El Excel es la primera contabilidad de casi todos los autonomos. Es gratis, flexible y lo tienes a mano. Pero hay un detalle que casi nadie te cuenta y que en 2026 lo cambia todo. Te explico como montar una plantilla decente y, sobre todo, hasta donde puedes fiarte de ella.
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Crear mi cuenta gratis →Voy a ser sincero contigo desde la primera linea: yo tambien empece llevando las cuentas en Excel. Y durante un tiempo, funciono. Pero tambien me costo un disgusto del que tarde en recuperarme. Asi que este articulo no es un panfleto contra el Excel: es lo que me habria gustado que alguien me contara antes.
El Excel para contabilidad tiene cosas buenas y un par de trampas serias. Vamos a verlas todas, te dejo una estructura de plantilla que puedes copiar y, al final, te explico cuando el Excel deja de ser tu amigo para convertirse en un riesgo.
No es casualidad. El Excel tiene ventajas reales cuando arrancas:
Para un autonomo que empieza, con cuatro facturas al mes y gastos sencillos, una hoja de calculo bien montada puede ser suficiente para llevar el control interno. El problema no es usar Excel: es no saber cuando se te ha quedado pequeno o cuando, directamente, ya no cumple la ley.
Si vas a usar Excel, al menos hazlo bien. Te dejo la estructura minima que deberia tener una plantilla util. Crea estas pestanas:
Una fila por factura, con estas columnas:
Una fila por gasto:
Con formulas que sumen ingresos y gastos por trimestre y te calculen, de forma aproximada, el IVA a liquidar y el resultado del periodo. Aqui es donde el Excel brilla: ver tus numeros de un vistazo.
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A partir del 1 de julio de 2027 (fecha limite para autonomos), las facturas tienen que emitirse con un software conforme con Verifactu: con codigo QR, encadenadas mediante hash y, en su modalidad completa, enviadas a la AEAT. Una factura hecha en Excel no cumple nada de eso. No genera QR, no se encadena, no se manda a Hacienda.
Traduccion directa: una factura en Excel dejara de ser valida como factura oficial. Podras seguir usando Excel para tu control interno, para tus calculos, para ver tus numeros... pero no para emitir las facturas que entregas a tus clientes. Eso tendra que salir de un programa homologado.
Mas alla de Verifactu, el Excel tiene puntos flacos que tarde o temprano se notan. No para asustarte, sino para que decidas con la informacion completa.
Una formula que arrastras mal, una celda que borras sin querer, un total que no incluye la ultima fila... Los errores de Excel son silenciosos y se acumulan. Y en contabilidad, un error silencioso es un problema con Hacienda esperando a aparecer.
Tu Excel no es el libro de ingresos ni el de gastos en formato oficial. Un software te los genera listos; el Excel, no.
Todo es manual: meter cada factura, cada gasto, cada formula. Cuando creces, ese trabajo manual se come tu tiempo. Lo que con cuatro facturas es comodo, con cuarenta es una tortura.
Un archivo en tu ordenador es un archivo que se puede corromper, borrar o perder con el portatil. Sin copia en la nube, tu contabilidad entera cuelga de un hilo.
El Excel no te recuerda que el 20 vence el trimestre ni rellena tus modelos. Eso lo pones tu, y lo que pones tu, se te puede olvidar.
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Crear mi cuenta gratis →| Aspecto | Excel | Software de contabilidad |
|---|---|---|
| Coste | Gratis o casi | 10-20 euros/mes aprox. |
| Emite facturas conformes (Verifactu) | No | Si |
| Genera libros oficiales | No | Si |
| Calcula impuestos y borradores | Manual y aproximado | Automatico |
| Riesgo de error humano | Alto | Bajo |
| Copia de seguridad | La haces tu | En la nube, automatica |
| Avisos de vencimientos | No | Si |
Mi lectura, sin paternalismos: si facturas poquisimo y solo quieres un control interno, el Excel te sirve un tiempo. En cuanto empiezas a facturar con regularidad, o en cuanto te alcanza Verifactu, el software deja de ser un gasto y pasa a ser un ahorro de tiempo y de sustos. Por el precio de dos cafes al mes, te quitas el riesgo de encima.
Si te decides por el Excel para tu control, al menos saca partido a sus formulas. Estas cuatro te ahorran calculos manuales y reducen errores:
Si en la celda B2 tienes la base imponible y quieres el IVA al 21%, la cuota es =B2*0,21 y el total =B2*1,21. Cambia el 0,21 por 0,10 o 0,04 segun el tipo que te aplique.
Si tu actividad lleva retencion (pongamos un 15%), el importe a descontar es =B2*0,15, y el total de la factura seria base + IVA - retencion: =B2*1,21-B2*0,15. Asi ves de un vistazo lo que de verdad vas a cobrar.
Con SUMAR.SI (o SUMIF) puedes totalizar solo las facturas de un periodo o de una categoria. Por ejemplo, sumar todos los gastos marcados como "deducible". Es la formula que convierte tu lista en un resumen util.
Filtra por la columna "estado" para ver cuanto tienes pendiente de cobro. Saber a quien le debes reclamar es contabilidad pura y dura.
Aqui el Excel se queda corto mucho antes. Una pyme (especialmente si es una sociedad) tiene obligaciones contables mas serias que un autonomo en estimacion directa simple.
Las sociedades suelen estar obligadas a llevar contabilidad por partida doble ajustada al Codigo de Comercio, con su libro diario, su libro de inventarios y cuentas anuales, y a depositar esas cuentas en el Registro Mercantil. Eso, en Excel, es practicamente inviable de llevar bien y al dia.
Ademas, las personas juridicas tienen su fecha de Verifactu antes que los autonomos: 1 de enero de 2027. Y si la sociedad tiene empleados, entra toda la parte laboral (nominas, seguros sociales) que el Excel tampoco resuelve.
Para una pyme, mi recomendacion es directa: o un software de contabilidad serio, o una gestoria, o (lo mas habitual) las dos cosas combinadas. El Excel, en este caso, como mucho para borradores internos. La contabilidad oficial de una sociedad pide herramientas de verdad.
Como saber cuando ha llegado el momento de pasar de pagina? Si te suenan varios de estos sintomas, tu Excel ya pide el relevo.
No hay que dramatizar el cambio. Pero tampoco aferrarse al Excel por costumbre cuando ya te esta costando dinero o tranquilidad. Reconocer el momento es de listos.
Si decides dar el salto (y tarde o temprano vas a tener que darlo por Verifactu), hacerlo es mas facil de lo que crees. Asi se hace sin dramas:
En una tarde lo tienes. Y a partir de ahi, ganas en tranquilidad lo que tu Excel nunca te pudo dar: la certeza de que cumples.
Si vas a seguir con el Excel una temporada, al menos esquiva los tropiezos mas habituales. Estos son los que mas caro salen.
Estos errores no son exclusivos del Excel, pero el Excel los facilita porque todo depende de tu disciplina. Un software pone barreras que te impiden meter la pata; la hoja de calculo, no: te deja hacer lo que quieras, incluido equivocarte.
El Excel es un gran punto de partida y un mal punto de llegada. Como cuadro de control para ver tus numeros, perfecto, usalo todo lo que quieras. Como sistema para emitir tus facturas oficiales en 2026 y mas alla, se ha quedado fuera de juego por culpa de Verifactu.
Asi que mi consejo es claro: si estas empezando y tienes poco movimiento, monta tu plantilla con cabeza y disfrutala. Pero ve pensando en el cambio, porque no es opcional para siempre. Y cuando lo hagas, eligelo bien: un software que emita conforme, te genere los libros, calcule tus impuestos y guarde todo en la nube. Tu yo del proximo trimestre te lo agradecera.
Para control interno y poco volumen, si. Excel te permite registrar ingresos, gastos y ver un resumen. Sin embargo, no genera libros oficiales, es propenso a errores manuales y, sobre todo, una factura en Excel no cumple con Verifactu, por lo que no servira como factura oficial a partir de tu fecha limite.
Para tu control interno, si. Como factura oficial entregada a clientes, deja de ser valida a partir de tu fecha limite de Verifactu (1 de julio de 2027 para autonomos), porque Excel no genera el codigo QR, el encadenado ni el envio a la AEAT que exige la normativa.
En ingresos: numero de factura, fecha, cliente, concepto, base imponible, IVA, retencion si aplica, total y estado de cobro. En gastos: fecha, proveedor, categoria, base imponible, IVA soportado, total y si es deducible. Y una pestana de resumen trimestral con formulas.
Si facturas poquisimo y solo quieres control interno, Excel puede servirte un tiempo. En cuanto facturas con regularidad o te alcanza Verifactu, un software (10-20 euros/mes) compensa: emite facturas conformes, genera libros, calcula impuestos, hace copias en la nube y avisa de vencimientos.
Exporta tus clientes y conceptos del Excel, importalos en el nuevo software, continua la numeracion de facturas donde la dejaste, guarda el Excel antiguo solo como consulta del historico y emite una factura de prueba para comprobar que todo cuadra. Suele llevar una tarde.
No para tu control de gestion, que puedes mantener en Excel siempre que quieras. Lo que cambia con Verifactu es la emision de la factura oficial: esa tiene que salir de un software conforme. Es decir, puedes seguir con tu hoja de calculo de control, pero las facturas legales deben generarse con un programa homologado.
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