Inspección de Hacienda a un autónomo: qué revisan, cómo se notifica y cómo prepararte

Requerimiento, comprobación limitada e inspección: no son lo mismo

La palabra «inspección» se usa para casi cualquier carta de la Agencia Tributaria, y eso genera un susto desproporcionado. En realidad hay tres niveles muy distintos, con órganos distintos, poderes distintos y consecuencias distintas.

1. El requerimiento de información

Es el escalón más bajo. Un órgano de Gestión Tributaria te pide un dato concreto: que aportes una factura, que expliques una discrepancia entre lo que declaraste y lo que declaró un cliente tuyo, que justifiques un importe. No abre necesariamente un procedimiento de comprobación. Se contesta aportando lo que piden dentro del plazo y, en muchísimos casos, ahí termina todo.

2. La comprobación limitada

Aquí ya hay un procedimiento formal, normalmente también de Gestión. La Administración revisa un concepto y un periodo determinados —por ejemplo, el IVA del segundo trimestre, o los gastos deducidos en un IRPF concreto— y tiene límites claros sobre lo que puede hacer. El más relevante para un autónomo: en una comprobación limitada la Administración no puede examinar la contabilidad mercantil, aunque sí los libros registro fiscales, las facturas y los justificantes. Tampoco puede pedir información sobre movimientos de cuentas bancarias a las entidades sin tu consentimiento.

Una comprobación limitada acaba con una resolución: o bien confirma tu declaración, o bien practica una liquidación provisional exigiendo una diferencia. Es, con diferencia, el procedimiento que más autónomos ven en su vida.

3. El procedimiento inspector

Es el escalón serio y lo lleva la Inspección de los Tributos. Puede tener alcance parcial (un impuesto y un periodo) o general (todo lo que no esté prescrito). Aquí sí pueden examinar la contabilidad completa, personarse en tu domicilio de actividad, cruzar información con terceros y revisar varios ejercicios a la vez. Con carácter general el procedimiento debe concluir en 18 meses, ampliables a 27 en supuestos de especial complejidad —cifra de negocios elevada, tributación en régimen de consolidación y casos similares—.

Qué ejercicios pueden revisarte

El límite lo marca la prescripción: cuatro años. Ese plazo no se cuenta desde el ejercicio, sino desde el día siguiente a la finalización del plazo voluntario de presentación de la declaración correspondiente.

Un ejemplo concreto. La renta del ejercicio 2021 se presentó, a más tardar, a finales de junio de 2022. Su plazo de prescripción empieza a contar entonces y termina cuatro años después, a finales de junio de 2026. Con el IVA del cuarto trimestre pasa algo parecido: el plazo arranca el 31 de enero del año siguiente.

Tres matices que cambian la cuenta:

• Cualquier actuación de la Administración notificada interrumpe la prescripción y el plazo vuelve a empezar de cero. También la interrumpe una declaración complementaria presentada por ti.
• Las bases imponibles negativas y las deducciones pendientes tienen un régimen de comprobación más largo: la Administración puede revisar su procedencia durante diez años.
• La obligación de conservar documentación no coincide con la prescripción fiscal. A efectos mercantiles son seis años desde el último asiento. Ante la duda, conserva seis.

Por qué te ha tocado a ti

Muy pocas comprobaciones son aleatorias. La AEAT publica cada año en el BOE las directrices generales de su Plan Anual de Control Tributario, y trabaja con cruces automáticos de información. Estos son los disparadores que más habitualmente activan un aviso sobre un autónomo:

• Discrepancias en el modelo 347. Un cliente declara que te pagó una cantidad y tus ingresos declarados no cuadran con ella. Es el cruce más automático que existe.
• Retenciones declaradas por terceros. Lo que tus clientes ingresaron en su modelo 111 y resumieron en el 190 debe encajar con lo que tú te dedujiste en el modelo 130 o en la renta.
• Solicitudes de devolución de IVA recurrentes o un porcentaje de IVA soportado anormalmente alto para tu epígrafe.
• Ratios fuera de la media del sector. Un margen mucho más bajo que el habitual en tu actividad, o gastos personales visibles con ingresos declarados muy reducidos.
• Información de terceros ajena a Hacienda: plataformas digitales que informan de tus ventas, entidades financieras, notarios y registros. Si operas en marketplaces, revisa cómo funciona la obligación DAC7 de las plataformas digitales.

Que exista un cruce no significa que hayas hecho nada mal. Significa que hay una diferencia que alguien tiene que explicar, y que el explicador eres tú.

Cómo llega la notificación y qué plazos corren

Si estás dado de alta como autónomo persona física, no estás obligado por defecto a relacionarte electrónicamente con la AEAT salvo que estés incluido en el sistema de notificaciones electrónicas obligatorias. Pero en la práctica casi todos los autónomos acaban recibiendo las notificaciones en la sede electrónica, y ahí aparece el problema clásico:

Los plazos habituales que verás:

• Requerimiento o inicio de comprobación: normalmente diez días hábiles para aportar la documentación.
• Trámite de alegaciones antes de la resolución: entre diez y quince días hábiles.
• Ampliación de plazo: puedes pedirla una sola vez, por la mitad del plazo concedido, y hay que solicitarla antes de que venza —no después—.
• Días de cortesía: puedes señalar hasta treinta días naturales al año en los que la AEAT no te pondrá notificaciones en el buzón electrónico. Hay que solicitarlos con antelación y son una herramienta muy útil antes de las vacaciones.

Qué documentación te van a pedir

Depende del alcance, pero el paquete estándar para un autónomo en estimación directa es siempre el mismo:

1. Libros registro obligatorios: facturas emitidas, facturas recibidas, bienes de inversión y, si procede, provisiones de fondos y suplidos. Deben estar cuadrados con los modelos presentados. Si aún no los llevas ordenados, empieza por la guía del libro registro de ingresos y gastos.
2. Facturas emitidas del periodo, con numeración correlativa y sin saltos injustificados. Los saltos de numeración son una de las primeras cosas que se miran; te interesa tener claras tus series de numeración.
3. Facturas recibidas de todos los gastos deducidos. Un ticket no es una factura: sin factura completa con tus datos fiscales, el gasto y su IVA se caen.
4. Justificantes de pago de esas facturas. Es la prueba que más se olvida y la que más peso tiene: extractos bancarios que demuestren que el gasto se pagó realmente.
5. Contratos con los clientes o proveedores relevantes, especialmente si hay operaciones vinculadas o servicios continuados.
6. Declaraciones presentadas del periodo comprobado y, en su caso, de los colindantes.

Los cinco focos clásicos en un autónomo

El vehículo

Es el número uno indiscutible. En el IRPF, el vehículo turístico solo se admite como afecto si se destina exclusivamente a la actividad, y la afectación parcial no se acepta salvo en actividades tasadas —transporte de viajeros, autoescuelas, agentes comerciales, representantes—. En el IVA, en cambio, se presume una afectación del 50 % salvo prueba en contrario. Que un concepto vaya por un camino en IRPF y por otro en IVA sorprende a mucha gente. Si estás valorando fórmulas de financiación, compara antes renting y leasing y su deducción de IVA.

La vivienda como despacho

Si trabajas en casa, puedes deducir la parte proporcional de los gastos de titularidad —IBI, comunidad, seguro, amortización— según los metros afectos declarados en el modelo 036 o 037. Los suministros siguen otra regla: se deduce el 30 % de la parte proporcional a los metros afectos, salvo que pruebes un porcentaje mayor. La confusión entre ambos criterios genera muchas liquidaciones. Está explicada en detalle en la deducción del 30 % de suministros.

Comidas, dietas y viajes

Las dietas del propio autónomo tienen límites diarios y exigen pago por medios electrónicos y factura del establecimiento. Las comidas con clientes son gasto de atención a clientes, con su propio tope, y necesitan que puedas explicar quién era el cliente y por qué. Repasa los límites en la guía de dietas y gastos de viaje deducibles.

El teléfono móvil y los suministros digitales

Si la línea es la misma que usas personalmente, la Administración tiende a rechazar la deducción íntegra. La solución práctica es contratar una línea exclusiva de la actividad y poder demostrarlo.

Los ingresos no declarados

Cobros en efectivo, ingresos en cuenta sin factura asociada, o abonos de plataformas que no aparecen en tus libros. Aquí no hay margen interpretativo: si el ingreso existió y no se declaró, hay cuota, intereses y probablemente sanción.

Tus derechos durante el procedimiento

Un procedimiento tributario no es una conversación informal. Tienes derechos concretos y conviene usarlos:

• A conocer el alcance exacto de las actuaciones: qué impuesto, qué periodo y si es parcial o general. Debe constar por escrito.
• A obtener copia de todo el expediente en cualquier momento.
• A ser asistido por un asesor en todas las comparecencias.
• A no aportar documentos que ya obren en poder de la Administración o que hayas presentado antes.
• A que las actuaciones se desarrollen en el menor tiempo posible y dentro de los plazos máximos legales. Si el procedimiento inspector excede su plazo, no caduca, pero se produce un efecto muy relevante: deja de considerarse interrumpida la prescripción y no se exigen intereses de demora por el exceso.
• A formular alegaciones antes de la propuesta de resolución y a que se valoren expresamente.

Cómo termina: actas de conformidad y de disconformidad

El procedimiento inspector se cierra con un acta. Tienes tres posibilidades:

• Acta de conformidad. Aceptas la propuesta. Lleva aparejada una reducción de la sanción y evita la discusión posterior, pero limita mucho tu capacidad de recurrir después.
• Acta de disconformidad. No aceptas. Se abre trámite de alegaciones y después se dicta el acto de liquidación, que ya puedes recurrir.
• Acta con acuerdo. Reservada a supuestos en los que hay conceptos jurídicos indeterminados o valoraciones inciertas. Requiere depósito o aval y tiene la reducción de sanción más alta, pero es la modalidad menos frecuente.

Muy importante: la liquidación y la sanción son dos expedientes separados. Que aceptes la liquidación —porque efectivamente había una diferencia— no implica que debas aceptar la sanción, que exige que la Administración pruebe culpabilidad y la motive de forma individualizada. Una motivación genérica del tipo «se aprecia negligencia» es, precisamente, uno de los motivos de anulación de sanciones más habituales en los tribunales económico-administrativos.

Sanciones y reducciones: los porcentajes que importan

Si hay sanción, la Ley General Tributaria gradúa las infracciones en leves, graves y muy graves, con porcentajes que parten del 50 % de la cuota dejada de ingresar y suben con criterios como la ocultación o el uso de medios fraudulentos.

Sobre ese importe se aplican dos reducciones que conviene tener muy claras porque se acumulan:

El efecto combinado es grande: una sanción del 50 % con conformidad y pronto pago se queda muy por debajo de su importe nominal. Pero las dos reducciones son condicionales: si después recurres, se pierden y la Administración exige la diferencia. Por eso la decisión de recurrir o conformarse hay que tomarla con la calculadora delante, no por principio.

Si no puedes pagar de golpe, existe la vía del aplazamiento de deuda con Hacienda, aunque solicitar el aplazamiento hace perder la reducción por pronto pago. Y si lo que has hecho es presentar fuera de plazo por tu cuenta antes de cualquier requerimiento, no hay sanción sino recargo: lo explicamos en recargos por presentar fuera de plazo.

Si no estás de acuerdo: reposición y TEAR

Frente a una liquidación o una sanción tienes un mes para reaccionar, y dos caminos que no se pueden usar a la vez:

1. Recurso de reposición. Se presenta ante el mismo órgano que dictó el acto. Es rápido y gratuito, pero resuelve quien ya decidió, así que el porcentaje de estimación es bajo. Es útil cuando el error es objetivo y fácil de demostrar.
2. Reclamación económico-administrativa ante el TEAR. Es la vía real de discusión. Órgano distinto, también gratuita y sin necesidad de abogado ni procurador, aunque los plazos de resolución son largos —con frecuencia superiores a un año—.
3. Vía contencioso-administrativa. Si el TEAR desestima, se puede acudir a los tribunales, ya con abogado y procurador y con costes asociados.

Presentar un recurso no suspende automáticamente la obligación de pagar la liquidación: para suspenderla hay que solicitarlo aportando garantía. Las sanciones, en cambio, quedan automáticamente suspendidas sin necesidad de garantía mientras no sean firmes en vía administrativa. Es una diferencia con consecuencias directas sobre tu tesorería.

Cómo blindar tu contabilidad antes de que llegue la carta

Prepararse para una inspección no es un ejercicio defensivo: es exactamente lo mismo que llevar bien la contabilidad. Siete hábitos que resuelven casi todo:

1. Numeración correlativa sin saltos, con series separadas y coherentes si las usas.
2. Factura completa por cada gasto deducido, con tus datos fiscales. Nada de tickets para gastos relevantes.
3. Justificante de pago archivado junto a la factura. Paga por banco siempre que puedas: el rastro bancario es la mejor prueba que existe.
4. Conciliación trimestral entre libros, extractos bancarios y modelos presentados. Si los tres cuadran, la comprobación se resuelve enviando ficheros.
5. Un criterio escrito para los gastos mixtos —vehículo, casa, teléfono— y aplicarlo de forma constante todos los años. La coherencia temporal vale más que el porcentaje concreto.
6. Buzón electrónico revisado y días de cortesía solicitados antes de las vacaciones.
7. Seis años de archivo, en digital, ordenado por ejercicio y trimestre.

Con la entrada en escena de los sistemas de facturación verificable, este trabajo se vuelve además obligatorio por diseño: los registros de facturación pasan a ser inalterables y trazables. Si aún no has adaptado tu forma de facturar, revisa qué implica Verifactu para autónomos y el calendario de la factura electrónica obligatoria.

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