Vendes un curso, una plantilla o una suscripción y el comprador está en Alemania. ¿Le cobras el 21 % español o el 19 % alemán? De esa pregunta nace la ventanilla única, y de no hacérsela a tiempo nacen la mitad de los sustos fiscales de los freelancers digitales.
La ventanilla única, OSS por sus siglas en inglés (One Stop Shop), es un sistema que te permite declarar e ingresar en España el IVA que devengas en otros países de la Unión Europea, sin tener que darte de alta como contribuyente en cada uno de ellos.
El problema que resuelve es real. La regla general del IVA en las ventas a consumidores finales de la UE es que el impuesto se devenga donde está el cliente, no donde estás tú. Si vendes un curso online a un particular en Italia, ese IVA es italiano. Sin la ventanilla única, la consecuencia literal sería que tendrías que registrarte ante la administración tributaria italiana, presentar allí sus declaraciones y hacerlo otra vez con Francia, con Portugal y con los demás. Para un autónomo que vende plantillas a 19 euros, eso es sencillamente inviable.
La ventanilla única sustituye todo eso por un único trámite: una declaración trimestral en España en la que desglosas cuánto has vendido a cada país y a qué tipo, y un único pago. Hacienda se encarga de repartir el dinero entre las administraciones europeas correspondientes.
Antes de mirar umbrales, hay una bifurcación que resuelve la mayoría de los casos y que mucha gente se salta.
Si tu cliente es un empresario o profesional de otro país de la UE con NIF-IVA válido registrado en el censo VIES, la operación va por la regla de inversión del sujeto pasivo: tú emites la factura sin IVA, el cliente lo autoliquida en su país y tú declaras esa operación en el modelo 349 de operaciones intracomunitarias. Ahí no hay ventanilla única que valga: el OSS no es para eso.
La ventanilla única entra en juego cuando tu cliente es un consumidor final (o un empresario que no aporta NIF-IVA válido) situado en otro Estado miembro. Es decir, el B2C. Por eso el OSS es un asunto tan característico de quien vende infoproductos, suscripciones, software, plantillas o servicios digitales automatizados: su clientela es particular y europea.
Existe un umbral común para toda la Unión Europea de 10.000 euros anuales, y es la cifra que determina si te toca complicarte o no.
Ese umbral se calcula sumando, en el conjunto del año natural, dos cosas: tus ventas a distancia de bienes a consumidores de otros Estados miembros y tus servicios prestados por vía electrónica, de telecomunicaciones y de radiodifusión a esos mismos consumidores. No es un umbral por país: es un umbral agregado para toda la UE, y no incluye tus ventas a clientes españoles.
| Situación | Qué IVA cobras | Dónde lo declaras |
|---|---|---|
| Por debajo de 10.000 € anuales y sin renunciar | IVA español (tipo que corresponda) | Modelo 303 normal, como una venta nacional |
| Por encima de 10.000 € anuales | IVA del país del consumidor | Modelo 369 (ventanilla única) o registro en cada país |
| Por debajo pero renunciando voluntariamente | IVA del país del consumidor | Modelo 369, con permanencia mínima |
Dos matices que generan errores caros. El primero: en cuanto superas el umbral, el cambio se aplica desde esa misma operación, no desde el trimestre siguiente ni desde el año que viene. La venta que te hace cruzar los 10.000 euros ya lleva el IVA del país de destino. El segundo: la renuncia voluntaria al umbral, que a veces interesa cuando vendes sobre todo a países con tipos más bajos que el español, tiene un periodo mínimo de permanencia; no es algo que se active y desactive cada trimestre según convenga.
«Ventanilla única» no es un único régimen, sino tres. Elegir el que no toca es uno de los motivos más frecuentes de rechazo en el alta.
Es el que usa la inmensa mayoría de los autónomos españoles. Cubre las ventas a distancia intracomunitarias de bienes y las prestaciones de servicios B2C a consumidores de otros Estados miembros. Si estás establecido en España y vendes cursos, software o suscripciones a particulares europeos, este es el tuyo.
Está pensado para empresarios no establecidos en la Unión Europea que prestan servicios a consumidores comunitarios. Si tributas en España, no es tu caso.
Se aplica a las ventas a distancia de bienes importados de fuera de la UE en envíos de valor intrínseco no superior a 150 euros. Es el régimen del dropshipping y del comercio con proveedores asiáticos: permite cobrar el IVA al comprador en el momento de la venta y evitar que el paquete quede retenido en aduana con gastos de gestión. Su declaración es mensual, no trimestral.
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Probar Kuentas gratisEl alta, la modificación y la baja en cualquiera de los regímenes de ventanilla única se hacen con el modelo 035, una declaración censal específica que se presenta por vía electrónica en la sede de la Agencia Tributaria con certificado digital o Cl@ve.
El modelo 369 es la autoliquidación de la ventanilla única. En los regímenes de la Unión y exterior se presenta trimestralmente; en el de importación, mensualmente.
Su plazo tiene una particularidad que conviene grabarse, porque no coincide con el ritmo al que estás acostumbrado con el modelo 303: se presenta durante todo el mes natural siguiente al final del trimestre, y el plazo no se adelanta aunque el último día caiga en fin de semana o festivo.
| Periodo | Plazo de presentación del 369 |
|---|---|
| 1T (enero – marzo) | Todo el mes de abril |
| 2T (abril – junio) | Todo el mes de julio |
| 3T (julio – septiembre) | Todo el mes de octubre |
| 4T (octubre – diciembre) | Todo el mes de enero |
Y aquí está el detalle que más descoloca a quien lo presenta por primera vez: en el modelo 369 no se deduce el IVA soportado. Es una declaración de IVA repercutido, país por país y tipo por tipo. El IVA que tú soportas en tus compras se sigue deduciendo por la vía de siempre, en tu modelo 303. Son dos circuitos separados, y confundirlos produce un resultado a ingresar que no cuadra con nada.
Cuando aplicas el régimen, tienes que repercutir el tipo vigente en el país del consumidor. Estos son los tipos generales de referencia de algunos de los mercados más habituales para un freelance español:
| País | Tipo general orientativo | País | Tipo general orientativo |
|---|---|---|---|
| España | 21 % | Países Bajos | 21 % |
| Alemania | 19 % | Bélgica | 21 % |
| Francia | 20 % | Austria | 20 % |
| Italia | 22 % | Polonia | 23 % |
| Portugal | 23 % | Suecia | 25 % |
| Irlanda | 23 % | Luxemburgo | 17 % |
Trátalos como una referencia, no como una fuente. Los tipos cambian y, sobre todo, algunos productos digitales tienen tipos reducidos en determinados países: es el caso típico de los libros electrónicos. La fuente oficial que debes consultar antes de configurar tu tienda es la base de datos de tipos impositivos de la Comisión Europea; tu asesor te confirmará si tu producto concreto entra en un tipo reducido.
Para los servicios prestados por vía electrónica no basta con que el cliente escriba un país en un formulario. La normativa exige elementos de prueba de la localización, y lo razonable es guardar al menos dos que coincidan: dirección de facturación, dirección IP desde la que se realiza la compra, país del banco o del medio de pago, prefijo telefónico o código del país de la tarjeta SIM.
Este punto no es teoría: es lo primero que se comprueba en una revisión, y el motivo por el que conviene que tu pasarela de pago registre y conserve esos datos automáticamente en cada venta.
Las obligaciones formales del régimen tienen su propia lógica:
Si estás organizando desde cero tu sistema de facturación, te vendrá bien repasar cómo llevar el libro registro de ingresos y gastos, porque el registro del OSS se apoya en la misma disciplina.
Aquí hay una buena noticia que ahorra muchos quebraderos de cabeza. Cuando la venta se realiza a través de una interfaz digital —un marketplace o una plataforma que interviene en la operación—, en determinados supuestos es la propia plataforma la que pasa a ser considerada sujeto pasivo del IVA de esa venta: recauda e ingresa ella el impuesto del país del consumidor.
En la práctica, eso significa que muchas de esas ventas no entran en tu ventanilla única, porque no eres tú quien devenga ese IVA. Tu relación fiscal pasa a ser con la plataforma, y lo que tienes que declarar es otra cosa.
Y uno más que no es un error formal sino de negocio: fijar el precio sin pensar en el IVA de destino. Si vendes a precio final único en toda Europa, tu margen cambia según el país del comprador, porque no es lo mismo entregar un 17 % luxemburgués que un 27 % húngaro. O ajustas el precio por país, o asumes conscientemente esa variación de margen.
No es obligatorio darse de alta en el OSS: es una simplificación voluntaria. Lo que sí es obligatorio, una vez superado el umbral de 10.000 € anuales, es repercutir e ingresar el IVA del país del consumidor. La alternativa a la ventanilla única es registrarse como contribuyente de IVA en cada Estado miembro donde tengas clientes y presentar allí sus declaraciones. Para un autónomo, el OSS es incomparablemente más barato y más simple.
Depende del volumen. Si el total de tus ventas B2C a consumidores de otros países de la UE no llega a 10.000 € en el año natural, puedes seguir facturando con IVA español y declararlo en tu modelo 303 habitual. En cuanto superes esa cifra, la venta que la supera y todas las siguientes llevan el IVA del país del cliente, y ahí la ventanilla única te evita registrarte en Francia y en Alemania por separado.
El 349 es una declaración informativa de operaciones intracomunitarias entre empresarios: ahí van tus facturas sin IVA a clientes con NIF-IVA válido en VIES. El 369 es una autoliquidación con pago que recoge el IVA repercutido a consumidores finales de otros Estados miembros bajo el régimen de ventanilla única. Uno informa de operaciones B2B; el otro ingresa dinero por operaciones B2C.
No. El modelo 369 solo recoge IVA repercutido, desglosado por país de consumo y por tipo. El IVA soportado en tus compras y gastos se deduce por el cauce ordinario, en tu modelo 303. Si necesitas recuperar IVA soportado en otro Estado miembro donde no estás establecido, el procedimiento es distinto y se tramita por la vía de devolución a no establecidos.
Sí. Mientras estés dado de alta en el régimen, la declaración se presenta cada trimestre aunque el resultado sea cero. Dejar de presentar de forma reiterada puede provocar la exclusión del régimen y un periodo durante el que no podrás volver a acogerte, lo que te obligaría a registrarte país por país.
Las correcciones de periodos anteriores no se hacen con una declaración complementaria del trimestre equivocado, sino incorporando el ajuste en una declaración posterior del propio régimen, identificando el periodo y el Estado miembro al que corresponde la corrección. Hay un plazo máximo para poder hacerlo por esta vía; pasado ese plazo, la corrección tiene que dirigirse directamente a la administración del Estado de consumo.
No. Solo computan las ventas a distancia de bienes y los servicios electrónicos, de telecomunicaciones y de radiodifusión prestados a consumidores finales de otros Estados miembros. Tus ventas nacionales van por su régimen habitual y no suman para el umbral.
La ventanilla única no es un impuesto nuevo ni una complicación añadida: es el atajo que evita que tengas que registrarte en veintiséis administraciones fiscales. Lo verdaderamente crítico ocurre antes de presentar nada: saber si tu cliente es empresa o consumidor, llevar la cuenta del umbral de 10.000 € desde el primer euro, aplicar el tipo del país correcto y guardar las pruebas de dónde estaba el comprador.
Si eso lo tienes ordenado durante el año, el modelo 369 es un trámite de quince minutos. Si lo reconstruyes en abril mirando extractos bancarios, es el requerimiento de otoño.