Qué gastos puede deducir un autónomo: la guía completa

Esta guía está escrita para el caso más común: persona física dada de alta en el censo de empresarios y profesionales, tributando en estimación directa del IRPF. Si tributas en estimación objetiva (módulos) o a través de una sociedad, las reglas de gasto son distintas y buena parte de lo que sigue no te aplica. También conviene decirlo desde el principio: la deducibilidad no se decide leyendo una lista, se decide caso por caso según qué actividad ejerces y qué puedes probar. Lo que sigue te da el marco y las citas normativas para que puedas contrastarlas tú mismo en el texto de la Ley 35/2006 del IRPF y en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

Los tres requisitos que debe cumplir cualquier gasto

El artículo 28 de la Ley del IRPF remite, para calcular el rendimiento neto de actividades económicas, a las normas del Impuesto sobre Sociedades. Esto significa que un autónomo determina su beneficio igual que lo hace una empresa: ingresos menos gastos, con las particularidades que la propia Ley del IRPF añade en su artículo 30.2. De ahí sale la regla práctica que usan las oficinas de gestión tributaria cuando revisan una declaración, y que puedes usar tú antes de anotar cualquier factura.

1. Vinculación con la actividad

El gasto tiene que estar relacionado con la obtención de los ingresos. La Administración lo llama correlación de ingresos y gastos, y es el filtro que más gastos tumba. No basta con que el desembolso sea real: hace falta que se explique por la actividad. Un ordenador para un diseñador gráfico pasa el filtro sin discusión; el mismo ordenador para un fontanero que solo lo usa para llevar presupuestos también, pero tendrá que explicarlo si le preguntan. Una bicicleta de montaña no pasa el filtro salvo que la actividad sea alquilar bicicletas o dar rutas guiadas.

La consecuencia práctica es que el mismo gasto puede ser deducible para un autónomo y no serlo para su vecino de al lado. Cuando alguien te diga que «un autónomo puede deducir X», pregúntale para qué actividad. Sin ese dato, la afirmación no significa nada.

2. Justificación documental

El gasto tiene que estar soportado por una factura que cumpla los requisitos del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012): identificación del emisor y del destinatario con NIF, número, fecha, descripción de la operación, base imponible, tipo y cuota de IVA. La factura tiene que ir a nombre del autónomo o de su actividad, no a nombre de un familiar ni «a nombre del bar de abajo».

Conviene saber que la factura no es una llave mágica. El artículo 106.4 de la Ley General Tributaria dice que la factura no constituye un medio de prueba privilegiado: si la Administración cuestiona razonadamente la realidad de la operación, el contribuyente tiene que aportar algo más, como el contrato, el justificante de pago o la correspondencia comercial. Pagar por transferencia o tarjeta, y no en efectivo, refuerza mucho la posición.

3. Registro contable

El gasto debe estar anotado en el libro registro correspondiente del ejercicio en que se devenga. El artículo 68 del Reglamento del IRPF fija los libros obligatorios y el artículo 11 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades fija el criterio de imputación temporal: se imputa al ejercicio del devengo, no al del pago. Una factura de diciembre que pagas en febrero es gasto del ejercicio de diciembre.

Los tres requisitos funcionan como una cadena, no como un menú. Un gasto perfectamente vinculado a la actividad y pagado por transferencia se cae igual si el único soporte es un ticket sin NIF. Y una factura impecable no salva un gasto que no tiene nada que ver con lo que haces.

Los gastos que la ley excluye de forma expresa

Por remisión al artículo 15 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades, hay conceptos que nunca son deducibles aunque los pagues en el ejercicio de la actividad:

• Multas y sanciones penales y administrativas, y los recargos de apremio y por presentación fuera de plazo (art. 15.c). Una multa de tráfico impuesta cuando ibas a ver a un cliente no es deducible.
• Donativos y liberalidades (art. 15.e), con las excepciones que el propio artículo recoge, entre ellas las atenciones a clientes con el límite del 1 % de la cifra de negocios.
• Gastos de actuaciones contrarias al ordenamiento jurídico (art. 15.f).
• El propio IRPF y las retenciones que ingresas por cuenta de terceros: no son gasto, son impuesto.
• El IVA soportado deducible: no es gasto en IRPF porque ya lo recuperas en el modelo 303. Solo el IVA soportado no deducible incrementa el coste del bien o servicio y va como mayor gasto.

Estimación directa normal y simplificada: qué cambia

La modalidad de estimación directa determina qué reglas de gasto y qué obligaciones formales te aplican, así que es lo primero que hay que tener claro antes de discutir factura por factura.

La estimación directa simplificada se aplica cuando la actividad no está en estimación objetiva y el importe neto de la cifra de negocios del conjunto de actividades del año anterior no supera 600.000 euros, siempre que no se haya renunciado a ella. Es el umbral que fija el artículo 30 de la Ley del IRPF y desarrolla el artículo 28 del Reglamento. Superado ese importe, o si renuncias expresamente, pasas a estimación directa normal.

La diferencia que más se nota está en dos puntos:

• Amortizaciones. En simplificada se aplica la tabla de amortización simplificada específica de esta modalidad; en normal se aplican las tablas y los métodos del Impuesto sobre Sociedades, con más margen para amortizaciones aceleradas y planes especiales.
• Provisiones y gastos de difícil justificación. Solo en simplificada. El artículo 30 del Reglamento del IRPF permite deducir un 5 % del rendimiento neto positivo por este concepto, con un máximo de 2.000 euros anuales. Es una deducción a tanto alzado que no exige justificar nada, pero que tiene un requisito importante: no se aplica cuando el contribuyente opta por la reducción por el ejercicio de determinadas actividades económicas del artículo 32.2 de la Ley.

El pago fraccionado merece una línea aparte porque condiciona el flujo de caja de todo el año. El artículo 110 del Reglamento del IRPF fija, para actividades en estimación directa, un pago del 20 % del rendimiento neto acumulado desde el inicio del año, descontando los pagos fraccionados anteriores y las retenciones soportadas. Los profesionales quedan exonerados de presentar el modelo 130 cuando al menos el 70 % de sus ingresos del año anterior estuvieron sujetos a retención o ingreso a cuenta, según el artículo 109.2 del mismo Reglamento. Es decir: cuantos más gastos deducibles legítimos anotes durante el año, menor es el rendimiento neto acumulado y menor el pago trimestral.

Gastos deducibles sin discusión

Estos son los bloques que, cumpliendo los tres requisitos, se deducen sin discusión práctica. La lista no es cerrada: cualquier gasto vinculado a tu actividad concreta encaja aquí aunque no aparezca.

Cuota del RETA y cotizaciones sociales

Las cotizaciones al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos a cargo del titular de la actividad son gasto deducible por su importe íntegro. También lo son las cotizaciones de los trabajadores a tu cargo y las de un familiar colaborador dado de alta. Las mutualidades alternativas al RETA, en las profesiones que las tienen, siguen su propia regla y merecen consulta específica.

Sobre el importe: desde la entrada en vigor del sistema de cotización por rendimientos reales, la cuota depende del tramo de rendimientos netos previstos y las tablas se revisan periódicamente. No damos aquí una cifra concreta porque cambia cada año y publicarla desactualizada te haría calcular mal. Consulta el importe vigente de tu tramo en el portal de la Seguridad Social o en Import@ss. Lo que sí es estable es la regla: lo que pagas de RETA por tu propia cobertura es gasto de la actividad, no lleva IVA y por tanto no aparece en el modelo 303.

Alquiler y gastos del local afecto

Si desarrollas la actividad en un local arrendado, el alquiler es deducible al 100 %, igual que los gastos de comunidad, el seguro del local, el IBI, la tasa de basuras y las reparaciones de conservación. El arrendador debe emitirte factura con IVA y practicar la retención que corresponda al arrendamiento de inmuebles urbanos, que tú ingresarás mediante el modelo 115. Las obras que suponen mejora o ampliación no van como gasto del ejercicio: se activan y se amortizan.

Material, software y suscripciones

Material de oficina, consumibles, herramientas, licencias de software, alojamiento web, dominios, almacenamiento en la nube, suscripciones a herramientas profesionales y equipos informáticos. Los bienes de escaso valor se pueden llevar directamente a gasto: el artículo 12.3.e) de la Ley del Impuesto sobre Sociedades permite amortizar libremente los elementos del inmovilizado material nuevos cuyo valor unitario no exceda de 300 euros, con un límite de 25.000 euros por período impositivo. Por encima de ese valor unitario, el bien se amortiza a lo largo de su vida útil.

Formación relacionada con la actividad

Un curso, un máster, un congreso o una suscripción formativa son deducibles si guardan relación con la actividad que ya ejerces. Aquí está el matiz que cuesta caro: la Administración distingue entre formación que mejora la actividad existente, que admite, y formación que sirve para iniciar una actividad distinta o para una capacitación de carácter personal, que rechaza. Un desarrollador que hace un curso de una nueva tecnología está en el primer caso. Ese mismo desarrollador haciendo un curso de cocina, en el segundo.

Seguros

El seguro de responsabilidad civil profesional, el seguro del local, el del vehículo afecto y el seguro de mercancías o de equipos son deducibles cuando el bien o el riesgo asegurado están afectos a la actividad. Para el seguro de salud hay una regla propia y bastante generosa: el artículo 30.2.5ª a) de la Ley del IRPF admite las primas de seguro de enfermedad satisfechas por el contribuyente en la parte correspondiente a su propia cobertura, a la de su cónyuge y a la de sus hijos menores de veinticinco años que convivan con él, con un límite de 500 euros por cada una de esas personas, que sube a 1.500 euros por persona con discapacidad. Fuera de esos límites, la prima no es gasto de la actividad.

Servicios profesionales independientes

La asesoría fiscal y contable, la gestoría, el abogado, el notario, el registro, la auditoría y cualquier subcontratación relacionada con la actividad son deducibles. Cuando el proveedor es un profesional persona física, su factura llevará la retención de IRPF que corresponda y tú la ingresarás con el modelo 111. Ojo con este punto: no practicar la retención que procede no anula la deducibilidad del gasto, pero genera una deuda tributaria propia con recargos.

Publicidad, marketing y relaciones públicas

Campañas de anuncios, diseño gráfico, producción de material, patrocinios, agencias, hosting de la web comercial y herramientas de email marketing. Todo deducible con factura. Cuidado con distinguir la publicidad, que es deducible sin límite, de las atenciones a clientes y proveedores, que tienen el límite del 1 % de la cifra de negocios del que hablamos más abajo. Un anuncio en redes es publicidad. Una cesta de Navidad es atención a clientes.

Amortización del inmovilizado

Los bienes que duran más de un ejercicio no se llevan a gasto de golpe: se amortizan, repartiendo su coste a lo largo de la vida útil. Ordenadores, mobiliario, maquinaria, instalaciones y vehículos afectos entran aquí. Los coeficientes máximos y los períodos máximos vienen fijados por tablas normativas que se aplican según la modalidad de estimación directa en la que estés, y que el propio programa de ayuda de la AEAT incorpora. No reproducimos aquí los coeficientes concretos: son un dato que hay que tomar de la tabla vigente aplicable a tu modalidad, no de un artículo. El terreno, por definición, no se amortiza.

Trabajar desde casa: alquiler, hipoteca y la regla del 30 %

Este es el bloque donde circula más información equivocada, así que conviene ir por partes. Trabajar desde casa no es un problema fiscal, pero tiene reglas propias y bastante estrictas.

Paso previo: declarar la afectación parcial

Antes de deducir nada tienes que haber declarado en el modelo 036 o 037 que la vivienda está parcialmente afecta a la actividad, indicando el porcentaje de metros cuadrados destinados a ella. Ese porcentaje es la base de todo lo demás. Si nunca lo declaraste, lo primero es presentar la modificación censal; deducir sin haberla declarado es la forma más rápida de perder la discusión.

El alquiler de la vivienda

Si vives de alquiler y una parte de la vivienda está afecta, la parte proporcional de la renta correspondiente a los metros afectos puede deducirse. La condición práctica es que el arrendador te facture esa parte como arrendamiento para actividad económica, con su IVA, porque el arrendamiento de vivienda está exento y el arrendamiento para uso distinto no lo está. En muchos contratos particulares esto no ocurre, y sin factura correcta la deducción se cae por el requisito 2.

Si la vivienda es de tu propiedad

Con vivienda en propiedad no hay «alquiler» que deducir, pero sí puedes llevar a gasto la parte proporcional de los tributos y gastos ligados a la titularidad del inmueble: IBI, comunidad de propietarios, seguro del hogar y tasa de basuras, siempre en el porcentaje de metros afectos. También la amortización de la parte construida afecta, excluido el valor del suelo. Lo que no es gasto es la cuota de la hipoteca: el principal es devolución de un préstamo, no gasto. Los intereses del préstamo sí pueden imputarse en la proporción afecta, porque financian un elemento parcialmente afecto a la actividad.

La regla del 30 % sobre suministros

Aquí está la norma que más gente aplica mal. El artículo 30.2.5ª b) de la Ley del IRPF establece que, cuando el contribuyente afecte parcialmente su vivienda habitual al desarrollo de la actividad, los gastos de suministros —agua, gas, electricidad, telefonía e internet— se deducen aplicando el 30 % a la proporción existente entre los metros cuadrados de la vivienda destinados a la actividad y su superficie total, salvo que se pruebe un porcentaje superior.

Es un cálculo en dos escalones, y saltarse el segundo es el error más repetido:

1. Calcula el porcentaje de vivienda afecto: metros afectos dividido entre metros totales.
2. Sobre el importe del suministro, aplica ese porcentaje y encima el 30 %.

Con números de ejemplo, poniendo tú los tuyos: si el 20 % de tu vivienda está afecto y tu factura de electricidad de un mes fuese de 100 euros, el gasto deducible de ese mes sería 100 × 20 % × 30 % = 6 euros. No 100. Ni 20. Deducir la factura entera de la luz de la vivienda habitual es una de las regularizaciones más automáticas que existen, porque la comparación entre el consumo declarado y la actividad salta sola.

La ley admite probar un porcentaje superior al 30 %, pero la carga de la prueba es tuya. Si tienes un horno industrial en el taller de casa, tendrás que sostenerlo con lecturas, potencia contratada, planos y un informe técnico. Sin esa prueba, el 30 % es el techo.

Un caso aparte: el coworking

Si en lugar de trabajar en casa alquilas una plaza en un espacio de coworking, el escenario se simplifica mucho: recibes una factura de un servicio profesional, con su IVA, y es deducible al 100 % con IVA deducible. Para quien tiene la vivienda afecta y le incomoda la carga de prueba, esta suele ser la salida más limpia.

Los gastos conflictivos: coche, móvil, ropa y comidas

Los gastos con uso mixto —parte profesional, parte personal— son el terreno donde se pierden la mayoría de las comprobaciones. La lógica de la norma es sencilla de resumir: cuando un bien sirve a la vez para vivir y para trabajar, el IRPF tiende a negar la deducción salvo que la ley diga expresamente otra cosa.

El vehículo turismo: el gran malentendido

Circula por todas partes la idea de que un autónomo puede deducir el 50 % del coche. Eso es cierto en IVA y falso en IRPF, y confundirlos sale caro.

En IRPF, el artículo 22 del Reglamento (Real Decreto 439/2007) exige que los elementos patrimoniales estén afectos a la actividad, y solo admite la afectación parcial en elementos divisibles y cuando la parte afectada sea susceptible de aprovechamiento separado e independiente. Un turismo no es divisible. Además, el mismo artículo solo considera afectos los vehículos que se utilicen exclusivamente en la actividad, con una lista tasada de excepciones en las que se admite el uso personal accesorio: vehículos mixtos destinados al transporte de mercancías, los de transporte de viajeros mediante contraprestación, los destinados a la enseñanza de conductores, los usados en desplazamientos profesionales de representantes o agentes comerciales, y los destinados a servicios de vigilancia.

Traducido: si eres agente comercial o taxista, deduces. Si eres diseñador, consultor, fontanero o fotógrafo y el coche también te lleva de vacaciones, en IRPF no deduces ni la compra, ni la amortización, ni el combustible, ni el seguro, ni el mantenimiento, ni los peajes. Y llevar un cuaderno de kilómetros no cambia la respuesta: el problema no es la prueba del uso profesional, es que la norma no admite la afectación parcial de un turismo.

En IVA la regla es otra. El artículo 95.Tres.2ª de la Ley del IVA presume una afectación del 50 % para los vehículos turismo, presunción que la Administración o el contribuyente pueden desvirtuar probando un grado distinto de utilización. Y para los vehículos de la lista del propio artículo —mixtos de transporte de mercancías, taxis, autoescuelas, comerciales y representantes, vigilancia, pruebas y ensayos— la presunción es del 100 %. El resultado es una situación que descoloca a mucha gente: el mismo coche puede dar derecho a deducir la mitad del IVA y cero euros en IRPF.

La alternativa habitual para quien necesita vehículo pero no encaja en las excepciones es una furgoneta o vehículo mixto afecto de forma exclusiva y sin uso privado, con rotulación y con estacionamiento en el local. Sigue habiendo discusión posible, pero la posición es mucho más defendible que con un turismo.

Teléfono móvil e internet

El criterio administrativo es el mismo de siempre: solo la parte afecta a la actividad. Con una línea única de uso mixto, la Administración tiende a rechazar la deducción íntegra y el contribuyente tiene difícil sostener un reparto. La solución práctica es contratar una línea exclusiva para la actividad, a nombre del autónomo y con factura a su nombre, y dejar la personal aparte. Cuando el internet es el de la vivienda habitual parcialmente afecta, entra en la regla del 30 % que ya hemos visto.

Ropa

La ropa solo es deducible cuando es vestuario profesional específico: uniformes con identificación de la actividad, equipos de protección individual, batas, calzado de seguridad, ropa técnica de un oficio concreto. Un traje, por caro que sea y por muchas reuniones a las que vayas con él, no es deducible porque sirve igual para la vida privada. La toga de un abogado sí. El criterio es la aptitud del bien para el uso personal, no lo que tú hagas con él.

Comidas con clientes y atenciones

Invitar a un cliente a comer es una atención a clientes. El artículo 15.e) de la Ley del Impuesto sobre Sociedades, aplicable al IRPF por la remisión del artículo 28 de la Ley del IRPF, las considera deducibles con el límite del 1 % del importe neto de la cifra de negocios del período. Hay que poder acreditar la relación comercial: quién asistió, qué operación o negociación lo justificaba. Una factura de restaurante con la fecha de un sábado y sin más contexto no se sostiene.

Tus propias comidas cuando trabajas fuera

Esto es distinto de lo anterior y tiene su propia regla, introducida para equiparar al autónomo con el trabajador por cuenta ajena. El artículo 30.2.5ª c) de la Ley del IRPF permite deducir los gastos de manutención del propio contribuyente incurridos en el desarrollo de la actividad, con tres condiciones: que se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería, que se abonen utilizando cualquier medio electrónico de pago, y que no superen los límites que el artículo 9 del Reglamento del IRPF fija para las dietas exceptuadas de gravamen.

Los importes de manutención en el extranjero también están en el artículo 9 del Reglamento, pero son cifras que conviene tomar directamente de la norma en el momento de aplicarlas, no de un artículo. El alojamiento, a diferencia de la manutención, no está sometido a esos límites diarios: se deduce por el importe realmente satisfecho y justificado, siempre que responda al desarrollo de la actividad.

Deducir en IRPF no es deducir el IVA

Muchos errores nacen de tratar «deducir» como una sola cosa. Son dos impuestos, con dos normativas, dos modelos y dos criterios distintos. Un mismo justificante puede tener suerte distinta en cada uno.

Qué exige cada impuesto

El ticket y la factura simplificada

Para deducir la cuota de IVA soportado el artículo 97 de la Ley del IVA exige estar en posesión del documento justificativo. Una factura simplificada corriente —el antiguo ticket— no sirve, porque no identifica al destinatario ni desglosa la cuota. Sí sirve si la pides con los datos completos: el artículo 7.2 del Reglamento de facturación permite que la factura simplificada incluya el NIF y el domicilio del destinatario y la cuota repercutida de forma separada, y con esos datos ya da derecho a deducir. Pedirlo en el momento de pagar cuesta treinta segundos; recuperarlo dos meses después casi nunca funciona.

Prorrata: cuando no todo tu IVA soportado se recupera

Si realizas a la vez operaciones que dan derecho a deducir y operaciones exentas que no lo dan —el caso clásico es la formación exenta o determinados servicios sanitarios—, entras en regla de prorrata y solo recuperas una parte del IVA soportado. La parte no deducible no se pierde del todo: se incorpora como mayor coste del bien o servicio y por tanto es gasto en IRPF. Es una de las situaciones donde el asesoramiento profesional se paga solo, porque el cálculo y la regularización de bienes de inversión tienen bastante detalle.

Libros registro, facturas y plazos de conservación

El tercer requisito de deducibilidad, el registro, tiene desarrollo propio y es el que más se descuida porque no duele hasta que llega el requerimiento.

Qué libros hay que llevar

El artículo 68 del Reglamento del IRPF distingue según el tipo de actividad y la modalidad:

• Actividades empresariales en estimación directa simplificada: libro registro de ventas e ingresos, libro registro de compras y gastos y libro registro de bienes de inversión.
• Actividades profesionales: los tres anteriores más el libro registro de provisiones de fondos y suplidos.
• Actividades empresariales de carácter mercantil en estimación directa normal: contabilidad ajustada al Código de Comercio, con libro diario y libro de inventarios y cuentas anuales, legalizados en el Registro Mercantil.

A esto se suman, en IVA, los libros registro de facturas expedidas, facturas recibidas, bienes de inversión y determinadas operaciones intracomunitarias. Los libros deben llevarse con claridad y por orden de fechas, sin espacios en blanco ni tachaduras, y las anotaciones deben permitir identificar cada operación con su justificante.

Numeración y correlación

Tus facturas emitidas deben ir numeradas de forma correlativa dentro de cada serie y sin saltos. Un salto en la numeración es una de las primeras cosas que se revisa, porque sugiere una factura emitida y no declarada. Si anulas una factura, no la borres: emite una rectificativa.

Cuánto tiempo hay que guardarlo todo

Hay dos plazos y conviene quedarse con el largo:

• Cuatro años a efectos fiscales, que es el plazo de prescripción del derecho de la Administración a liquidar del artículo 66 de la Ley General Tributaria. Se cuenta desde el día siguiente al fin del plazo de presentación de la declaración correspondiente, y cualquier actuación administrativa lo interrumpe y lo reinicia.
• Seis años a efectos mercantiles, por el artículo 30 del Código de Comercio, que obliga a conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes durante ese plazo desde el último asiento.

Hay una excepción importante que mucha gente pasa por alto: los justificantes de bienes que estás amortizando hay que conservarlos mientras dure la amortización y cuatro años más, porque el gasto de cada ejercicio se sostiene sobre esa factura de compra. Lo mismo ocurre con las bases imponibles negativas o cantidades pendientes de aplicar arrastradas de ejercicios anteriores: la prescripción del ejercicio de origen no impide que te pidan justificar su procedencia cuando las aplicas.

Errores frecuentes que acaban en una paralela

Una liquidación paralela es la propuesta de liquidación con la que la oficina de gestión corrige tu declaración cuando sus cruces de datos no cuadran con lo que declaraste. Estos son los motivos que aparecen una y otra vez en materia de gastos.

Deducir el turismo de uso mixto

Ya lo hemos visto y encabeza la lista con diferencia. La Administración cruza el vehículo con la actividad declarada en el epígrafe del IAE, y si no estás en una de las actividades tasadas del artículo 22 del Reglamento, la regularización es prácticamente automática. Combustible, seguro, taller, ITV y amortización caen en bloque.

Deducir el 100 % de los suministros de la vivienda

El segundo motivo más frecuente. Recuerda el doble escalón: porcentaje de metros afectos, y sobre eso el 30 %. Y recuerda también el paso previo: sin afectación declarada en el modelo 036 o 037 la discusión empieza perdida.

Justificantes sin datos del destinatario

Cajas de tickets de gasolinera, restaurantes y parkings sin NIF. Sirven de poco. Es un problema de rutina, no de conocimiento: pedir factura en el momento cuesta lo mismo que no pedirla, y a fin de año la diferencia es de cientos de euros.

Confundir inversión con gasto

Llevar directamente a gasto un equipo de 3.000 euros en lugar de amortizarlo adelanta la deducción de forma incorrecta y produce un ajuste. Por debajo de 300 euros de valor unitario tienes la libertad de amortización del artículo 12.3.e) de la Ley del Impuesto sobre Sociedades, con el límite anual de 25.000 euros. Por encima, toca la tabla.

Gastos anteriores al alta

Los gastos previos al inicio de la actividad pueden ser deducibles si están directamente relacionados con su puesta en marcha y se acredita esa relación, pero es un terreno donde se pide prueba y donde conviene no improvisar. Adelantar el alta censal unos días antes de la primera compra importante evita discusiones enteras.

Meter en la actividad gastos familiares

La compra semanal, la ropa de los hijos, el gimnasio, un viaje familiar con una reunión de media hora dentro. No es que sea discutible: es un ajuste con sanción probable, y si la Administración aprecia intencionalidad puede calificar la infracción como grave. Los gastos que no tienen nada que ver con la actividad no entran en esta guía ni deberían entrar en tus libros.

No conciliar ingresos con las declaraciones informativas de terceros

Aunque hablemos de gastos, la mayoría de las paralelas empiezan por el lado de los ingresos: los clientes que te retienen declaran esas retenciones en el modelo 190, y ese dato ya está en poder de la Administración antes de que tú presentes. Si tu declaración no cuadra con la información de terceros, el requerimiento llega, y una vez abierto se revisa todo lo demás.

Un gasto agresivo que ahorra doscientos euros en la renta puede costar mucho más en cuota, intereses de demora y sanción cuatro años después. La regla sensata es simple: deduce todo aquello que puedas explicar y justificar delante de un funcionario sin ponerte nervioso, y nada más.

Cuándo conviene sentarse con un asesor

Este artículo no sustituye el criterio de un profesional que conozca tu caso. Hay situaciones en las que llamar a un asesor fiscal antes de decidir sale barato: cuando vas a comprar un vehículo o un inmueble para la actividad, cuando afectas parcialmente tu vivienda, cuando realizas operaciones exentas y entras en prorrata, cuando tienes clientes o proveedores fuera de España, cuando vas a contratar personal, cuando cambias de modalidad de estimación y cuando recibes un requerimiento. En todos esos casos, la decisión que tomes ahora condiciona varios ejercicios. Y si la duda es sobre una operación concreta, existe la vía de la consulta vinculante a la Dirección General de Tributos: la respuesta obliga a la Administración en los términos consultados y es la forma más segura de resolver un caso dudoso.

Preguntas frecuentes sobre qué gastos puede deducir un autónomo

¿Qué requisitos tiene que cumplir un gasto para ser deducible?

Tres a la vez: estar vinculado a la actividad económica, estar justificado con factura completa a nombre del autónomo y estar anotado en los libros registro del ejercicio. Si falla uno de los tres, Hacienda puede rechazar el gasto aunque el pago sea real y esté hecho por transferencia.

¿Puedo deducir el coche si lo uso también para asuntos personales?

En IRPF no. El artículo 22 del Reglamento del IRPF exige afectación exclusiva para los turismos y no admite afectación parcial: si el coche tiene uso privado, aunque sea ocasional, no se deduce en IRPF. Se salvan actividades tasadas como el transporte de viajeros, la enseñanza de conductores, la vigilancia o los desplazamientos de agentes comerciales. En IVA la regla es distinta: el artículo 95 de la Ley del IVA presume un 50 % de afectación para los turismos, porcentaje que puede desvirtuarse con prueba en uno u otro sentido.

¿Cuánto puedo deducir de la luz y el agua si trabajo desde casa?

El artículo 30.2.5ª b) de la Ley del IRPF permite deducir el 30 % del importe del suministro, aplicado solo sobre la proporción de metros cuadrados de la vivienda afectados a la actividad y declarados en el modelo 036 o 037. Si el 20 % de la casa está afecto, se deduce el 30 % de ese 20 %. La ley admite probar un porcentaje superior, pero la prueba corre a cargo del contribuyente.

¿La cuota de autónomos es un gasto deducible?

Sí. Las cotizaciones al RETA a cargo del titular de la actividad son gasto deducible del rendimiento neto por su importe íntegro. No llevan IVA, así que no se deducen en el modelo 303. El importe concreto depende del tramo de rendimientos y las tablas cambian cada año: consulta el importe vigente en la sede electrónica de la Seguridad Social.

¿Puedo deducir las comidas de trabajo con clientes?

Las atenciones a clientes y proveedores son deducibles con el límite del 1 % del importe neto de la cifra de negocios del ejercicio, según el artículo 15.e) de la Ley del Impuesto sobre Sociedades, aplicable al IRPF por remisión del artículo 28 de la Ley del IRPF. Hay que acreditar quién asistió y qué relación comercial lo justifica. Su IVA, en cambio, no es deducible: el artículo 96 de la Ley del IVA excluye del derecho a deducir los bienes y servicios destinados a atenciones a clientes.

¿Cuánto puedo deducir por mis propias comidas cuando trabajo fuera?

El artículo 30.2.5ª c) de la Ley del IRPF remite a los límites del artículo 9 del Reglamento: 26,67 euros al día sin pernocta en España y 53,34 euros al día con pernocta. Se exige que el gasto se produzca en establecimientos de restauración y hostelería, que se pague por medios electrónicos y que responda al desarrollo de la actividad. Los importes para desplazamientos al extranjero son superiores y figuran en ese mismo artículo.

¿Es lo mismo deducir un gasto en IRPF que deducir su IVA?

No. Son dos impuestos con reglas propias. Un gasto puede ser deducible en IRPF y su IVA no serlo, como ocurre con las atenciones a clientes. Y al revés: en un turismo de uso mixto se puede deducir el 50 % del IVA y cero en IRPF. Revisa siempre las dos casillas por separado.

¿Vale un ticket para deducir un gasto?

Para deducir el IVA se necesita factura completa, o una factura simplificada que incluya el NIF y el domicilio del destinatario y la cuota repercutida de forma separada, según el artículo 7.2 del Reglamento de facturación. Para el IRPF el ticket puede servir como principio de prueba, pero la Administración puede rechazarlo si no identifica al destinatario ni permite ver el vínculo con la actividad.

¿Qué libros está obligado a llevar un autónomo en estimación directa?

Los empresarios en estimación directa simplificada llevan libro registro de ventas e ingresos, de compras y gastos y de bienes de inversión, según el artículo 68 del Reglamento del IRPF. Los profesionales llevan además el libro registro de provisiones de fondos y suplidos. En estimación directa normal con actividad de carácter mercantil se exige contabilidad ajustada al Código de Comercio.

¿Cuántos años tengo que conservar las facturas?

Cuatro años a efectos fiscales, que es el plazo de prescripción del artículo 66 de la Ley General Tributaria, contados desde el fin del plazo de presentación de la declaración correspondiente. Y seis años a efectos mercantiles por el artículo 30 del Código de Comercio. En la práctica manda el plazo largo. Los justificantes de bienes en amortización se guardan hasta que termine la amortización y cuatro años más.

¿Puedo deducir el seguro médico privado?

El artículo 30.2.5ª a) de la Ley del IRPF admite las primas de seguro de enfermedad del propio autónomo, su cónyuge e hijos menores de veinticinco años que convivan con él, con un límite de 500 euros por persona y año, que sube a 1.500 euros por persona con discapacidad. Fuera de ese marco, un seguro de salud particular no es gasto de la actividad.

¿Puedo deducir la formación si es para cambiar de actividad?

La formación deducible es la que se relaciona con la actividad que ya ejerces y sirve para mantenerla o mejorarla. Un curso orientado a iniciar una actividad distinta, o de carácter claramente personal, no cumple el requisito de correlación con los ingresos. Si el caso es dudoso, consúltalo antes de anotarlo.

¿Qué son los gastos de difícil justificación y cuánto son?

Es una deducción a tanto alzado exclusiva de la estimación directa simplificada, regulada en el artículo 30 del Reglamento del IRPF: un 5 % del rendimiento neto positivo con un máximo de 2.000 euros anuales, sin necesidad de justificar nada. No se aplica si optas por la reducción del artículo 32.2 de la Ley del IRPF.

¿Qué errores acaban con más frecuencia en una paralela?

Deducir el turismo de uso mixto en IRPF, deducir el 100 % de la luz y el agua de la vivienda, aportar tickets sin datos del destinatario, deducir gastos anteriores al alta censal sin acreditar su relación con la actividad, llevar a gasto directo bienes que debían amortizarse, y deducir multas y sanciones, que el artículo 15.c) de la Ley del Impuesto sobre Sociedades declara no deducibles.