Programa de facturación electrónica gratis: la guía completa que necesitas

Si has llegado buscando un programa de facturación electrónica gratis, lo más probable es que te encuentres dos cosas: listas de aplicaciones con planes «free» que caducan a las treinta facturas, y artículos que mezclan en el mismo párrafo dos obligaciones legales que no tienen nada que ver entre sí. Esta guía va de lo contrario: qué es una factura electrónica de verdad, qué software cumple, qué puedes hacer sin gastar un euro, dónde está la frontera y cómo evitar quedarte atrapado en una herramienta que un día decide que tus datos no salen.

Qué es una factura electrónica de verdad (y por qué tu PDF no lo es)

Aquí está el malentendido que arruina la mitad de las búsquedas sobre este tema. Mucha gente cree que ya emite facturas electrónicas porque exporta un PDF desde una hoja de cálculo y lo manda por correo. Eso es una factura en papel escaneada conceptualmente: la lee una persona, no una máquina.

Una factura electrónica, en el sentido que le da la normativa española y europea, es una factura emitida, transmitida y recibida en un formato estructurado de datos que permite su procesamiento automático y electrónico. La clave está en «estructurado»: los campos —NIF del emisor, NIF del destinatario, base imponible, tipo impositivo, cuota, número de factura, fecha— están etiquetados uno a uno en un fichero XML, de modo que el sistema del receptor puede leerlos, contabilizarlos y conciliarlos sin que nadie teclee nada.

Esa diferencia no es cosmética. Determina qué software te sirve. Un programa que solo genera PDF bonitos no cumple, por muy gratis que sea. Un programa que genera el XML correcto sí, aunque su interfaz parezca de 2009.

PDF frente a formato estructurado: la comparación honesta

Existe un punto intermedio que conviene conocer, porque a veces se vende como solución: los formatos híbridos, que meten el XML dentro del propio PDF como fichero adjunto. Son cómodos para el humano y legibles para la máquina a la vez, y en algunos entornos europeos se usan mucho. Antes de apostar por uno, comprueba que tu cliente y tu propio programa lo aceptan, porque no todos los sistemas extraen el XML incrustado.

Lo que la factura electrónica no cambia

El contenido obligatorio de la factura no depende del soporte. Sigues necesitando número y, si procede, serie; fecha de expedición; datos identificativos completos de emisor y destinatario; descripción de las operaciones; base imponible; tipo de IVA aplicado y cuota; y las menciones especiales que correspondan (inversión del sujeto pasivo, régimen especial, exención con su motivo). Cambiar a electrónico no te exime de nada de eso: te obliga a hacerlo bien, porque el sistema del receptor lo comprueba.

Tampoco cambian los plazos de conservación ni la obligación de que la factura sea legible durante todo el periodo. Si tu programa gratuito guarda tus facturas y mañana cierra, el problema de conservación es tuyo, no suyo. Volveremos sobre esto, porque es el riesgo más subestimado de todos.

Los formatos que valen: EN 16931, Facturae, UBL, CII y EDIFACT

Cuando un fabricante te diga que su programa «cumple», la pregunta correcta es: ¿qué formato genera exactamente? La normativa de facturación electrónica entre empresas y profesionales se apoya en la norma europea EN 16931, que define el modelo semántico de datos de la factura electrónica: qué información tiene que haber y qué significa cada elemento, con independencia de cómo se escriba luego en el fichero.

Sobre ese modelo semántico se admiten varias sintaxis, es decir, varias formas de escribir lo mismo:

Para un autónomo o una pyme pequeña en España, en la práctica el formato que importa es Facturae. Si tu software genera Facturae válido y firmado cuando toca, cubres tanto la facturación a la Administración como el escenario B2B más habitual. Si trabajas con multinacionales o con cadenas de distribución, es muy probable que te pidan UBL, CII o directamente EDI, y ahí los planes gratuitos se quedan cortos casi siempre.

Antes de elegir programa, pregunta a tus tres clientes más grandes en qué formato quieren recibir la factura. Esa respuesta te va a descartar más opciones que cualquier comparativa de precios.

Firma electrónica: cuándo hace falta y cuándo no

Otro punto donde se confunde a la gente. La factura electrónica dirigida a la Administración a través de FACe tiene que ir firmada electrónicamente, con un certificado válido. La factura electrónica entre empresas privadas, en cambio, no exige necesariamente firma: la normativa admite garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido por otros medios, incluidos los controles de gestión que creen una pista de auditoría fiable entre la factura y la entrega o el servicio.

Esto tiene una consecuencia práctica para quien busca algo gratuito: si vas a facturar a organismos públicos necesitas, además del programa, un certificado digital de persona física o de representante. El certificado de la FNMT para persona física no tiene coste de emisión, aunque sí exige acreditación presencial o mediante identificación válida. Si solo facturas a empresas privadas, puedes empezar sin certificado y añadirlo más adelante.

Si quieres ver el detalle de cómo se construye el fichero, tenemos una guía específica sobre cómo emitir una factura electrónica en formato Facturae XML, con la estructura del documento campo a campo.

Dos regímenes que casi todo el mundo mezcla: VeriFactu y factura electrónica B2B

Este apartado es el que más falta hace. Hay dos obligaciones distintas, aprobadas por normas distintas, con finalidades distintas y calendarios distintos, y buena parte del contenido que circula por internet las trata como si fueran la misma. Elegir programa sin tener clara la diferencia es la vía rápida para comprar (o instalar gratis) algo que no te sirve.

Régimen 1: los sistemas informáticos de facturación y VeriFactu

Nace del Real Decreto 1007/2023, que aprueba el reglamento de requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos de facturación. Su desarrollo técnico está en una orden ministerial posterior, y el calendario de entrada en vigor se ha modificado más de una vez desde su publicación original.

Qué exige, en cristiano: que tu programa de facturación genere, por cada factura, un registro de facturación inalterable, encadenado con el anterior mediante una huella (hash), con firma cuando corresponda, y que la factura lleve un código QR y una mención identificativa. Hay dos modalidades: la remisión automática e inmediata de esos registros a la Agencia Tributaria (modalidad «Veri*Factu») o la conservación local con requisitos reforzados de inalterabilidad y trazabilidad.

Fíjate en lo importante: este régimen no te obliga a emitir factura electrónica. Puedes seguir entregando la factura en papel o en PDF; lo que se regula es el comportamiento del software que la produce. Y afecta a la obligación en función de quién eres, no de a quién facturas.

Régimen 2: la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales

Nace de la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (la conocida como «Crea y Crece»), que extiende la obligación de expedir y remitir factura electrónica a todas las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales. Su desarrollo reglamentario, aprobado por real decreto, define los formatos admitidos, la interoperabilidad entre plataformas, la solución pública, el repositorio de facturas y los estados de la factura que hay que informar (aceptada, rechazada, pagada).

Aquí sí cambia el soporte: la factura tiene que ir en formato estructurado. Y aquí aparece la parte que interesa a quien busca gratis, porque la propia norma prevé una solución pública gratuita además de las plataformas privadas de intercambio.

Comparativa lado a lado

Si lo que te interesa es exactamente esa parte —quién entra primero, qué plazos hay y cómo se cuentan— la tienes desarrollada en nuestro artículo sobre la facturación electrónica obligatoria y sus plazos y en el calendario por tramos. Para el otro régimen, tenemos una página dedicada a qué debe cumplir un software para VeriFactu.

La opción gratuita que casi nadie menciona: la solución pública

Cuando alguien busca «programa de facturación electrónica gratis», lo normal es que acabe en una lista de aplicaciones comerciales con plan freemium. La respuesta más honesta a esa búsqueda, sin embargo, está en la propia norma: el diseño de la factura electrónica B2B contempla dos caminos, y uno de ellos es público y sin coste.

Cómo está pensado el sistema

El modelo español no es un único conducto centralizado ni un mercado totalmente libre: es un híbrido. Por un lado están las plataformas privadas de intercambio, que son las que ofrecen los fabricantes de software y los operadores especializados; por otro, la solución pública de facturación electrónica gestionada por la Agencia Tributaria. Ambas vías tienen que ser interoperables, de modo que una empresa que use plataforma privada pueda enviar una factura a otra que use la pública, y al revés.

Además existe un repositorio público de facturas electrónicas. Quien emita a través de plataformas privadas debe remitir a ese repositorio una copia de la factura, y todos los emisores deben informar de los estados de la factura (si el destinatario la ha aceptado, rechazado o pagado). Ese reporte de estados es una de las funciones que muchos planes gratuitos privados no cubren, y conviene comprobarlo antes de decidir.

Para quién tiene sentido usar la vía pública

La solución pública está pensada como red de seguridad, no como el mejor producto del mercado. Encaja bien si:

• Emites pocas facturas al mes y tu contabilidad es sencilla.
• No necesitas presupuestos, albaranes, remesas bancarias ni control de cobros dentro de la misma herramienta.
• Prefieres no depender de un proveedor privado que pueda cambiar sus condiciones.
• Tu prioridad es cumplir con el mínimo coste, no ganar tiempo de gestión.

Encaja mal si facturas en volumen, si tienes varias series, si necesitas que la facturación hable con tu tienda online o tu ERP, o si quieres informes de rentabilidad. Ahí el ahorro de la vía pública se te va en horas de trabajo manual, que también son dinero.

La herramienta pública del formato Facturae

Hay un segundo recurso público que lleva años disponible y que mucha gente desconoce: la aplicación gratuita de gestión de facturación electrónica publicada en el portal oficial del formato Facturae. Es una aplicación de escritorio que permite crear facturas en el formato español, firmarlas con tu certificado y validar ficheros recibidos. No es bonita, no lleva CRM ni cuadros de mando, y no está pensada para gestionar un negocio entero. Pero para emitir una factura Facturae correcta y firmada, sin pagar nada y sin subir tus datos a un tercero, cumple.

La misma web ofrece un validador: le subes un XML y te dice si es válido y por qué no lo es. Esa herramienta vale su peso en oro cuando un cliente te rechaza una factura y nadie sabe explicar el motivo.

Regla práctica: si vas a probar un programa gratuito, valida su primera factura con el validador oficial antes de mandársela a un cliente. Descubrirás en cinco minutos si el software genera Facturae de verdad o solo lo dice en su página de marketing.

Facturar gratis a la Administración: FACe y la Ley 25/2013

Conviene separar este escenario del anterior, porque la obligación de facturar en electrónico al sector público es muy anterior a la obligación B2B y funciona con reglas propias. La regula la Ley 25/2013, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

Quién está obligado y a partir de qué importe

La ley obliga a determinados proveedores a presentar factura electrónica cuando facturan a las administraciones públicas: sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada, uniones temporales de empresas, agrupaciones de interés económico y otras figuras que la propia ley enumera. Las administraciones pueden excluir de la obligación las facturas de importe reducido —el umbral que la ley fija para esa exclusión potestativa son 5.000 euros—, y también pueden exigir factura electrónica a quienes no estén obligados por ley.

Los autónomos personas físicas, en general, no entran en la lista de obligados, pero muchos organismos la piden igualmente y en la práctica facturar en papel a la Administración es cada vez más difícil. Si tu cliente es público, asume que vas a necesitar Facturae firmada.

Cómo funciona FACe

FACe es el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado, y muchas comunidades autónomas y ayuntamientos están adheridos. Subes tu fichero Facturae firmado, el sistema lo valida y lo enruta al órgano correspondiente, y a partir de ahí puedes consultar el estado de tramitación de tu factura. Usarlo no cuesta dinero.

Lo que sí necesitas son los códigos DIR3 del destinatario: oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora. Sin esos tres códigos la factura se rechaza, y el error más frecuente de quien empieza es inventárselos o copiarlos de otra factura. Pídelos por escrito a tu cliente público antes de emitir, y guárdalos en la ficha del cliente dentro de tu programa. Algunos organismos con contabilidad propia usan su propio punto de entrada en lugar de FACe: también hay que preguntarlo.

Qué necesitas, en total, para facturar gratis a la Administración

1. Un certificado electrónico válido (persona física o de representante de la entidad).
2. Un programa capaz de generar Facturae firmada, que puede ser la aplicación pública gratuita.
3. Los códigos DIR3 del destinatario y, si el contrato lo exige, el número de expediente.
4. Una rutina de comprobación del estado en el punto de entrada, porque el rechazo no siempre te llega por correo.

Con eso, el coste en licencias es cero. El coste en tiempo, no: la primera factura te va a llevar una tarde, y las siguientes diez minutos.

Los cinco tipos de «gratis» que te vas a encontrar

No todo lo gratuito es igual, y la etiqueta esconde modelos de negocio muy distintos. Distinguirlos te ahorra sorpresas.

1. Freemium con límite duro

El más común. La aplicación es completa, pero el plan gratuito topa en un número de facturas al mes o al año, en número de clientes o en usuarios. Cuando llegas al techo, la herramienta deja de dejarte emitir hasta que pagues. Es un modelo legítimo, siempre que el límite esté escrito con claridad y no dentro de un desplegable de la página de precios. El problema aparece cuando el tope te pilla el día 28 con las facturas del mes sin emitir.

2. Freemium con funciones capadas

No limitan el número de facturas, sino las funciones: no exportas la contabilidad, no personalizas la plantilla, no conectas con el banco, o —el caso serio— no generas el formato estructurado, solo PDF. Aquí es donde más gente se equivoca: cree que está cumpliendo y está mandando PDF.

3. Software libre y de código abierto

Existen suites de gestión y ERP de código abierto que puedes usar sin pagar licencia. Son gratis en el sentido de la licencia, no en el sentido del esfuerzo: requieren instalación, alojamiento, actualizaciones y, muchas veces, módulos de localización española que sí se cobran o que mantiene la comunidad con desigual continuidad. Si tienes perfil técnico o alguien que te lo lleve, son una opción potente y sin ataduras. Si no lo tienes, «gratis» va a significar «facturas de programador».

4. Gratis porque el coste está en otro sitio

Bancos, pasarelas de pago, marketplaces y gestorías ofrecen módulos de facturación sin coste directo. Lo pagas con la vinculación: mantienes la cuenta, mantienes la cuota mensual de la gestoría o pagas comisión por transacción. Puede compensar perfectamente. Solo conviene tenerlo presente al calcular lo que cuesta, y comprobar qué pasa con tus datos el día que te cambias de banco o de asesoría.

5. Público y gratuito de verdad

Las herramientas de la Administración descritas en los apartados anteriores. Gratis sin contrapartida comercial, con la limitación de que hacen exactamente lo que la norma necesita y nada más.

Si lo que buscas es una panorámica más general del software de gestión para trabajar por tu cuenta, sin ceñirte al ángulo de la factura electrónica, tenemos una guía aparte sobre programas de facturación para autónomos que cubre ese terreno con más detalle.

Qué mirar en un programa gratuito antes de meter tus facturas

Esta es la parte que vale dinero. No te fijes en el diseño ni en el número de plantillas: fíjate en estas ocho cosas, en este orden.

1. ¿Genera formato estructurado, y cuál?

Primera pregunta y la más importante. «Exporta a PDF y a Excel» no es una respuesta. Quieres oír Facturae, y si trabajas fuera de España, UBL o CII. Si en la documentación del producto no aparece la palabra Facturae, sospecha.

2. ¿Cuál es el límite exacto del plan gratuito?

Búscalo por escrito, no en un comparador. Los límites habituales van por número de facturas (al mes o al año), número de clientes, número de usuarios, o el número de documentos almacenados. Anota la cifra y compárala con tu ritmo real de emisión de los últimos doce meses, no con tu ritmo previsto.

3. ¿Puedes exportar tus datos, y en qué formato?

El criterio decisivo. Un programa del que puedes salir con tus datos completos es una decisión reversible; uno del que no puedes salir es un matrimonio. Comprueba, antes de meter un año entero de facturación, que puedes descargar:

• Todas tus facturas emitidas en XML, no solo en PDF.
• El listado completo de clientes con sus datos fiscales.
• Los libros registro de facturas emitidas y recibidas en un formato de hoja de cálculo.
• Los adjuntos (facturas de gasto escaneadas, justificantes).

Y hazlo el primer día, con tres facturas de prueba. Descubrir que la exportación está capada en el plan gratuito cuando ya llevas dentro cuatrocientas facturas es la trampa clásica.

4. Portabilidad: el artículo 20 del RGPD

Aquí tienes un argumento legal, no una súplica comercial. El artículo 20 del Reglamento General de Protección de Datos reconoce el derecho a la portabilidad: cuando el tratamiento se basa en el consentimiento o en un contrato y se efectúa por medios automatizados, el interesado tiene derecho a recibir los datos personales que le incumben en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y a transmitirlos a otro responsable sin que el primero lo impida.

Dos matices para no exagerar su alcance. Primero, el derecho ampara datos personales, no necesariamente cualquier fichero contable o informe elaborado por la herramienta. Segundo, si tú eres empresa y el proveedor actúa como encargado del tratamiento de los datos de tus clientes, lo que rige entre vosotros es el contrato de encargo de tratamiento del artículo 28, que debe prever la devolución o supresión de los datos al terminar el servicio. Léelo: ahí está escrito qué pasa con tu información cuando te vayas.

La conclusión práctica es la misma en ambos casos: un proveedor que te dificulte sacar tus datos está en terreno resbaladizo, y tienes base para exigirlo por escrito.

5. ¿El fabricante emite declaración responsable?

Para el régimen de sistemas informáticos de facturación, el reglamento exige que el producto o sistema informático incorpore una declaración responsable del productor certificando que cumple lo previsto en la norma. Es un documento concreto, no un eslogan. Pídelo. Si un fabricante te contesta con «somos totalmente compatibles con la normativa vigente» pero no te enseña la declaración, ya sabes lo que hay.

Ojo con el detalle: en herramientas de código abierto y en desarrollos internos la figura del productor puede recaer en quien lo despliega o adapta. Si vas a montarte una solución libre por tu cuenta, la responsabilidad de que el sistema cumpla no desaparece; se traslada.

6. Conservación y acceso cuando dejes de ser cliente

Pregunta directa al soporte, y guarda la respuesta: ¿durante cuánto tiempo puedo acceder a mis facturas si dejo de usar el plan? ¿Y si cierro la cuenta? Algunas herramientas dejan el histórico en modo lectura, otras lo bloquean al instante. Tu obligación de conservación no se suspende porque el proveedor haya cambiado sus términos.

7. Series, numeración y multiactividad

Si emites por varias actividades, si necesitas serie separada para rectificativas o si facturas desde más de un establecimiento, comprueba que el plan gratuito permite varias series. Muchos limitan a una sola, y salir de ahí después es incómodo.

8. Soporte real

En un plan gratuito, «soporte» suele significar una base de conocimiento y un formulario. Vale, mientras lo sepas. El momento en que echarás de menos un teléfono es el día que una factura a un cliente público se rechaza sin explicación y hay un pago de por medio.

Tabla de comprobación rápida

Elegir por precio: cómo se queda uno atrapado

El coste de un programa de facturación casi nunca es la cuota. Es el coste de salir de él. Estos son los cuatro mecanismos por los que un plan gratuito acaba saliendo caro.

El bloqueo por volumen en el peor momento

Tu negocio crece, superas el límite y la herramienta deja de emitir. Suele pasar en el peor trimestre, con el modelo de IVA a la vuelta de la esquina. La salida rápida es pagar el plan superior; la salida lenta es migrar con prisa, que es como se cometen los errores de numeración. Anticípalo: si estás al setenta por ciento del límite dos meses seguidos, decide con calma.

La exportación mutilada

Te dejan descargar PDF de tus facturas, pero no el XML ni los libros registro. Formalmente puedes salir; en la práctica te llevas imágenes en lugar de datos, y reconstruir la contabilidad a partir de PDF es trabajo manual puro. Este es el motivo por el que la prueba de exportación hay que hacerla el primer día.

La numeración rota

La numeración de facturas debe ser correlativa dentro de cada serie. Si migras a mitad de ejercicio y el programa nuevo empieza en 1, tienes un problema de coherencia que se ve a la primera revisión. Se resuelve fácil si lo piensas antes (configurando el contador inicial o abriendo serie nueva con criterio) y mal si lo descubres después.

El cumplimiento que no llega

El riesgo mayor: quedarte con una herramienta que no se actualiza al ritmo de la normativa. Un programa gratuito mantenido por una empresa pequeña, o un proyecto libre sin comunidad activa, puede quedarse sin adaptar cuando cambian los requisitos técnicos. El día que tu software no genere lo que la norma pide, el responsable ante la Administración eres tú, no el fabricante.

Y conviene saber que el uso de sistemas de facturación que no cumplan los requisitos está tipificado como infracción tributaria en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, con sanciones económicas específicas tanto para quien fabrica o comercializa esos sistemas como para quien los tiene o usa. No es un asunto menor y no depende de que hayas pagado o no por el programa.

Lo barato en facturación no es lo que cuesta poco. Es lo que puedes abandonar sin perder nada.

Cómo cambiar de programa sin romper la numeración

Si ya estás en una herramienta y quieres moverte, este es el orden que evita disgustos.

1. Elige la fecha. Lo más limpio es migrar con el cambio de ejercicio o, como mínimo, con el cambio de trimestre, una vez presentadas las declaraciones del periodo anterior.
2. Exporta todo del sistema antiguo antes de dar de baja nada: XML de las facturas emitidas, PDF, libros registro, clientes, productos y adjuntos. Guarda una copia fuera del proveedor nuevo.
3. Verifica la exportación. Abre unos cuantos ficheros al azar y comprueba que están completos. Una exportación que falla en silencio es más habitual de lo que parece.
4. Configura el contador en el sistema nuevo para que continúe la numeración correcta, o abre serie nueva de forma documentada.
5. Carga los clientes y revisa los NIF uno a uno. Un NIF mal importado se convierte en una factura rechazada.
6. Emite una factura de prueba a ti mismo, valida el XML y compruébalo también en el canal de envío que uses.
7. Convive dos semanas con los dos sistemas si puedes, emitiendo solo en el nuevo pero con el viejo accesible.
8. Da de baja el antiguo y solicita por escrito la devolución o supresión de los datos, apoyándote en el contrato de encargo de tratamiento.

Este proceso lleva una tarde bien planificada o una semana mal planificada. La diferencia está casi entera en el paso 2.

Errores habituales al facturar en electrónico

Confundir el PDF firmado con la factura electrónica

Firmar un PDF con certificado le da garantías de integridad, pero no lo convierte en un fichero estructurado. Para la obligación B2B sigue haciendo falta el XML.

Dar por hecho que «cumple» porque lo dice la web

Valida. Siempre. El validador oficial es gratuito y tarda segundos.

Datos fiscales del cliente incompletos

El identificador fiscal del destinatario es obligatorio y es el motivo de rechazo número uno. En operaciones intracomunitarias, comprueba además que el NIF-IVA de tu cliente esté dado de alta en el censo europeo antes de emitir sin IVA.

Inventarse los códigos DIR3

Si facturas a la Administración, pide los tres códigos por escrito. Copiar los de otro organismo garantiza el rechazo.

No conservar el fichero original

Lo que hay que conservar es el XML, no la representación impresa. Guardar solo el PDF es guardar la foto de la factura, no la factura.

Rectificar borrando

Una factura emitida no se borra ni se reescribe: se rectifica mediante una factura rectificativa que identifica la original y el motivo. Un programa que te deja editar una factura ya emitida sin dejar rastro es una señal de alarma en sí misma, y va justo en contra de la lógica de los registros de facturación inalterables. Si necesitas ver el procedimiento, tenemos un ejemplo de factura rectificativa paso a paso.

Mezclar la obligación del software con la del formato

Ya lo hemos separado arriba, pero es el error que más se repite. Adaptarte al régimen de sistemas de facturación no te deja cumplida la obligación de factura electrónica B2B, ni al revés. Son dos casillas distintas.

Suponer que el SII te afecta

El Suministro Inmediato de Información es un régimen de llevanza de libros registro a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria, obligatorio para quienes liquidan el IVA mensualmente: grandes empresas por volumen de operaciones, inscritos en el registro de devolución mensual y grupos de IVA. La inmensa mayoría de autónomos y pymes no está en el SII. Si eliges programa buscando integración con el SII sin estar obligado, estás pagando (o descartando opciones) por algo que no vas a usar.

Preguntas frecuentes

¿Existe de verdad un programa de facturación electrónica gratis y legal?

Sí. La vía más clara son las herramientas públicas: la aplicación gratuita de gestión de Facturae para emitir y firmar, y la solución pública de facturación electrónica prevista en la normativa B2B. Entre las opciones privadas hay planes gratuitos válidos, siempre que generen formato estructurado y te dejen exportar. Lo que no existe es una herramienta gratuita que lo haga todo sin ninguna limitación.

¿Un PDF firmado con certificado vale como factura electrónica?

Para la obligación de facturación electrónica entre empresas y profesionales, no: hace falta un formato estructurado conforme a la norma EN 16931. Un PDF firmado aporta integridad, pero no es procesable automáticamente. Para facturar a la Administración tampoco vale: ahí el formato es Facturae firmada.

¿VeriFactu y la factura electrónica obligatoria son lo mismo?

No, y es la confusión más extendida. VeriFactu pertenece al reglamento de sistemas informáticos de facturación (RD 1007/2023): regula cómo debe comportarse tu programa, con registros encadenados por huella y código QR en la factura, y no te obliga a que la factura sea electrónica. La factura electrónica obligatoria viene de la Ley 18/2022 y su reglamento: regula el formato y el canal en las operaciones entre empresarios y profesionales.

¿Desde cuándo estoy obligado?

Depende del régimen y del tamaño de tu facturación, y los calendarios se han modificado varias veces. El de la obligación B2B se articula por tramos que se cuentan a partir de la aprobación de las especificaciones técnicas mediante orden ministerial. Por eso no damos una fecha cerrada: comprueba la redacción vigente en el BOE y el calendario de la sede electrónica de la Agencia Tributaria, y contrasta tu caso con tu asesor fiscal.

Soy autónomo y facturo a diez clientes al mes. ¿Qué necesito?

Un programa que genere Facturae, que te permita exportar tus datos y cuyo fabricante pueda enseñarte la declaración responsable de cumplimiento cuando el régimen de sistemas de facturación te aplique. Con ese volumen, un plan gratuito o la vía pública te pueden servir perfectamente. Lo que marcará la diferencia no es el precio, sino que puedas salir de ahí sin perder el histórico.

¿Necesito certificado digital para facturar en electrónico?

Para facturar a la Administración a través de FACe, sí: la factura va firmada. Para facturar a empresas privadas, la firma no es obligatoria en todos los casos, porque la autenticidad e integridad se pueden garantizar por otros medios. Aun así, tener certificado te abre la sede electrónica de la Agencia Tributaria y te va a hacer falta para muchas otras gestiones.

¿Qué pasa si supero el límite de facturas del plan gratuito?

Lo habitual es que la herramienta bloquee la emisión de nuevas facturas hasta que contrates un plan de pago. Algunas dejan el histórico en modo lectura y otras restringen también la exportación. Revisa las condiciones antes de acercarte al límite, y ten preparada la copia de tus datos.

¿Puedo obligar a mi proveedor de software a devolverme mis datos?

Tienes dos apoyos. El artículo 20 del RGPD reconoce el derecho a la portabilidad de los datos personales en formato estructurado y de lectura mecánica cuando el tratamiento se basa en consentimiento o contrato y es automatizado. Y el contrato de encargo de tratamiento del artículo 28 debe prever qué ocurre con los datos al terminar el servicio: devolución o supresión. Revisa ambos antes de contratar, no después.

¿La factura electrónica me obliga a estar en el SII?

No. Son cosas distintas. El SII obliga a llevar los libros registro de IVA a través de la sede electrónica y afecta a quienes liquidan el impuesto mensualmente. Si no estás en ese grupo, la factura electrónica no te mete en el SII.

¿Sirve el mismo programa para facturar a empresas y a la Administración?

Sirve si genera Facturae, permite firmarla y te deja registrar los códigos DIR3 del destinatario. Muchos programas cubren el escenario privado pero no el público, o lo cubren solo en sus planes de pago. Compruébalo si tienes o esperas tener clientes públicos.

¿Y si uso una hoja de cálculo y un PDF?

Puede que hoy te funcione, según a quién factures y qué régimen te aplique. Lo que no va a funcionar es cuando la obligación B2B te alcance: una hoja de cálculo no genera XML estructurado ni informa estados de la factura. Es mejor mover ficha con tiempo que hacerlo con un plazo encima.

¿Merece la pena el software libre para esto?

Si tienes capacidad técnica propia o alguien que te lo mantenga, es una opción sólida y sin dependencia comercial. Si no la tienes, calcula el coste de instalación, alojamiento, actualizaciones y localización española antes de decidir. «Sin licencia» y «sin coste» no son lo mismo.

Qué hacer esta semana

Tres pasos concretos, por orden:

1. Averigua qué régimen te aplica y cuándo, contrastándolo en la sede electrónica de la Agencia Tributaria y con tu asesor. Sin eso, cualquier elección de software es a ciegas.
2. Prueba una emisión real con la herramienta pública de Facturae o con el plan gratuito que estés valorando, y valida el XML resultante.
3. Haz la prueba de salida: exporta esas facturas de prueba y el listado de clientes. Si no puedes, esa herramienta ya está descartada.

Si después de esto quieres profundizar en el software de gestión más allá de la factura electrónica, echa un vistazo a nuestra guía de programas de facturación para autónomos. Y si tu duda es de plazos y obligaciones, la tienes resuelta en el artículo sobre la facturación electrónica obligatoria.