Dejas de ser solo un trabajador por cuenta propia y pasas a ser empresario. Cambian los trámites, aparecen dos modelos nuevos en tu calendario fiscal y el coste real del sueldo que has pactado no es el que le llega a tu empleado al banco.
Contratar a alguien es el salto más importante que da un autónomo, y también el que más miedo genera. No tanto por la burocracia —que se resuelve en un par de días— sino porque cambia la estructura de costes del negocio: pasas de tener un gasto variable a tener un compromiso fijo que hay que pagar el día 30 aunque el cliente todavía no te haya pagado a ti.
Esta guía recorre todo el proceso en orden real: qué trámites hay antes de firmar nada, cuánto cuesta de verdad un empleado, qué obligaciones fiscales nuevas aparecen, qué bonificaciones existen y qué errores generan las sanciones más habituales. Está escrita para el autónomo que contrata por primera vez, no para una asesoría.
La primera pregunta no es fiscal, es de modelo de negocio. Un empleado tiene sentido cuando el trabajo es continuo, lo diriges tú, se hace con tus medios y en tu horario. Si lo que necesitas son picos puntuales de trabajo especializado, un colaborador autónomo puede encajar mejor y sin compromiso fijo.
Ojo con la tentación de contratar a alguien como falso autónomo para ahorrar cotizaciones. Es una de las prácticas más perseguidas por la Inspección de Trabajo, y la consecuencia habitual es el alta de oficio con efectos retroactivos, el pago de todas las cuotas no ingresadas con recargo y una sanción por cada trabajador afectado.
Media jornada no es media empresa. La estructura de obligaciones es idéntica en jornada parcial y completa: mismo alta, mismo convenio, mismos modelos trimestrales. Lo único que cambia proporcionalmente es el salario y la base de cotización. Empezar con media jornada es, en la práctica, la forma más común de hacer el primer contrato sin desequilibrar la tesorería.
Este es el punto que más autónomos pasan por alto y el que más reclamaciones genera. El convenio de tu sector fija el salario mínimo por categoría, la jornada anual máxima, los pluses, los días de vacaciones y el periodo de prueba. No puedes pagar por debajo de tabla ni aunque el trabajador esté de acuerdo.
El salario bruto que pactas no es lo que te cuesta. A ese bruto hay que sumarle la cotización empresarial a la Seguridad Social, que ronda un 31-33 % adicional según el tipo de contrato y el epígrafe de accidentes de trabajo de tu actividad.
| Concepto | Jornada completa (bruto 21.000 €/año) | Media jornada (bruto 10.500 €/año) |
|---|---|---|
| Salario bruto anual | 21.000 € | 10.500 € |
| Cotización empresarial (≈32 %) | ≈ 6.720 € | ≈ 3.360 € |
| Coste empresa anual | ≈ 27.720 € | ≈ 13.860 € |
| Coste mensual medio (12 pagas) | ≈ 2.310 € | ≈ 1.155 € |
| Prevención de riesgos | 200 – 450 €/año | 200 – 450 €/año |
| Gestoría laboral (nóminas y seguros) | 25 – 50 €/mes | 25 – 50 €/mes |
La regla mental que mejor funciona: multiplica el bruto por 1,32 y súmale unos 700 euros anuales de costes fijos de prevención y gestoría. Si el resultado no cabe en tu margen con holgura durante al menos seis meses seguidos sin contar con ingresos extraordinarios, todavía no es el momento.
El sueldo se paga a final de mes y los seguros sociales se cargan el último día hábil del mes siguiente. Tus clientes, mientras tanto, pueden estar pagándote a 30, 60 o 90 días. Ese descuadre es la principal causa de asfixia financiera al contratar por primera vez. Antes de firmar, haz una previsión de tesorería mes a mes con los cobros reales, no con los facturados.
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Probar Kuentas gratisTras la reforma laboral, la contratación indefinida es la regla general y la temporal la excepción justificada. Estas son las modalidades que un autónomo usa en la práctica:
| Modalidad | Cuándo encaja | Puntos a vigilar |
|---|---|---|
| Indefinido ordinario | Necesidad estable y continuada | Es la opción por defecto; da acceso a más bonificaciones |
| Indefinido a tiempo parcial | Primer contrato con presupuesto ajustado | Las horas complementarias deben pactarse por escrito |
| Fijo discontinuo | Actividad estacional que se repite cada año | Hay que documentar el llamamiento y su orden |
| Temporal por circunstancias de la producción | Pico imprevisible y acotado | Máximo seis meses, ampliable por convenio a un año |
| Temporal por sustitución | Baja, permiso o vacante en proceso de cobertura | Debe identificarse a la persona sustituida |
| Formativo en alternancia | Perfil junior compatible con estudios | Requiere acuerdo con el centro formativo y tutor |
Encadenar temporales sin causa real es otro de los focos de inspección. Si el trabajo es continuado, un contrato temporal mal justificado acaba declarándose indefinido en fraude de ley, con la indemnización correspondiente.
Aquí es donde tu calendario fiscal cambia. Al pagar nóminas practicas retenciones de IRPF a tu empleado, y ese dinero no es tuyo: lo ingresas en Hacienda en su nombre.
Declara e ingresa las retenciones de IRPF practicadas a trabajadores y a profesionales que te hayan facturado con retención. Se presenta en los veinte primeros días de abril, julio, octubre y enero. Si ya lo presentabas porque trabajas con profesionales que te retienen en factura, simplemente añadirás la clave de rendimientos del trabajo.
Es el resumen anual de todo lo declarado en los cuatro modelos 111 del ejercicio, con el desglose por perceptor. Se presenta en enero del año siguiente. Los importes del 190 tienen que cuadrar exactamente con la suma de los 111: cualquier descuadre genera un requerimiento casi automático.
El porcentaje de IRPF de una nómina depende del salario anual previsto, la situación familiar, los hijos, la discapacidad y otras circunstancias que el trabajador declara en el modelo 145. Ese documento firmado es tu respaldo: si la retención resulta insuficiente porque el trabajador no comunicó un cambio, la responsabilidad no recae en ti. Guárdalo siempre y pide que se actualice cada enero.
Existen incentivos que reducen la cotización empresarial durante los primeros meses o años. Las líneas más habituales para un autónomo que contrata por primera vez son:
Dos advertencias importantes. La primera: casi todas las bonificaciones exigen mantener el empleo durante un periodo mínimo, y si despides antes hay que devolver lo bonificado. La segunda: para acceder a ellas debes estar al corriente de pago con Hacienda y con la Seguridad Social en el momento del alta.
Si al hacer números el empleado no cabe, hay caminos intermedios legítimos:
Lo que no es una alternativa es pagar en negro ni simular una relación mercantil que en realidad es laboral. El ahorro aparente desaparece en cuanto llega la primera inspección o la primera baja médica.
Sí. Estar acogido a la tarifa plana en tu propia cuota de autónomo no impide contratar a otras personas: son dos regímenes distintos, el RETA para ti y el Régimen General para tu empleado. Lo que sí conviene revisar es si la convocatoria de ayuda autonómica que estés disfrutando incluye alguna condición sobre plantilla.
Con certificado digital y sin incidencias, la inscripción como empresa y la obtención del CCC se resuelven en el mismo día o al siguiente. El alta del trabajador es inmediata por el sistema RED. Lo que más tarda suele ser la contratación del servicio de prevención de riesgos y el reconocimiento médico, así que conviene iniciarlo con una o dos semanas de margen.
Tomando un bruto anual de 10.500 euros, el coste empresa se sitúa alrededor de 13.860 euros al año, es decir, unos 1.155 euros mensuales de media incluyendo la cotización empresarial. A eso hay que sumar entre 25 y 50 euros al mes de gestoría laboral y unos 200 a 450 euros anuales de servicio de prevención de riesgos.
Sí, siempre que estés obligado a presentarlo. Si por su nivel de salario el tipo de retención resulta cero, el modelo se presenta igualmente informando de las percepciones sin retención, o con resultado negativo o sin actividad según el caso. Dejar de presentarlo genera una sanción por declaración omitida aunque el importe a ingresar sea nulo.
Legalmente puedes hacerlo tú si dominas el convenio, la cotización y los modelos. En la práctica, por 25 a 50 euros al mes una gestoría laboral asume las nóminas, los seguros sociales, los partes de alta y baja y las comunicaciones al SEPE. Para un primer empleado es de las pocas externalizaciones que casi siempre compensa.
Durante el periodo de prueba fijado en el convenio, la extinción es libre y sin indemnización, aunque debe comunicarse por escrito. Superado ese periodo, un despido objetivo genera veinte días de salario por año trabajado y un despido improcedente treinta y tres días por año. Si estabas disfrutando de una bonificación con compromiso de mantenimiento, además habrá que devolverla.
Contratar al primer empleado se resume en tres bloques: los trámites previos (CCC, alta antes de empezar, contrato, Contrat@ y prevención), el coste real (bruto por 1,32 más los fijos de gestoría y prevención) y las dos obligaciones fiscales nuevas (modelo 111 trimestral y modelo 190 anual, cuadrados entre sí).
Si el número te sale y te sale con margen durante varios meses seguidos, adelante. Si te sale justo, empieza por media jornada o por una colaboración real: siempre es más fácil ampliar una jornada que deshacer una contratación que no podías sostener.