Factura simplificada: requisitos, límites y contenido obligatorio en 2026

Si vendes al público, cobras en mostrador o generas decenas de comprobantes al día, la factura simplificada te ahorra trabajo real. También es el documento peor explicado de la facturación española: circulan listas de requisitos con un supuesto límite de facturación anual que no aparece en ninguna norma, y listas de datos obligatorios copiadas tal cual de la factura completa. El resultado son facturas que el cliente no puede deducir y emisores convencidos de que van bien.

La regla está en un sitio muy concreto y bastante corto: el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Cuatro de sus artículos resuelven casi todas las dudas: el artículo 4 (cuándo puedes usarla), el artículo 7 (qué tiene que llevar), el artículo 11 (cuándo hay que expedirla) y el artículo 15 (cómo se rectifica). A partir de ahí, la Ley 37/1992 del IVA aporta la pieza que más dinero mueve: el artículo 97, que decide quién puede deducir y con qué documento.

Vamos artículo por artículo. Y con un aviso por delante: la parte que peor se cuenta —y la que más cara sale— es la de la factura simplificada cualificada. Tiene sección propia más abajo, y si solo vas a leer un apartado, que sea ese.

Qué es la factura simplificada y por qué el «ticket» ya no existe

La factura simplificada es una factura de pleno derecho con un contenido reducido. No es un documento de segunda, ni un comprobante informal, ni un papel que valga menos ante Hacienda. Es una factura que, por el tipo de operación y por su importe, la norma permite emitir con menos menciones que la factura completa del artículo 6.

La confusión histórica viene del vocabulario. Hasta finales de 2012 convivían dos figuras: la factura y el llamado documento sustitutivo, que en la calle todo el mundo llamaba ticket, vale o recibo. El Reglamento anterior, el Real Decreto 1496/2003, regulaba esos documentos sustitutivos como una categoría distinta. El RD 1619/2012 derogó aquel reglamento y entró en vigor el 1 de enero de 2013, eliminando la figura del documento sustitutivo. Desde entonces solo existen dos documentos: la factura completa y la factura simplificada.

Entonces, ¿qué es hoy un ticket de caja?

Un ticket de caja es hoy una de estas dos cosas. Si contiene los datos del artículo 7, es una factura simplificada, aunque el papel diga «ticket» arriba. Si no los contiene —porque falta el NIF del emisor, porque no lleva número, porque no identifica el tipo de bien o servicio—, entonces es un comprobante interno de caja sin valor de factura: te sirve para tu control de tesorería, pero no documenta la operación a efectos de IVA.

Esta distinción tiene consecuencias prácticas inmediatas. El justificante que da una máquina expendedora, el resguardo de un datáfono o el papelito con el importe escrito a mano no son facturas. Un cliente que te reclama «la factura» de una compra pequeña muchas veces ya la tiene: le has dado una factura simplificada. Lo que en realidad te está pidiendo, cuando quiere deducirse el gasto o el IVA, es una factura con sus datos identificativos.

Quién puede usarla: no es cuestión de tamaño

Aquí conviene romper un mito muy extendido. La factura simplificada no es un régimen para autónomos pequeños. El Reglamento no mira quién eres, mira qué operación estás documentando y cuánto importa. Una sociedad con cientos de empleados puede emitir facturas simplificadas en su cafetería de empresa, y un autónomo recién dado de alta tiene que emitir factura completa si vende un servicio de 900 € que no está en la lista tasada del artículo 4.2.

Dicho de otro modo: el sujeto que emite es indiferente. Lo determinante son el importe de la operación y su naturaleza. Si tienes dudas sobre el circuito completo de facturación de tu actividad, puedes repasar antes nuestra guía sobre cómo facturar siendo autónomo.

Cuándo puedes emitirla: los umbrales del artículo 4

El artículo 4 del RD 1619/2012 abre tres puertas distintas a la factura simplificada. Merece la pena tenerlas separadas en la cabeza, porque mezclarlas es el origen de la mitad de los errores.

Umbral general: 400 € IVA incluido

La primera puerta es la más amplia y la que sirve para cualquier actividad: puedes cumplir la obligación de facturar mediante factura simplificada cuando el importe de la operación no exceda de 400 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido incluido.

Fíjate en la coletilla «IVA incluido», porque es donde se equivoca mucha gente. El umbral no se mide sobre la base imponible, sino sobre el total que cobra el cliente. Con un tipo general del 21 %, una base imponible de 340 € da un total de 411,40 €, que ya supera el umbral: esa operación necesita factura completa. La base máxima compatible con los 400 € totales al 21 % es de 330,57 €, que con 69,42 € de cuota suma 399,99 €.

Umbral ampliado: 3.000 € IVA incluido en operaciones tasadas

La segunda puerta eleva mucho el listón, pero solo para una lista cerrada de actividades que el artículo 4.2 enumera una por una. En esas operaciones puedes emitir factura simplificada cuando el importe no exceda de 3.000 euros, IVA incluido:

• Ventas al por menor, incluidas las realizadas por fabricantes o elaboradores de los productos entregados. La propia norma aclara qué se considera venta al por menor: entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario no actúa como empresario o profesional, sino como consumidor final.
• Ventas o servicios en ambulancia. Ojo con el término: aquí «en ambulancia» significa de forma ambulante, itinerante, no en un vehículo sanitario.
• Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
• Transportes de personas y sus equipajes.
• Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares, cafeterías, horchaterías, chocolaterías y establecimientos similares, así como el suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto.
• Salas de baile y discotecas.
• Servicios telefónicos prestados mediante cabinas telefónicas de uso público o mediante tarjetas que no permitan identificar al portador.
• Servicios de peluquería y los prestados por institutos de belleza.
• Utilización de instalaciones deportivas.
• Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
• Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
• Alquiler de películas.
• Servicios de tintorería y lavandería.
• Utilización de autopistas de peaje.

La lista es tasada: si tu actividad no está ahí, no puedes usar el umbral de 3.000 €, por muy parecida que te parezca. Un catering que sirve un evento no es lo mismo que un restaurante que sirve una comida para consumir en el acto, y una consultoría no es una venta al por menor por mucho que factures a un particular.

Tercera puerta: las facturas rectificativas

El artículo 4.1 permite expedir factura simplificada también cuando se trate de facturas rectificativas, con independencia del importe. Tiene lógica: la rectificativa corrige un documento anterior y su contenido se rige además por las reglas específicas del artículo 15, que veremos más abajo.

Y una cuarta vía, poco conocida: la autorización administrativa

El propio artículo 4 prevé que el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT pueda autorizar la expedición de facturas simplificadas en supuestos distintos, cuando las prácticas comerciales o administrativas del sector, o las condiciones técnicas de expedición, dificulten especialmente incluir todas las menciones. Es una vía excepcional, se pide expresamente y no se presume: nadie está autorizado hasta que lo está por escrito.

Los umbrales de la factura simplificada se miden por operación y con el IVA incluido. No hay ningún límite de facturación anual: si has leído que existe uno, esa fuente no está citando el RD 1619/2012.

Cuándo NO cabe factura simplificada

El artículo 4.3 cierra la puerta en unos supuestos concretos. Aunque el importe esté por debajo del umbral, en estas operaciones hay que expedir factura completa:

• Entregas intracomunitarias de bienes exentas a las que se refiere el artículo 25 de la Ley del IVA, es decir, las ventas de bienes que se transportan a otro Estado miembro con destinatario identificado a efectos de IVA allí.
• Ventas a distancia que, por aplicación de las reglas de localización del artículo 68 de la Ley del IVA, se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.
• Determinadas operaciones que se entienden realizadas fuera del territorio de aplicación del impuesto en los supuestos del artículo 2.3 del propio Reglamento, típicamente cuando el destinatario es el sujeto pasivo por inversión del sujeto pasivo o cuando la operación se localiza en un país tercero y el proveedor está establecido aquí.

Es la redacción exacta del precepto la que manda, y conviene leerla en el texto consolidado del BOE antes de aplicarla a un caso concreto de comercio exterior. La lectura simplificada que circula por foros —«no puedes usar la simplificada si trabajas con clientes de la UE»— es demasiado gruesa y provoca errores en los dos sentidos: hay operaciones con clientes comunitarios que sí admiten formato simplificado y hay entregas domésticas que no.

Además: los casos en que la factura es obligatoria en todo caso

Conviene no confundir dos planos. Una cosa es en qué formato puedes documentar la operación, y otra si estás obligado a documentarla. El artículo 2.2 del Reglamento enumera supuestos en los que hay que expedir factura sí o sí, aunque tu actividad esté en alguna de las excepciones del artículo 3: cuando el destinatario sea empresario o profesional que actúe como tal, cuando el destinatario lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria, en las entregas intracomunitarias exentas, en las exportaciones, en las entregas de bienes objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición y cuando el destinatario sea una Administración pública o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional, entre otros.

Traducido a la práctica de mostrador: si entra un cliente y te dice que es autónomo y necesita factura, no puedes despacharlo con un «solo damos tickets». Tienes que expedir factura, y si la operación entra en los umbrales del artículo 4 puedes hacerlo en formato simplificado, incorporando los datos del destinatario que veremos en la sección 5.

Contenido obligatorio: la lista del artículo 7

El artículo 7.1 fija el contenido mínimo de la factura simplificada. Esta es la lista real, sin añadidos:

• Número y, en su caso, serie. La numeración dentro de cada serie tiene que ser correlativa.
• Fecha de expedición.
• Fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o, si procede, la fecha del pago anticipado, siempre que sea distinta de la fecha de expedición.
• NIF, nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedirla, es decir, tuyos como emisor.
• Identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados. Basta con identificar el tipo, no hace falta el detalle de precios unitarios y descuentos que exige la factura completa.
• Tipo impositivo aplicado y, de forma opcional, la expresión «IVA incluido». Cuando una misma factura recoge operaciones a tipos distintos, hay que especificar por separado la parte de base imponible correspondiente a cada una.
• Contraprestación total.
• En las facturas rectificativas, la referencia expresa e inequívoca de la factura rectificada y de las especificaciones que se modifican.
• Las menciones especiales que el artículo 6 exige en determinados supuestos y que el artículo 7.1 hace extensivas a la simplificada: la referencia a la disposición aplicable cuando la operación está exenta, la mención «facturación por el destinatario», la mención «inversión del sujeto pasivo» y las relativas a regímenes especiales cuando corresponda.

Lo que el artículo 7 NO exige (y casi todo el mundo cree que sí)

Tres mitos que conviene desmontar con nombre y apellidos:

• No exige la palabra «factura simplificada». No hay ninguna letra del artículo 7 que imponga esa leyenda. Ponerla ayuda a quien recibe el documento y a tu propio control interno, pero no sustituye a ningún dato obligatorio ni convierte en válida una factura incompleta. Lo que sí debe constar expresamente es la condición de documento rectificativo cuando estás rectificando.
• No exige desglosar base imponible y cuota. Basta el tipo impositivo aplicado y la contraprestación total. El desglose de la cuota repercutida entra en juego solo en la versión cualificada.
• No exige los datos del destinatario. En la simplificada ordinaria, los datos identificativos que la norma pide son los del expedidor. Esta es exactamente la confusión que hay que evitar, y por eso la siguiente sección va aparte.

Hay una cuarta cautela, más sutil: que el Reglamento de facturación no exija un dato no significa que no pueda exigirlo otra norma. El propio artículo 7.1 empieza diciendo «sin perjuicio de los datos o requisitos que puedan resultar obligatorios a otros efectos». Los sistemas informáticos de facturación, por ejemplo, añaden elementos propios; volveremos sobre eso al hablar de VERI*FACTU.

La factura simplificada cualificada: la que permite deducir el IVA

Esta es la sección que arregla el malentendido más caro de toda la facturación española. Una factura simplificada normal, con los datos del artículo 7.1, no habilita al destinatario para deducirse el IVA soportado. Da igual que el importe esté dentro del umbral y que el documento sea perfectamente válido: para deducir hace falta más.

La pieza está en el artículo 97.Uno de la Ley 37/1992 del IVA: solo pueden ejercitar el derecho a la deducción quienes estén en posesión del documento justificativo de ese derecho, y ese documento es la factura original expedida por quien realiza la entrega o presta el servicio. El artículo 7.2 del RD 1619/2012 conecta con ese precepto y establece qué hay que añadir a una simplificada para que sirva.

Los tres datos que convierten una simplificada en cualificada

Cuando el destinatario de la operación sea empresario o profesional y así lo exija, el expedidor debe hacer constar además de todo lo del artículo 7.1:

• El NIF atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea.
• El domicilio del destinatario de las operaciones.
• La cuota tributaria repercutida, que debe consignarse por separado.

Esos tres datos son los que se conocen coloquialmente como «factura simplificada cualificada». No es un tipo de factura distinto con nombre legal propio: es la misma factura simplificada con las menciones del artículo 7.2 incorporadas.

Y no solo los empresarios pueden pedirla

El artículo 7.3 amplía el supuesto: los mismos datos deben hacerse constar cuando el destinatario no sea empresario o profesional pero los exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria. Un particular que necesita justificar un pago para una deducción autonómica, por ejemplo, tiene derecho a que le identifiques el documento con su NIF y su domicilio.

El error más caro: creer que basta con el importe

El escenario típico es este. Una comida de trabajo de 180 € en un restaurante. La operación entra de sobra en el umbral de 3.000 € porque la hostelería está en la lista tasada. El camarero entrega un ticket con el NIF del restaurante, la fecha, «menú del día x 4», el tipo impositivo y el total. Es una factura simplificada impecable. Y el IVA de esa comida no es deducible, porque el documento no identifica al destinatario ni desglosa la cuota.

La solución hay que aplicarla en el momento de la operación: pedir la factura con los datos completos antes de irse. Reconstruirla después es posible —el emisor puede expedir una rectificativa—, pero depende de su voluntad y de que conserve el registro de la operación.

Regla de bolsillo para el que recibe: si el papel no lleva tu NIF, tu domicilio y la cuota de IVA separada, no deduzcas ese IVA. Y regla de bolsillo para el que emite: si tu cliente dice que es autónomo o empresa, pregúntale sus datos antes de imprimir.

Ojo, deducir el IVA y deducir el gasto son cosas distintas

Una factura simplificada sin datos del destinatario tampoco es un justificante cómodo para el gasto en IRPF o en Impuesto sobre Sociedades. El artículo 106.4 de la Ley General Tributaria establece que los gastos deducibles originados por operaciones realizadas por empresarios o profesionales deben justificarse de forma prioritaria mediante la factura entregada por ese empresario o profesional, y añade que la factura no constituye un medio de prueba privilegiado sobre la existencia de la operación. Traducción: la factura es el camino principal, y hay margen para otros medios de prueba, pero cuanto peor documentado esté el gasto más terreno pierdes en una comprobación. Además, en el IRPF y en el Impuesto sobre Sociedades operan los requisitos propios de correlación con los ingresos y de afectación a la actividad, que la factura no salva por sí sola.

Diferencias con la factura completa del artículo 6

La factura completa u ordinaria del artículo 6 exige un contenido bastante más denso. Además del número y serie, la fecha de expedición y la fecha de la operación, incluye el nombre y apellidos o razón social completa del expedidor y del destinatario, el NIF del expedidor y en determinados casos el del destinatario, el domicilio de ambos, la descripción de las operaciones con todos los datos necesarios para determinar la base imponible (precio unitario sin impuesto, descuentos y rebajas no incluidos en él), el tipo o tipos impositivos aplicados, la cuota repercutida consignada por separado y, cuando proceden, las menciones sobre exención, inversión del sujeto pasivo, facturación por el destinatario y regímenes especiales.

La diferencia práctica no es de prestigio, es de esfuerzo administrativo y de utilidad para el receptor. Esta es la comparación campo a campo:

¿Cuándo conviene ir directamente a la factura completa aunque puedas usar la simplificada? Cuando tu cliente habitual es empresa o profesional, cuando trabajas con Administraciones públicas, cuando el ticket medio se mueve cerca del umbral y tendrías que decidir caso por caso, y cuando quieres que la contabilidad se cuadre sola sin llamadas de clientes pidiendo «la factura de verdad». La simplificada rinde de maravilla en volumen alto de operaciones pequeñas con consumidor final; deja de rendir en cuanto entra un cliente que necesita deducir.

Series, numeración y plazos de expedición

Numeración correlativa y series separadas

El artículo 7.1.a) exige número y, en su caso, serie, con numeración correlativa dentro de cada serie. Puedes abrir series separadas cuando lo justifique tu operativa, y de hecho es buena práctica: una serie para las facturas completas y otra para las simplificadas, o una serie por establecimiento o por punto de venta. El Reglamento impone además series específicas en algunos casos, entre ellos las facturas rectificativas y las expedidas por el destinatario o por un tercero en nombre del obligado.

Lo que no se admite es saltarse números, reutilizarlos, reiniciar la serie a mitad de ejercicio sin criterio o mantener dos talonarios paralelos con la misma serie. Si anulas una operación en caja, el número consumido no desaparece: se rectifica. Si te interesa profundizar en cómo montar la numeración desde cero, tenemos una guía específica sobre cómo numerar las facturas correctamente.

Plazo para expedir: artículo 11

La regla general del artículo 11 es que las facturas deben expedirse en el momento de realizarse la operación. Es lo natural en el mostrador: cobras y entregas el documento.

La excepción importante: cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, las facturas deben expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la operación. Para las facturas recapitulativas del artículo 13 —las que agrupan varias operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario dentro de un mismo mes natural— rige también ese límite del día 16 del mes siguiente cuando el destinatario es empresario o profesional.

Plazo para remitir: artículo 18

Expedir y remitir son actos distintos. El artículo 18 obliga a remitir la factura al destinatario en el mismo momento de su expedición o, cuando el destinatario sea empresario o profesional que actúe como tal, antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo. Guardar la factura en un cajón «por si viene a recogerla» no cumple la obligación de remisión.

Para el régimen especial del criterio de caja hay reglas propias de devengo que alteran el cómputo, así que si estás acogido a él conviene revisar el detalle antes de fijar el circuito de expedición.

Rectificar y conservar: artículos 15 y 19 a 23

Las facturas no se anulan, se rectifican

El artículo 15 obliga a expedir factura rectificativa cuando la factura original no cumpla alguno de los requisitos de los artículos 6 o 7, cuando las cuotas repercutidas se hayan determinado incorrectamente y cuando se produzcan las circunstancias que, según el artículo 80 de la Ley del IVA, dan lugar a la modificación de la base imponible (devoluciones, descuentos posteriores, resolución de operaciones, créditos incobrables en los términos que allí se regulan).

La rectificación se hace emitiendo un documento nuevo que identifique la factura rectificada, no borrando ni destruyendo la anterior. Puedes rectificar varias facturas con un único documento de rectificación, siempre que identifiques todas las facturas afectadas. El documento debe hacer constar expresamente su condición de rectificativo y la descripción de la causa que motiva la rectificación, y va en serie específica.

Sobre cómo consignar los importes hay dos opciones válidas: indicar directamente el importe de la rectificación con su signo, o consignar los importes tal como quedan tras la rectificación, señalando también en ese caso el importe rectificado. Elige una y sé coherente, porque de ahí sale el arrastre a los libros registro y al modelo 303.

Plazo para rectificar

La rectificativa debe expedirse tan pronto como el obligado tenga constancia de las circunstancias que la motivan, y en todo caso dentro de los cuatro años siguientes al devengo del impuesto o, cuando proceda, a la fecha en que se hayan producido las circunstancias del artículo 80 de la Ley del IVA. Si quieres ver el recorrido completo hasta la declaración, tenemos una guía sobre la factura rectificativa y su reflejo en el modelo 303.

Conservación

Los artículos 19 a 23 regulan la obligación de conservar facturas y sus copias, incluidas las simplificadas. Los plazos de referencia son dos y conviene tener presente el más largo:

• El plazo general de prescripción tributaria de la Ley General Tributaria, que es de cuatro años (artículo 66), contados desde el momento que corresponda según el tributo y la obligación de que se trate.
• El artículo 30 del Código de Comercio, que obliga a los empresarios a conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes durante seis años desde el último asiento realizado en los libros.

Con bienes de inversión hay que sumar el periodo de regularización de deducciones de la Ley del IVA, que se extiende más allá de los cuatro años. Y hay una obligación cualitativa que se olvida: conservar significa garantizar la legibilidad, la autenticidad del origen y la integridad del contenido durante todo el plazo. El papel térmico de las cajas registradoras se borra; si tu archivo son tickets térmicos en una caja de zapatos, en tres años tendrás folios en blanco. Digitalizar es la salida razonable, y si quieres que la copia electrónica sustituya al papel conviene usar un procedimiento de digitalización certificada homologado.

Recargo de equivalencia, libros registro y modelo 303

Si eres minorista en recargo de equivalencia

El régimen especial del recargo de equivalencia se aplica a comerciantes minoristas personas físicas (y a entidades en régimen de atribución de rentas cuyos miembros sean personas físicas) que venden habitualmente a consumidores finales. Su lógica es que el proveedor ingresa el IVA por ellos, cobrándoles un recargo adicional en factura, y a cambio el minorista no presenta liquidaciones de IVA por esa actividad ni deduce el IVA soportado.

Para la facturación esto tiene dos consecuencias. La primera: el artículo 3.1 del Reglamento exime de la obligación de expedir factura por las operaciones realizadas en el desarrollo de actividades acogidas al recargo de equivalencia, con la excepción expresa de las entregas de inmuebles sujetas y no exentas. La segunda, que es la que importa a diario: esa exención decae en los supuestos del artículo 2.2. Si tu cliente es empresario o profesional que actúa como tal, o te pide la factura para ejercer un derecho tributario, tienes que expedirla igual.

La tercera consecuencia afecta al otro lado del mostrador. El artículo 163 de la Ley del IVA obliga al minorista a acreditar ante sus proveedores que está sometido al régimen, y el proveedor debe repercutir el recargo de forma separada en la factura. Los tipos del recargo están en el artículo 161 de la Ley del IVA y van asociados a cada tipo de IVA; comprueba el que corresponda a tu producto en el texto vigente antes de aplicarlo, porque en los últimos años ha habido medidas temporales sobre tipos de determinados alimentos que arrastraron su recargo. En la práctica, esa repercusión separada y la necesidad de identificar al minorista descartan documentar esas compras con una simplificada anónima. Tienes el detalle del régimen en nuestra guía sobre el IVA y el recargo de equivalencia.

Libros registro y anotación

Las facturas simplificadas expedidas se anotan en el libro registro de facturas expedidas. El Reglamento del IVA (Real Decreto 1624/1992) permite, con condiciones, hacer asientos resumen de varias facturas expedidas en la misma fecha y numeradas correlativamente, y también asientos resumen de facturas recibidas, con límites cuantitativos por documento y por conjunto. Esos límites están fijados en los artículos 63 y 64 del Reglamento del IVA y se han modificado con el tiempo: consulta la cifra vigente en el texto consolidado antes de configurar tu software, porque aplicar un límite obsoleto invalida el asiento.

Para el modelo 303, una factura simplificada tributa exactamente igual que una completa: la operación se declara en el periodo de devengo, al tipo que corresponda. La diferencia no está en el ingreso, sino en la deducción del otro lado. Y para el modelo 347 conviene tener presente que las operaciones con consumidores finales documentadas en simplificadas no se declaran de forma individualizada por cliente, porque no hay cliente identificado.

VERI*FACTU, TicketBAI y factura electrónica B2B

Aquí hay que separar dos cosas que se mezclan en casi todas las conversaciones: la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales y los requisitos de los sistemas informáticos de facturación. Son dos marcos normativos distintos, con calendarios distintos.

La factura electrónica B2B: Ley 18/2022

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas —la conocida como «Crea y Crece»— introdujo la obligación de expedir y remitir factura electrónica en las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales, junto con obligaciones de información sobre estados de pago. Su aplicación efectiva depende del desarrollo reglamentario y de plazos escalonados por tamaño de empresa.

Los sistemas de facturación: RD 1007/2023

El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, aprobó el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos de facturación, con el objetivo de garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. De ahí sale todo el vocabulario de VERI*FACTU: registros de facturación encadenados, huella o hash, remisión voluntaria de los registros a la AEAT y la incorporación de elementos visibles en la factura, entre ellos un código QR.

Esto afecta de lleno a las facturas simplificadas, porque el sistema que las emite es un sistema de facturación a estos efectos. La caja registradora del bar, el TPV de la tienda y la aplicación del autónomo entran en el ámbito.

Aviso sobre fechas. El calendario de entrada en vigor de estas obligaciones se ha modificado en más de una ocasión desde su aprobación, y sigue siendo objeto de cambios normativos. En esta guía no te damos una fecha de obligatoriedad como si fuera segura: confírmala en la sede electrónica de la Agencia Tributaria y en el BOE antes de contratar software, cambiar de TPV o firmar cualquier compromiso comercial basado en un plazo.

Territorios forales: TicketBAI y sistemas propios

Si operas en el País Vasco, el sistema aplicable es TicketBAI, implantado por las Haciendas forales de Álava, Bizkaia y Gipuzkoa con sus propias normas y calendarios, distintos entre territorios. Navarra tiene igualmente su propia regulación foral. Si tu actividad está en alguno de esos territorios, la referencia no es el RD 1007/2023 sino la normativa foral correspondiente. Tenemos una guía centrada en el software de facturación y los requisitos de los sistemas informáticos y otra sobre la factura electrónica para autónomos.

Qué puedes hacer ya sin arriesgarte

Sin necesidad de anticipar fechas, hay decisiones que ya son razonables: usar un programa que numere solo y de forma correlativa, que no permita borrar registros, que guarde copia de cada documento emitido, que sepa emitir una simplificada cualificada añadiendo NIF, domicilio y cuota separada, y cuyo proveedor publique un compromiso claro de adaptación normativa. Eso te vale hoy y te valdrá cuando el calendario se cierre.

Qué pasa si lo haces mal: el artículo 201 de la LGT

El incumplimiento de las obligaciones de facturación se sanciona por el artículo 201 de la Ley 58/2003, General Tributaria. Conviene entender el mecanismo más que memorizar cifras, porque el mecanismo explica por qué dos errores parecidos acaban en sanciones muy distintas.

• La infracción se califica en función de la conducta: no es lo mismo expedir facturas incumpliendo requisitos de contenido que directamente no expedirlas o no conservarlas, y el escalón más grave se reserva a la expedición de facturas con datos falsos o falseados.
• La sanción se articula como multa pecuniaria proporcional calculada sobre el importe del conjunto de las operaciones que han originado la infracción, con un supuesto de multa fija por operación cuando no puede conocerse ese importe.
• Sobre esa base actúan los criterios de graduación del artículo 187 de la LGT, entre ellos la comisión repetida de infracciones tributarias y el incumplimiento sustancial de la obligación de facturación.
• Y en sentido contrario operan las reducciones del artículo 188: por conformidad con la propuesta de regularización y por pronto pago sin interponer recurso.

No reproducimos aquí los porcentajes concretos: el precepto se ha modificado y su lectura correcta exige el texto consolidado vigente en el BOE. Si te enfrentas a un procedimiento sancionador, esa consulta y la de un profesional son el punto de partida, no una cifra copiada de un blog.

Existe además el artículo 201 bis, introducido por la Ley 11/2021, que sanciona la producción, tenencia o uso de sistemas y programas informáticos de facturación que no cumplan las especificaciones exigidas, con regímenes distintos para el fabricante o comercializador y para quien simplemente los tiene. Es la palanca sancionadora que acompaña a todo el marco de VERI*FACTU.

El coste que no es una multa

La factura mal emitida tiene un segundo coste, más frecuente que la sanción: el comercial. Un cliente empresa que no puede deducirse el IVA de tu factura te lo va a reclamar, y con razón. Multiplica eso por el número de operaciones de un trimestre y tienes trabajo de rectificación, tensión con clientes y un riesgo de que la deducción se le rechace en una comprobación.

Cinco supuestos resueltos

Los siguientes ejemplos son supuestos construidos para ilustrar la norma, no casos de clientes ni experiencias recogidas de nadie:

• Bar que sirve una comida de empresa por 1.200 € IVA incluido. La hostelería está en la lista tasada del artículo 4.2, así que cabe simplificada hasta 3.000 €. Si los comensales quieren deducir, hay que añadir NIF y domicilio de la empresa y la cuota separada.
• Tienda de ropa que vende un abrigo por 380 € IVA incluido a un particular. Es venta al por menor: cabe simplificada por las dos vías, la general y la tasada. Con el ticket del artículo 7.1 es suficiente.
• Consultor que factura 450 € más IVA a una empresa. No es ninguna de las actividades de la lista tasada y el total supera los 400 € con IVA incluido. Toca factura completa del artículo 6.
• Consultor que factura 300 € más IVA (363 € totales) a una empresa. Está por debajo del umbral general, así que cabe simplificada. Pero si la empresa quiere deducir, hay que emitirla cualificada. Emitir directamente la completa suele ser más limpio.
• Aparcamiento que cobra 9 € por una estancia. Está en la lista tasada y muy por debajo de cualquier umbral. Simplificada sin más. Si el conductor va a deducirla como gasto de actividad, tendrá que pedir sus datos en ese momento.

Checklist antes de imprimir

1. ¿El total con IVA incluido pasa de 400 €? Si sí, ¿tu operación está en la lista del artículo 4.2 y no pasa de 3.000 €?
2. ¿La operación está en alguno de los supuestos excluidos del artículo 4.3?
3. ¿Lleva número y serie correlativos, fecha, tu NIF y nombre, identificación de lo vendido, tipo impositivo y total?
4. ¿Hay varios tipos impositivos? Entonces reparte la base por tipos.
5. ¿El cliente es empresario o profesional, o te pide los datos? Añade su NIF, su domicilio y la cuota separada.
6. ¿La operación está exenta o hay inversión del sujeto pasivo? Incorpora la mención correspondiente.
7. ¿La has remitido al destinatario dentro de plazo y guardado copia legible?

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el límite de importe de la factura simplificada?

El artículo 4 del RD 1619/2012 fija dos umbrales por operación, no por año: 400 € IVA incluido con carácter general, y 3.000 € IVA incluido en la lista tasada del apartado 2 (ventas al por menor, hostelería y restauración, peluquerías, aparcamientos, tintorerías, instalaciones deportivas, autopistas de peaje y las demás que enumera el precepto). Los umbrales se miden con el IVA dentro, no sobre la base imponible.

¿Existe un límite de facturación anual para poder emitir facturas simplificadas?

No. El RD 1619/2012 no condiciona la factura simplificada al volumen de negocio anual del emisor. Circulan por internet cifras de límite anual que no aparecen en ninguna norma de facturación. Lo que se mide es el importe de cada operación documentada y el tipo de operación.

¿Hay que poner el NIF del cliente en una factura simplificada?

En la simplificada ordinaria del artículo 7.1, no: los datos identificativos que exige la norma son los del expedidor. El NIF y el domicilio del destinatario solo son obligatorios cuando este los exige porque es empresario o profesional y quiere deducir el IVA (artículo 7.2), o porque los necesita para ejercer cualquier derecho de naturaleza tributaria (artículo 7.3).

¿Puedo deducir el IVA con un ticket de restaurante?

Con una factura simplificada normal, no. El artículo 97.Uno de la Ley del IVA exige estar en posesión del documento justificativo del derecho a deducir, y una simplificada solo lo es si incorpora el NIF y el domicilio del destinatario y la cuota repercutida por separado. Hay que pedirlo en el momento de la operación.

¿El ticket y la factura simplificada son lo mismo?

Como figura legal, el ticket o documento sustitutivo desapareció al entrar en vigor el RD 1619/2012, el 1 de enero de 2013, que derogó el RD 1496/2003. Lo que hoy sale de una caja registradora es una factura simplificada si contiene los datos del artículo 7. Si no los contiene, es un comprobante interno sin valor de factura.

¿Es obligatorio escribir la expresión «factura simplificada» en el documento?

El artículo 7 no exige esa mención. Lo que pide es el contenido: número y serie, fecha, NIF y nombre del expedidor, identificación de los bienes o servicios, tipo impositivo y contraprestación total. Escribirlo ayuda a quien recibe el documento, pero no sustituye a ningún dato obligatorio. Lo que sí debe constar expresamente es la condición de documento rectificativo cuando se rectifica una factura anterior.

¿Puedo emitir una factura simplificada a una empresa?

Sí, siempre que la operación respete los umbrales del artículo 4 y no esté en los supuestos excluidos del artículo 4.3. Ahora bien, si esa empresa quiere deducirse el IVA soportado tendrás que añadir su NIF, su domicilio y la cuota repercutida por separado. Con clientes profesionales suele salir más a cuenta emitir directamente factura completa del artículo 6.

¿Cómo se corrige una factura simplificada mal emitida?

Con una factura rectificativa del artículo 15. No se borra, no se rompe y no se sustituye en silencio: se expide un documento nuevo que identifica la factura rectificada, describe la causa y consigna la rectificación, con serie específica. El plazo general es de cuatro años desde el devengo o desde que se producen las circunstancias del artículo 80 de la Ley del IVA.

¿Las facturas simplificadas llevan numeración correlativa propia?

Sí. El artículo 7.1.a) exige número y, en su caso, serie, con numeración correlativa dentro de cada serie. Puedes abrir una serie separada para las simplificadas, y la norma obliga a series específicas para las rectificativas y para las expedidas por el destinatario o por un tercero. Lo que no se admite es saltarse números ni reutilizarlos.

¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas simplificadas?

El Reglamento remite al plazo de la Ley General Tributaria, cuyo plazo general de prescripción es de cuatro años. El Código de Comercio impone además a los empresarios conservar libros y documentación durante seis años. Con bienes de inversión hay que contar el periodo de regularización de deducciones del IVA. Y conservar exige garantizar legibilidad, autenticidad e integridad durante todo el plazo: el papel térmico se borra.

¿Puedo emitir factura simplificada en una venta a otro país de la Unión Europea?

El artículo 4.3 excluye expresamente las entregas intracomunitarias de bienes exentas del artículo 25 de la Ley del IVA, las ventas a distancia que por las reglas de localización se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto y determinadas operaciones que se entienden realizadas fuera de ese territorio. En esos casos hay que expedir factura completa del artículo 6.

¿VERI*FACTU obliga a cambiar la forma de emitir facturas simplificadas?

El marco existe: la Ley 18/2022 para la factura electrónica entre empresas y profesionales, y el RD 1007/2023 para los requisitos de los sistemas informáticos de facturación, que alcanzan también a las simplificadas (registro de facturación, encadenamiento, código QR). El calendario de entrada en vigor se ha modificado varias veces, así que no des por cerrada ninguna fecha: confírmala en la sede electrónica de la AEAT y en el BOE antes de tomar decisiones de compra de software.

Conclusión. La factura simplificada es una herramienta buena y perfectamente legal, y su regla es más corta de lo que parece: dos umbrales por operación con el IVA dentro, una lista tasada de actividades, un contenido mínimo de siete menciones y una versión cualificada con tres datos añadidos cuando el cliente necesita deducir. Los errores caros no vienen de la complejidad de la norma, vienen de repetir mitos: límites anuales que no existen, leyendas obligatorias que la norma no pide y tickets que se dan por deducibles sin serlo. Si trabajas de cara al público, deja configuradas las dos plantillas —la simplificada y la cualificada— y entrena a quien esté en caja para preguntar antes de imprimir.

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