria de la Ley del IRPF que esté vigente, o pregunta a tu asesor.

IVA: los libros que exige el reglamento del impuesto

Con independencia de cómo tributes en IRPF, si estás en el régimen general del IVA tienes que llevar libro registro de facturas expedidas, libro registro de facturas recibidas, libro registro de bienes de inversión y, si procede, libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias. En régimen simplificado y en el recargo de equivalencia las obligaciones cambian, y hay actividades exentas donde no repercutes IVA pero sigues teniendo obligaciones de registro en IRPF. Es uno de los puntos donde más se equivocan los autónomos que se dan de alta sin asesoramiento.

Gastos deducibles: tres reglas que el programa debería conocer

Un buen programa no solo apunta el gasto: te avisa de las reglas que limitan su deducción. Tres que aparecen en casi todas las inspecciones:

• Suministros de la vivienda parcialmente afecta. Si trabajas en casa y lo has declarado, deduces el 30 % sobre la proporción de metros afectos aplicada a los suministros (agua, luz, gas, teléfono, internet), salvo que pruebes un porcentaje superior.
• Manutención propia. Es deducible en los mismos límites que las dietas exentas del reglamento del IRPF, con dos condiciones que se olvidan siempre: que el gasto se produzca en establecimientos de restauración y hostelería y que se pague por medios electrónicos. Un ticket pagado en efectivo, aunque sea de una comida de trabajo real, no cumple el requisito.
• Vehículo. En IRPF solo se deduce si está afecto de forma exclusiva a la actividad, con excepciones tasadas (transporte de viajeros, agentes comerciales, autoescuelas, representantes y algunas más). En IVA, la ley presume una afectación del 50 % para los vehículos turismo, presunción que ambas partes pueden desvirtuar con prueba. Que el programa te deje marcar un gasto de gasolina como deducible no significa que lo sea.

Ninguna de estas reglas la resuelve el software por ti. Las decisiones de deducibilidad son tuyas y, cuando hay dudas, de tu asesor fiscal. El programa sirve para que la información esté ordenada y localizable el día que te la pidan.

Los modelos que el programa debe cubrir: 130, 131, 303, 390 y compañía

Cuando compares herramientas, pon encima de la mesa la lista de modelos que presentas realmente. Un programa que te «saca el 303» pero no cuadra el 130 te deja a medias.

La exoneración del 390 que casi nadie configura bien

Están exonerados de presentar el modelo 390 los sujetos pasivos con periodo de liquidación trimestral que tributen solo en territorio común y realicen exclusivamente actividades en régimen simplificado de IVA y/o arrendamiento de bienes inmuebles urbanos. La exoneración no es voluntaria: si te aplica, no presentas el 390, pero tienes que rellenar el apartado específico de información adicional en el 303 del cuarto trimestre y marcar la casilla que indica que estás exonerado. Un programa que no contemple ese apartado te obliga a entrar a mano en la sede de la AEAT justo el día que ibas con prisa.

Y un detalle de calendario que ahorra sustos: si domicilias el pago, el plazo de presentación se acorta respecto al último día. Comprueba cada año el calendario del contribuyente que publica la Agencia Tributaria, porque los fines de semana y festivos mueven fechas.

Doce criterios para elegir (y en qué orden pesan)

Ordenados de más a menos determinante. Los cuatro primeros son eliminatorios: si un candidato falla ahí, no sigas mirando por muy bien que se vea la interfaz.

1. Conformidad como sistema informático de facturación. Declaración responsable visible en el producto, generación de registros de alta y anulación, encadenamiento por huella, QR en la factura y capacidad de operar en la modalidad que te convenga.
2. Cobertura de tu régimen fiscal concreto. Que soporte estimación directa simplificada con su 5 % y su tabla de amortización, o módulos, o el libro de provisiones y suplidos si eres profesional. Un programa pensado para sociedades puede no llevar los libros del IRPF.
3. Exportación completa de tus datos. Que puedas sacar facturas, libros y registros en un formato abierto y legible, sin pagar un extra ni pedir permiso. Es tu seguro contra el día en que subas de precio, cambies de idea o el proveedor cierre.
4. Tratamiento de datos y seguridad. Contrato de encargado de tratamiento conforme al RGPD y a la LOPDGDD, información sobre dónde se alojan los datos, copias de seguridad, doble factor de autenticación y, si existe, certificación ISO 27001. Manejas datos fiscales de terceros: esto no es un adorno.
5. Actualización normativa incluida. Que las adaptaciones legales entren en la cuota y no como módulo de pago. Pregunta cómo gestionaron los cambios de los dos últimos años; la respuesta es un buen indicador.
6. Soporte en castellano y con personas. Horario, canal y tiempo de respuesta comprometido por escrito. Prueba el chat antes de contratar con una duda técnica de verdad.
7. Conciliación bancaria. Conexión con tu banco o, como mínimo, importación de extractos en un formato estándar. Es lo que más horas ahorra al mes.
8. Modelo de trabajo con tu asesoría. Si tienes gestoría, que pueda entrar con su propio usuario o recibir un fichero que su programa entienda. Muchos conflictos de «mi software no habla con el suyo» se resuelven aquí y son gratis si se prevén antes.
9. Facturación recurrente y remesas si trabajas con iguala o suscripción, y control de vencimientos y avisos de impago.
10. Multidivisa y operativa intracomunitaria si vendes fuera. Comprueba que gestiona la inversión del sujeto pasivo y el 349.
11. Integraciones reales con lo que ya usas: tu tienda online, tu TPV, tu pasarela de pago, tu almacenamiento. Pide ver la integración funcionando, no el logotipo en una página de socios.
12. Curva de aprendizaje. El mejor programa es el que vas a usar cada semana. Si tardas veinte minutos en hacer una factura, acabarás volviendo al Word.

Sobre los nombres del mercado

En España conviven soluciones en la nube orientadas al autónomo y a la pyme, programas instalados de toda la vida, ERP con módulo contable y las herramientas propias que muchas asesorías ceden a sus clientes. Aquí no publicamos una tabla con precios ni con puntuaciones por una razón sencilla: las tarifas cambian varias veces al año y una nota numérica sin metodología detrás no es información, es decoración. Cualquier comparativa que veas con precios exactos y estrellas conviene contrastarla con la página oficial del fabricante el mismo día en que la lees.

Lo que sí puedes hacer con cualquier candidato, en media hora y gratis: abrir su periodo de prueba, emitir una factura, comprobar si aparece el código QR, buscar la declaración responsable dentro del producto, generar el libro de ventas e ingresos, exportarlo y luego intentar borrar la factura para ver qué hace el sistema. Ese pequeño ensayo te dirá más que cualquier ranking.

Tipos de solución: de la hoja de cálculo al ERP

Una precisión sobre la hoja de cálculo, porque genera mucha confusión: llevar tus números en una hoja no es ilegal. Lo que no puede hacer una hoja de cálculo es ser el sistema que expide tus facturas una vez que la obligación te alcance, porque no cumple los requisitos de registro, huella y trazabilidad. Puedes seguir usándola para presupuestar, para tu control de tesorería o para simular escenarios.

Cuánto cuesta de verdad y dónde se esconde el coste

No te voy a dar precios cerrados porque cambian y porque cada fabricante los estructura a su manera. Sí te doy el mapa de dónde se va el dinero, que es lo que te permite comparar dos presupuestos que a primera vista parecen iguales:

• Cuota base por usuario. Comprueba si el precio anunciado es por usuario o por cuenta, y qué pasa cuando das acceso a tu gestoría.
• Pago anual frente a mensual. El anual suele salir más barato, pero te ata. En el primer año, mensual.
• Módulos de pago aparte: conciliación bancaria, presentación de modelos, contabilidad analítica, control de stock, facturación recurrente. Es habitual que lo que necesitas esté justo un escalón por encima del plan que te enseñaron.
• Límites por volumen: número de facturas al mes, de clientes, de documentos almacenados. Mira tu año pasado y proyecta.
• Migración inicial. Algunos la incluyen y otros la cobran como servicio. Pregúntalo por escrito antes de firmar.
• Formación. Media jornada de tu tiempo tiene un coste real aunque no salga en ninguna factura.
• Salida. Qué te llevas y en qué formato el día que te vayas. Si la exportación es de pago, el precio real del producto es más alto de lo que parece.

Dos apuntes fiscales sobre el propio gasto: la cuota del programa es un gasto deducible de tu actividad y su IVA es deducible en la medida en que la herramienta esté afecta. Y si contratas a un proveedor establecido fuera de España, revisa con tu asesor cómo se documenta la operación, porque puede haber inversión del sujeto pasivo y obligación de estar en el ROI.

Regla práctica: compara siempre el coste anual completo del escenario que vas a tener dentro de un año, no el del plan de entrada del primer mes.

Cómo migrar sin perder datos ni trazabilidad

Cambiar de programa a mitad de ejercicio es la fuente número uno de descuadres. Si puedes, hazlo con el cierre. Y sigue este orden:

1. Exporta todo del sistema antiguo antes de dar de baja nada: facturas emitidas y recibidas en PDF, los libros registro, la lista de clientes y proveedores con NIF y domicilio, los bienes de inversión con su fecha de alta, valor y amortización acumulada, y los saldos pendientes de cobro y pago.
2. Verifica el histórico contra tus modelos presentados. Suma las bases del libro de ventas de cada trimestre y contrástalas con lo declarado en los 303. Si no cuadra, el problema está en los datos viejos, no en el programa nuevo.
3. Fija la fecha de corte y comunícala a tu asesoría. A partir de ahí, ninguna factura se emite desde el sistema antiguo.
4. Carga los maestros primero (clientes, proveedores, artículos, series de numeración) y solo después los saldos de apertura.
5. Continúa la numeración de tus series de facturas. Si empiezas una serie nueva, documenta el motivo: los saltos de numeración se explican mal a posteriori.
6. Haz una emisión de prueba y comprueba QR, datos obligatorios de la factura, tipo de IVA y retención si procede.
7. Conserva el sistema antiguo en modo lectura durante el plazo de prescripción, o al menos guarda una copia íntegra de la exportación en dos ubicaciones distintas.

Sobre plazos de conservación: los libros y facturas se guardan durante el periodo en que la Administración puede comprobar, que con carácter general es de cuatro años desde el fin del plazo de declaración, pero hay supuestos que lo alargan, como los bienes de inversión con regularización pendiente o las bases imponibles negativas. Ante la duda, guarda de más.

Errores comunes y cómo evitarlos

• Elegir por precio y descubrir después que no cubre tu régimen. Comprueba primero los libros y los modelos, luego la cuota.
• Creer que existe un sello oficial de Hacienda. No lo hay: lo que hay es la declaración responsable del fabricante.
• Confundir Verifactu con la factura electrónica B2B. Son obligaciones distintas y con calendarios independientes.
• No migrar el histórico y quedarse con dos años partidos entre dos aplicaciones.
• Silenciar los avisos de vencimiento y llegar tarde a un 303. El recargo por presentación extemporánea sin requerimiento es evitable con un recordatorio.
• Registrar gastos que no son deducibles porque el programa deja marcarlos. La casilla no es una autorización.
• Guardar solo el PDF de las facturas recibidas sin apuntarlas en el libro de compras y gastos, y perder la deducción del IVA soportado por no tenerlas registradas en plazo.
• No dar acceso a la asesoría hasta el último día del trimestre, cuando ya no hay margen para corregir.
• Olvidar el modelo 036 cuando cambias de actividad, de régimen o de domicilio.
• Dejar la elección para el mes anterior a la fecha límite, cuando el soporte del proveedor está saturado.

Cuatro perfiles de autónomo y qué necesita cada uno

Profesional que factura a empresas con retención

Pocas facturas, importes altos, retención del IRPF en cada una y necesidad del libro de provisiones de fondos y suplidos si adelanta gastos por cuenta del cliente. Puede quedar exonerado del 130 si la mayor parte de sus ingresos ya lleva retención. Le basta una herramienta de facturación conforme con buen control de retenciones y libros del IRPF.

Comercio o bar en módulos

Muchas operaciones pequeñas, TPV en el mostrador y rendimiento calculado por parámetros. Necesita que el TPV sea el sistema conforme, control de facturas recibidas y del libro de bienes de inversión, y el 131 en lugar del 130. La pregunta clave al proveedor del TPV es qué versión cumple el reglamento y desde cuándo.

Tienda online

Volumen alto, ventas a consumidores de otros países de la Unión y posible ventanilla única. Necesita integración con la plataforma de comercio y con la pasarela de pago, tratamiento correcto de los tipos de IVA por país y control de devoluciones y rectificativas. Aquí una herramienta genérica se queda corta rápido.

Autónomo societario

Si además administras una sociedad, tu sociedad entra en la primera fase del calendario de Verifactu y tú, como persona física, en la segunda. Son dos obligaciones separadas: no des por hecho que el programa de la sociedad te cubre la actividad personal. La sociedad, además, lleva contabilidad conforme al Código de Comercio, legalización de libros y depósito de cuentas en el Registro Mercantil.

Preguntas frecuentes

¿Existe algún programa homologado o certificado por la Agencia Tributaria?

No. La Agencia Tributaria no homologa ni certifica productos y no publica una lista de programas aprobados. Lo que exige el reglamento es que el productor del software emita una declaración responsable, por escrito y visible en el propio sistema, afirmando que esa versión cumple los requisitos. Si un vendedor te habla de estar «certificado por la AEAT», pídele que te enseñe exactamente qué documento tiene.

¿Desde cuándo tengo que usar un programa adaptado si soy autónomo?

Con el calendario vigente al escribir esta guía, tras el Real Decreto-ley 15/2025, la fecha para los obligados distintos de los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades es el 1 de julio de 2027, y para las sociedades el 1 de enero de 2027. Como el calendario ya se ha prorrogado dos veces, confirma la fecha en la sede electrónica de la AEAT antes de planificar.

¿Puedo seguir facturando con una hoja de cálculo o con Word?

Hasta que la obligación te alcance, sí, siempre que las facturas cumplan el Reglamento de obligaciones de facturación. A partir de ese momento, no: el sistema con el que expides facturas debe generar registros encadenados con huella e impedir modificaciones sin rastro, y una hoja de cálculo no hace eso. Para tus previsiones y tu tesorería puedes seguir usándola sin problema.

¿Verifactu significa que Hacienda ve todas mis facturas?

Solo si trabajas en la modalidad verificable, que remite el registro de facturación a la Agencia Tributaria al expedir la factura. En la modalidad no verificable no hay envío continuo, pero a cambio el sistema debe firmar electrónicamente los registros y llevar un registro de eventos. En ambos casos, Hacienda puede solicitar tus registros en una comprobación.

¿La factura electrónica obligatoria entre empresas ya está en vigor?

El desarrollo reglamentario existe: es el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, en vigor desde abril de 2026. Su exigibilidad está diferida: doce meses para quienes superen los 8 millones de euros de volumen de operaciones y veinticuatro meses para el resto, contados desde la entrada en vigor de la orden ministerial que regule la solución pública de facturación electrónica. Esa orden no estaba publicada en el BOE al cerrar esta guía, así que no hay fecha definitiva.

¿Qué pasa si uso un programa que no cumple?

El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria tipifica como infracción grave la tenencia de sistemas que no se ajusten a lo exigido, con multa fija por ejercicio para el usuario, y sanciona además al fabricante o comercializador por cada ejercicio y tipo de sistema. Es una sanción por incumplimiento formal: no hace falta que hayas dejado de ingresar nada.

¿Puedo cambiar de programa si no me convence?

Sí. Antes de darte de baja, exporta facturas, libros registro, maestros de clientes y proveedores, bienes de inversión y saldos pendientes, y guarda una copia fuera del proveedor. Comprueba en el contrato qué formato de exportación te garantizan y durante cuánto tiempo mantienen tus datos accesibles después de cancelar.

¿Necesito saber contabilidad para usar estos programas?

Para el uso diario, no: están pensados para que registres ingresos y gastos sin conocer el plan contable. Para las decisiones (qué gasto es deducible, qué régimen te conviene, cómo tratar una operación intracomunitaria) sí hace falta criterio, y ahí es donde una asesoría se paga sola. El programa ordena; no decide.

¿Estoy obligado a presentar el modelo 390?

Depende. Están exonerados los sujetos pasivos con liquidación trimestral que tributen solo en territorio común y realicen exclusivamente actividades en régimen simplificado de IVA y/o arrendamiento de bienes inmuebles urbanos. Si te aplica, no presentas el 390 pero debes rellenar el apartado de información adicional del 303 del cuarto trimestre. Comprueba que tu programa lo contempla.

¿Y si estoy en módulos, me afecta todo esto?

El reglamento de sistemas de facturación te afecta igual, porque expides facturas. Lo que cambia es el resto: el rendimiento se calcula por parámetros, presentas el 131 en lugar del 130 y tus obligaciones de libros son más ligeras. Vigila cada año los límites excluyentes del régimen, que se han venido prorrogando ejercicio a ejercicio.

¿El programa puede presentar los modelos por mí?

Algunos generan el fichero y lo presentan si tienes certificado digital o Cl@ve; otros solo te dan el borrador con las casillas rellenas para que lo copies en la sede. Pregúntalo con estas palabras exactas, porque «prepara tus impuestos» significa cosas muy distintas según el fabricante. Y recuerda que la responsabilidad de lo presentado es tuya, la genere quien la genere.

¿Merece la pena pagar por software si facturo muy poco?

Si emites dos o tres facturas al mes, un plan de gama de entrada o una opción gratuita conforme te resuelve la vida. El cálculo no es el precio contra cero: es el precio contra las horas que dedicas y contra el riesgo de un error formal. En cuanto empieces a tener gastos que clasificar y clientes que reclamar, la herramienta se amortiza.

Tu próximo paso

Coge dos o tres candidatos, abre sus periodos de prueba y haz este recorrido con cada uno: emite una factura completa con retención, comprueba que sale el código QR, localiza la declaración responsable dentro del producto, genera el libro de ventas e ingresos del trimestre, expórtalo y prueba a modificar una factura ya emitida. El que salga bien parado de esas cinco pruebas es el tuyo, y habrás decidido con datos propios en lugar de con la nota que alguien puso en una tabla.

Antes de cerrar, lo importante: esta guía es información general sobre normativa fiscal y contable, no asesoramiento personalizado. Tu situación depende de tu actividad, tu régimen, tu volumen y tu comunidad autónoma. Consulta con un asesor fiscal o con tu gestoría antes de tomar decisiones, y verifica siempre las fechas y los importes en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, que es la única fuente que manda.

Normas citadas en esta guía

• Ley 58/2003, General Tributaria: artículos 29.2.j) y 201 bis.
• Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal.
• Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación.
• Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, de especificaciones técnicas, funcionales y de contenido.
• Real Decreto 254/2025, primera modificación del calendario.
• Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, segunda modificación del calendario.
• Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, artículo 12.
• Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales.
• Real Decreto 1619/2012, Reglamento de obligaciones de facturación.
• Ley 35/2006 del IRPF y Real Decreto 439/2007, Reglamento del IRPF (artículo 68, libros registro).
• Orden HAC/773/2019, de 28 de junio, sobre llevanza de los libros registro en el IRPF.
• Ley 37/1992 del IVA y Real Decreto 1624/1992, Reglamento del IVA.
• Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).