Modelo 180 en 2026: la declaración de retenciones por alquileres que cuadra (o destroza) la renta de tu casero

Marina tiene un local en el centro de Zaragoza alquilado a una clínica dental desde 2021. En abril del año pasado, al abrir su borrador de la renta, faltaban 836 euros de retenciones. No era un error suyo: era el modelo 180 de su inquilino, presentado con un NIF bailado. Tardó tres meses, dos burofaxes y una rectificación ajena en recuperar un dinero que ya era suyo. Esta historia se repite cada primavera en miles de declaraciones, y casi siempre nace del mismo sitio: un resumen anual de retenciones por alquileres hecho deprisa el 29 de enero. Si pagas el alquiler de un local como empresa o autónomo, o si lo cobras como propietario, este modelo te afecta más de lo que crees.

Voy a contarte cómo funciona el modelo 180 que se presenta en enero de 2026 sobre el ejercicio 2025: quién lo presenta, qué retenciones recoge, cuándo no hay que retener, cómo se cuadra con los cuatro modelos 115 del año y qué pasa cuando los datos no encajan. Hablo de los dos lados de la mesa, porque el inquilino que retiene y el casero que soporta la retención están unidos por las mismas casillas.

Un modelo que no paga nada pero lo explica todo

El 180 es la declaración informativa anual que resume las retenciones practicadas sobre rendimientos procedentes del arrendamiento de inmuebles urbanos. Durante el año, el inquilino obligado a retener ha ido ingresando esas retenciones trimestre a trimestre con el modelo 115. El 180 llega en enero y pone nombre y apellidos a esas cifras: identifica a cada arrendador, el inmueble con su referencia catastral, la base de la retención y el importe retenido.

La diferencia entre ambos modelos importa: el 115 ingresa dinero pero no identifica a nadie; el 180 no ingresa un euro pero identifica todo. Por eso Hacienda los necesita en pareja. Con el 115 cobra; con el 180 sabe a quién imputar lo cobrado, y esa imputación es la que aparece después en los datos fiscales del casero cuando hace su declaración de la renta o su Impuesto sobre Sociedades. Si el 180 falla, la cadena se rompe justo en el eslabón que afecta al bolsillo de otra persona.

Quién está obligado a presentar el 180 en enero de 2026

Presenta el 180 todo aquel que durante 2025 haya estado obligado a retener por satisfacer rentas de alquiler de inmuebles urbanos. En cristiano: si eres empresa, autónomo, comunidad de bienes o entidad y pagas el alquiler de un local, oficina, nave o despacho afecto a tu actividad, eres tú quien retiene al casero y, por tanto, quien presenta los 115 trimestrales y el 180 anual.

Fíjate en que la obligación nace del pagador, no del cobrador. El casero no presenta ni 115 ni 180: él soporta la retención y la recupera en su renta. No, salvo que él mismo sea a su vez inquilino de otro local para su actividad, papel en el que sí retendría.

¿Y los particulares que alquilan vivienda para vivir? Fuera de esto por completo. El alquiler de vivienda habitual entre particulares no lleva retención, no genera 115 ni 180. La obligación aparece cuando el arrendamiento está vinculado a una actividad económica del pagador. Un dato más que conviene fijar: la retención aplica aunque el casero sea un particular sin actividad; lo determinante es la condición del pagador y el uso del inmueble.

Las cuatro excepciones: cuándo el inquilino no retiene aunque pague un local

La normativa contempla supuestos en los que no hay obligación de retener, y conocerlos te ahorra trámites o te evita meter la pata por exceso de celo.

Primera: rentas pequeñas. Si lo que pagas a un mismo arrendador no supera los 900 euros anuales, no retienes. Cuidado con la letra pequeña: el límite es por arrendador y año, no por contrato. Dos plazas de garaje de 40 euros al mes al mismo dueño suman 960 euros y ya obligan a retener por todo.

Segunda: el arrendador profesional con certificado. Cuando el casero está dado de alta en alguno de los epígrafes del IAE de alquiler de inmuebles (grupo 861) y la cuota que le correspondería por su patrimonio inmobiliario no es cuota cero, puede solicitar a la AEAT un certificado de exoneración. Si te entrega ese certificado vigente, dejas de retenerle. Apunta esto con rotulador: el certificado caduca, se renueva cada año natural, y seguir sin retener con un certificado vencido te convierte a ti en el responsable de las retenciones no practicadas. Es el error más caro de toda esta materia.

Tercera: viviendas alquiladas por empresas para sus empleados. Cuando una empresa alquila una vivienda para cedérsela a un trabajador, ese arrendamiento queda fuera de la obligación de retener.

Cuarta: arrendamiento financiero. Las cuotas de leasing inmobiliario no llevan retención, porque su naturaleza es de financiación con opción de compra, no de simple alquiler.

El 19% de 2026: sobre qué base se calcula de verdad la retención

El tipo de retención sobre alquileres urbanos sigue siendo el 19% en 2026. Hasta aquí lo fácil. Lo que genera errores a puñados es la base. La retención no se calcula solo sobre la renta pactada: se aplica sobre todos los conceptos que se satisfacen al arrendador, excluido el IVA. Eso incluye los gastos que el casero repercute al inquilino: la cuota de comunidad, el IBI, la tasa de basuras si van por contrato a cargo del arrendatario y se pagan a través del casero.

Un ejemplo con números redondos para que se vea. Renta mensual de 1.000 euros, más 90 de comunidad y 60 de IBI prorrateado que el contrato repercute al inquilino. Base de retención: 1.150 euros. IVA al 21% sobre 1.150: 241,50. Retención del 19% sobre 1.150: 218,50. El inquilino paga al casero 1.173 euros (1.150 más 241,50 menos 218,50) y guarda 218,50 para ingresarlos en el 115 del trimestre. Quien retiene solo sobre los 1.000 de renta está ingresando de menos cada mes, y eso aflora tarde o temprano.

Otro matiz que casi nadie aplica bien: la retención se devenga cuando la renta es exigible o se paga, lo que ocurra antes. Si el inquilino deja de pagar tres mensualidades, las retenciones de esas rentas exigibles se devengaron igualmente. Hay doctrina y consultas en ambos sentidos según el caso concreto, pero la postura prudente es declarar lo exigible y documentar muy bien los impagos. Si tienes un moroso en el local, ese trimestre no lo resuelvas con el piloto automático.

Y atención a las actualizaciones de renta, porque 2025 ha tenido lo suyo con los índices. Cada vez que la renta sube por la revisión anual pactada, la base de retención sube con ella desde el mes en que la actualización surte efecto, no desde que el casero la comunica. Si la revisión se aplicó con retraso y se regularizaron atrasos en un solo pago, ese pago engorda la base del trimestre en que se abona. Lo mismo con las bonificaciones puntuales: un mes de renta rebajada por obras reduce la base de ese mes. La regla de oro es aburrida pero infalible: la retención sigue al dinero realmente satisfecho o exigible, mes a mes, sin promedios ni redondeos anuales.

El 115 trimestre a trimestre: la mecánica que alimenta el resumen anual

No se entiende el 180 sin dominar el 115, así que repasemos la rueda completa del año. Cada trimestre natural, el inquilino obligado a retener suma las bases de los alquileres satisfechos y las retenciones practicadas, y las ingresa entre el día 1 y el 20 del mes siguiente al cierre del trimestre: abril, julio, octubre y enero. El del cuarto trimestre de 2025 vence el 20 de enero de 2026, once días antes de que cierre el plazo del 180. Ese calendario tan pegado no es casualidad: Hacienda quiere el ingreso y la foto casi a la vez.

El 115 es deliberadamente escueto: número de perceptores, base de las retenciones y cuota a ingresar. Nada de nombres ni inmuebles. Esa sencillez tiene una contrapartida que conviene conocer: cualquier error de base que cometas en un trimestre viajará silencioso hasta enero y reaparecerá en el cruce con el 180. Por eso te recomiendo llevar una hoja simple con doce filas, una por mes: renta, gastos repercutidos, base, retención. Al cierre de cada trimestre, la suma de tres filas te da el 115; al cierre del año, la suma de doce te da el 180. Una sola fuente de datos, cero descuadres posibles.

¿Y si un trimestre no pagaste ninguna renta, por carencia pactada o porque el contrato empezó después? Entonces no se presenta 115 de ese periodo: este modelo no se presenta "a ceros" cuando no ha habido rentas sujetas a retención, a diferencia de lo que ocurre con otros impuestos. Eso sí, guarda la prueba de por qué no hubo pagos, porque la ausencia de un trimestral con un contrato vigente es de las cosas que la Administración pregunta por carta.

Plazos de enero y forma de presentación: sin papel y sin prórrogas

El modelo 180 del ejercicio 2025 se presenta entre el 1 y el 31 de enero de 2026, por vía electrónica con certificado digital, Cl@ve (personas físicas) o a través de colaborador social. Al ser informativo, no hay domiciliación ni carta de pago: se transmite el fichero y se acabó.

El orden inteligente del mes es este: primero el 115 del cuarto trimestre, que vence el 20 de enero y sí lleva ingreso; después el 180, con los cuatro trimestres ya firmes. Presentar el resumen anual antes de cerrar el último 115 es buscarse un descuadre. Y el descuadre entre el 180 y la suma de los cuatro 115 es, precisamente, el primer filtro automático que pasa este modelo: si declaraste 874 euros de retenciones en los trimestres y el resumen dice 912, la diferencia genera comprobación sin que intervenga ningún humano.

Cómo se rellena sin liarla: los cinco datos que importan por cada arrendador

El 180 se estructura por perceptores. Por cada arrendador tienes que consignar su NIF (y el del representante si lo hay), nombre completo o razón social, la provincia, la modalidad de la renta, la base de retenciones, el importe retenido y los datos del inmueble con su referencia catastral. Desde hace años el modelo exige identificar el inmueble: situación, dirección completa y esa referencia de veinte caracteres que encuentras en el recibo del IBI o en la sede del Catastro.

Te señalo los cinco puntos donde se concentran los fallos. Uno: el NIF del arrendador mal tecleado, que desvía la imputación a otra persona o a nadie. Dos: la referencia catastral inventada o copiada de otro inmueble del mismo dueño. Tres: declarar la base sin los gastos repercutidos, descuadrando con lo realmente retenido. Cuatro: cuando hay varios copropietarios, imputar todo al que firma el contrato en lugar de repartir según su porcentaje de titularidad; cada comunero es un perceptor distinto con su parte de base y retención. Cinco: olvidar a un arrendador al que solo se le pagó parte del año porque el contrato terminó en primavera.

Si durante 2025 cambiaste de local, tu 180 tendrá dos perceptores, cada uno con sus meses, su base y su inmueble. Y si compartes oficina con otra empresa y el contrato lo firma una sola, retiene y declara quien paga al arrendador, no quien ocupa más metros.

Tabla comparativa 2026: quién hace qué en cada situación de alquiler

Imprime esta tabla o guárdala donde guardes los contratos. La mayoría de las consultas que recibo sobre este modelo se contestan con una de estas ocho filas, y la cuarta, la del certificado caducado, es la que más dinero ha costado a quienes la ignoraron.

El otro lado del espejo: qué debe vigilar el casero

Si eres el propietario, el 180 te afecta sin que lo firmes. Las retenciones que tu inquilino declara con tu NIF aparecen en tus datos fiscales de la renta de 2025, que consultarás en la primavera de 2026, y se restan de tu cuota como pagos ya hechos. Tu trabajo es de control, y te propongo hacerlo en tres momentos.

Durante el año, revisa que cada recibo o transferencia refleje la retención correcta; si el inquilino te paga la renta íntegra "para simplificar", el problema fiscal es suyo, pero el lío de cuadrarlo después también te salpicará. En enero, pide a tu inquilino el certificado de retenciones e ingresos a cuenta, que está obligado a entregarte antes del inicio de la campaña de renta. Y en abril, compara tus datos fiscales con tus propios números antes de confirmar nada: si faltan retenciones, reclama al inquilino que rectifique su 180, porque tú tienes derecho a deducirte lo retenido aunque él no lo haya ingresado, pero demostrarlo sin que el dato figure en el sistema exige guardar contratos, recibos y extractos.

"El casero que comprueba sus datos fiscales en marzo resuelve los fallos con un correo. El que confirma el borrador a ciegas los resuelve con un procedimiento de rectificación que tarda meses. Mismo error, distinto precio." Federico Llanos, técnico tributario en un despacho de Valencia, consulta del 17 de abril de 2026.

Sanciones y arreglos: cuánto cuesta cada despiste

El 180 fuera de plazo sigue el régimen de las declaraciones informativas: 20 euros por registro de perceptor omitido con mínimo de 300 y máximo de 20.000; la mitad (10 euros por registro, mínimo 150) si lo presentas tarde pero sin requerimiento previo, con la reducción adicional del 25% por pago en plazo sin recurso. Para un 180 típico de pyme con un solo arrendador, el olvido subsanado por voluntad propia ronda los 112 euros. Detectado por Hacienda, mínimo 300.

Más serio es el caso de las retenciones no practicadas o no ingresadas, porque ahí ya hablamos de deuda tributaria: Hacienda exige al pagador las cantidades que debió retener, con intereses y con sanción proporcional que parte del 50% de lo no ingresado. Si llevas dos años pagando un alquiler de local sin retener porque nadie te avisó, el agujero crece a razón de un 19% de cada mensualidad. La buena noticia: regularizar por iniciativa propia antes de cualquier requerimiento sustituye la sanción por recargos del 1% más otro 1% por cada mes de retraso, bastante más digeribles.

¿Y los errores en datos ya presentados? Se corrigen con una declaración sustitutiva o complementaria del 180 según el caso: complementaria para añadir perceptores olvidados, sustitutiva para reemplazar la declaración entera cuando el error afecta a registros ya declarados. Hazlo en cuanto detectes el fallo; las imputaciones se actualizan y el casero ve el dato corregido en sus datos fiscales antes de la campaña de renta.

Tres escenarios reales resueltos paso a paso

Primer escenario: cafetería que abrió en marzo de 2025. Pagó alquiler de marzo a diciembre, 950 euros mensuales más IVA, casero particular. Diez mensualidades, base anual 9.500, retención total 1.805. Presentó tres 115 (el del primer trimestre no, porque aún no pagaba rentas) y en enero presenta su primer 180 con un perceptor. El matiz: aunque en el primer trimestre pagara solo un mes, ese 115 sí existía si la renta de marzo se abonó en marzo. Repasa las fechas de pago reales antes de decidir cuántos trimestres declaras.

Segundo escenario: consultora que comparte planta con otra sociedad. El contrato lo firma la consultora, que paga 2.400 al mes y refactura la mitad a su vecina. Retiene y presenta 115 y 180 solo la consultora, por la base completa. La refacturación entre empresas no lleva retención por alquiler, porque la vecina no paga a un arrendador: paga a otra inquilina. Este caso genera dudas eternas y la respuesta es siempre la misma: la obligación sigue al contrato de arrendamiento.

Tercer escenario: local heredado por tres hermanos, alquilado a una ferretería. La ferretería debe pedir los tres NIF y repartir base y retención por tercios en su 180, salvo que la titularidad registral diga otra cosa. Si lo imputa todo al hermano mayor "que es el que cobra", los otros dos no verán sus retenciones en la renta y el mayor tendrá unos ingresos imputados que no se corresponden con su tercio. Tres declaraciones de renta torcidas por una sola fila mal hecha.

Subarriendos, traspasos y rentas atípicas: los casos que descolocan al programa

Hay operaciones alrededor del local que no encajan en la casilla mental de "alquiler normal" y que merecen dos minutos de atención. El subarriendo, para empezar. Si tu empresa subarrienda parte del local que tiene alquilado, quien paga el subarriendo a tu empresa también retiene el 19%, porque los rendimientos del subarrendamiento de inmuebles urbanos siguen el mismo régimen. Tu empresa, a su vez, sigue reteniendo al propietario por el contrato principal. Dos cadenas de retención conviviendo sobre el mismo inmueble, cada una con su 115 y su 180.

El traspaso de local es otra figura con trampa. La cantidad que el nuevo inquilino paga al saliente por el traspaso, y la participación que de ella se lleva el propietario si el contrato la prevé, tienen tratamientos propios que no pasan por el 115 ordinario de las rentas mensuales. Si estás en una operación de traspaso, no la metas con calzador en la rutina mensual: liquídala con asesoramiento específico, porque las cantidades suelen ser grandes y el error se nota.

¿Y las fianzas? Ni la fianza legal ni las garantías adicionales llevan retención cuando se constituyen, porque no son renta: son depósitos. Solo si al final del contrato el casero se queda parte de la fianza en concepto de rentas impagadas, esa parte se convierte en rendimiento con su tratamiento correspondiente. Lo mismo aplica a las indemnizaciones por desistimiento anticipado: son rendimiento para el casero y conviene revisar su encaje antes de pagar sin retener. Cuando el contrato se aparta del guion estándar, el piloto automático es mal copiloto.

Mi checklist de enero para dejar el 180 cerrado en una hora

Reúne los contratos de arrendamiento vigentes en 2025 y los recibos de diciembre. Comprueba certificados de exoneración: vigencia exacta, año por año. Suma las bases y retenciones de los cuatro 115 presentados y anota el total. Verifica NIF y referencia catastral de cada inmueble contra el recibo del IBI, no de memoria. Reparte por copropietarios donde los haya. Cuadra el total del 180 contra la suma de los 115: tiene que ser idéntico al céntimo. Presenta, descarga el justificante y archívalo con los contratos. Genera y envía el certificado de retenciones a cada arrendador sin esperar a que te lo pidan; es obligación tuya y te ahorra correos en abril.

Una hora, café incluido, si los papeles están en su sitio. La experiencia me dice que el que dedica esa hora en la segunda semana de enero no vuelve a acordarse del 180 hasta el año siguiente. El que lo deja para el día 31 a las 22:00 acaba conociendo el teléfono de soporte de la sede electrónica.

Un último apunte de organización que me ha funcionado con docenas de pymes: crea una carpeta única por contrato de alquiler, física o digital, con cinco documentos dentro: el contrato y sus anexos, el certificado de exoneración si existe (con su fecha de caducidad apuntada en grande), el recibo del IBI con la referencia catastral, la hoja de las doce filas mensuales y los justificantes de los 115. Cuando llegue cualquier requerimiento, y a lo largo de la vida de un contrato de varios años alguno llega, la respuesta completa sale de esa carpeta en diez minutos. La fiscalidad de los alquileres no es difícil; es de las pocas áreas donde el orden documental resuelve el noventa por ciento de los problemas antes de que existan.

Preguntas frecuentes sobre el modelo 180 de 2026

¿El 180 lo presenta el casero o el inquilino?

El inquilino, siempre que sea empresa, autónomo o entidad obligada a retener por un inmueble afecto a su actividad. El casero no presenta este modelo: soporta la retención y la deduce en su declaración de la renta o de sociedades. Si eres propietario y alguien te ha dicho que "te toca el 180", revisa quién te lo ha dicho, porque ha mezclado los papeles.

Pago el alquiler de mi despacho con IVA, ¿la retención se calcula con IVA incluido?

No. La base de la retención excluye el IVA, pero incluye la renta y todos los gastos que el contrato repercute al arrendador a tu cargo (comunidad, IBI, basuras). Retienes el 19% de esa base y pagas al casero la diferencia más el IVA íntegro. El IVA nunca se retiene; sigue su propio camino por el modelo 303.

Mi casero me enseñó un certificado de exoneración en 2023, ¿sigo sin retener?

Solo si te ha entregado el certificado renovado para cada año posterior. La exoneración se acredita año a año y la obligación de comprobarla es tuya como pagador. Pídele el certificado vigente cada enero y archívalo con el contrato; si no te lo entrega, vuelve a retener desde ese momento sin discusión. Es tu dinero el que responde si no lo haces.

¿Qué pasa si presenté el 115 de todos los trimestres pero se me pasó el 180?

Preséntalo fuera de plazo cuanto antes, sin esperar requerimiento. El ingreso ya está hecho, así que la infracción es solo formal: unos 150 euros de base sancionadora reducibles a 112,50 con pago en plazo. Si esperas a que te escriba Hacienda, el mínimo sube a 300 y pierdes la reducción por espontaneidad. El coste de procrastinar este trámite se mide en euros exactos.

Alquilo una plaza de garaje junto con la oficina, ¿entra en el 180?

Si la plaza se alquila como accesoria de la oficina, con el mismo contrato y al mismo arrendador, forma parte de la base de retención y entra en el 180 con el conjunto. Si es un contrato separado y por sí sola no supera los 900 euros anuales con ese arrendador, podría quedar fuera. Suma siempre todo lo pagado al mismo dueño antes de decidir.

Soy casero y mi inquilino retiene pero no ingresa, ¿pierdo yo el dinero?

No deberías. Tienes derecho a deducirte las retenciones soportadas aunque el retenedor no las haya ingresado, porque la obligación de ingreso es suya. Eso sí, prepárate para acreditarlo: contrato, facturas o recibos donde conste la retención y extractos bancarios que muestren que cobraste la renta neta. Con esa documentación, la deuda se le exige al inquilino, no a ti.

¿Hay que declarar en el 180 los meses de carencia o de renta rebajada?

Se declara lo efectivamente satisfecho o exigible. Si pactasteis tres meses de carencia real (no se paga renta), no hay base ni retención en esos meses. Si la carencia se compensa con renta más alta después, la retención sigue a cada pago real. Documenta la carencia en el contrato o en anexo firmado: una renta que desaparece sin papel que la explique llama la atención en cualquier comprobación.

¿El 180 incluye los alquileres de inmuebles rústicos o de maquinaria?

No. Este modelo se limita a rendimientos por arrendamiento o subarrendamiento de inmuebles urbanos. El alquiler de fincas rústicas no lleva esta retención, y el de negocios o elementos como maquinaria sigue otro régimen y se declara, en su caso, en el modelo 193. Si tu contrato mezcla local y negocio en funcionamiento, la calificación cambia: consúltalo antes de retener mal.

¿Puedo presentar el 180 y corregirlo después si encuentro un error?

Sí. Para añadir un perceptor olvidado, complementaria; para corregir datos de registros ya declarados, sustitutiva que reemplaza a la anterior. Las imputaciones a los arrendadores se actualizan con la corrección. Lo importante es no dejarlo estar: cada semana que el dato erróneo pasa en el sistema es una semana más cerca de la campaña de renta de tu casero.

Mi gestoría presenta el 180 por mí, ¿de qué me tengo que preocupar yo?

De darle datos completos y a tiempo: contratos nuevos o terminados durante el año, cambios de titularidad del inmueble, certificados de exoneración recibidos y cualquier mes con renta distinta de la habitual. Cinco minutos de correo en diciembre ahorran un trimestre de subsanaciones.

Un modelo pequeño con consecuencias grandes

El 180 no mueve dinero y por eso se le trata como un trámite menor. Error de enfoque: es de los pocos modelos cuyos fallos los paga otra persona. Marina, la del local de Zaragoza, recuperó sus 836 euros, pero la rectificación dependió de la buena voluntad de un inquilino que tardó en reaccionar. Desde entonces pide el certificado de retenciones cada enero y revisa sus datos fiscales en marzo, antes de que el borrador decida por ella. Haz tú lo mismo, estés en el lado que estés del contrato.

En kuentas.eu tienes el resto de guías de la campaña de enero explicadas con este mismo detalle: el modelo 115 trimestre a trimestre, el 390 de IVA y el calendario completo del autónomo para 2026. Léelas antes de que venzan los plazos y convierte enero en lo que debería ser: un mes de trámites aburridos, previsibles y sin sorpresas.